医院病案档案数字化建设的组织管理应用

【摘要】经济和信息技术的发展，为行业的发展带来了机遇和挑战，为管理和创新提供了更多的渠道和途径，现已将信息技术应用到各行各业的发展和管理当中。医院的病案档案管理方式也在发生转变，逐渐引入计算机技术和网络技术，实现数字化建设发展，满足不断增多的、更详细的资料需求，为病案档案需求者提供更高质量的服务。本文主要通过分析医院病案档案数字化建设的组织管理应用，希望对强化医院数字化建设发展有所帮助。

【关键词】医院病案档案;数字化;组织管理

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]2096-5249（2021）09-0201-02

经济和信息技术的发展，促使更多的行业加强信息化、数字化建设，创新管理和发展的方式。医院也需要强化病案档案的数字化建设和应用，实现病案档案的无纸化存储和数字化利用，方便对病案档案的调阅、查询、存储、维护备份，防止信息资料的损坏、丢失等问题，提高档案信息的使用效率和医院的工作效率[1-2]。

1 医院病案档案数字化建设相关概述

医院病案档案数字化建设就是医院利用微缩技术、数字影像技术等，对原有的纸质档案进行拍摄，同步产生微缩影像和彩色数字影像，进行微缩数字一体化管理。利用微缩影像进行病案档案的安全存储，将数字影像用于医院日常的查询、调阅等工作当中[3-4]。通过医院病案档案的数字化建设，将纸质档案与电子病案档案的管理有效的结合起来，提高了档案的使用效率，有助于医院更好地展开工作，提高工作和管理的效率。

2 医院病案档案数字化建设的必要性分析

2.1 提高病案档案信息的使用效率 病案信息资料在医疗及保险付费、伤残鉴定、法律诉讼等作用显著，原來的纸质病案档案管理很容易发生丢失、破损、错位归档、查找不到所需病案等情况，容易诱发医疗纠纷，引起档案需求者的不满。强化病案医院病案档案数字化建设，从原来的手工复印模式转变为电脑打印，能有效的提高病案档案信息的使用效率，方便病案档案需求者及时的根据需要获取相关信息资源[5-6]。还可以节约病案档案的存贮空间，方便医院管理和借阅等，有利于降低医院的成本和管理效率。例如，可以通过数字化病案档案系统根据需求进行快速检索、选择打印，还可以根据需求选择相应的打印套餐，系统自动生成打印日志，简化了原先查找、抽调、复印、归位的环节，实现信息化管理，使医院的病案档案管理工作更加高效。还能简化借阅流程，提高病案信息的共享，能够实现多用户同时调阅一份档案，便捷的查询所需病案，根据需求定位病程记录、手术记录等内容，有助于节约时间和部分医疗资源。病案档案数字化建设可以科学的分类，并建立合理的索引，科研人员通过系统的病案号、疾病名称和编号、手术名称和编号、医疗诊疗情况等科学的检索所需资料，可快速获取所需数据，汇总统计分析。

2.2 提高病案档案安全性 纸质档案的管理需要注意防火、防水、防潮等一系列的管理，还容易出现丢失、损毁、破损等情况，影响到档案的使用时限。强化病案医院病案档案数字化建设，可以通过系统实现病案档案的在线查阅，实现病案的档案的异质异地备份，有效的减少破损、遗失等问题的影响，延长档案信息的使用寿命。而且系统对病案档案信息设置了多层面安全保护，通过科学设置调阅权限、动态水印设置、日志管理等途径，避免病案档案信息外泄，及时的监测和管理病案档案的打印时间和内容等，在保护病案信息安全的同时还能保护病人的隐私，也方便了医院的管理工作[7]。

3 医院病案档案数字化建设的策略

3.1 建立和完善数字化信息档案管理系统 强化医院病案档案数字化建设需要不断地建立和完善数字化信息档案管理系统，有效的引入大数据、云技术等相关软件和技术，结合HIS，LIS、PACS、EMR等相关信息系统，建立和完善数字化的病案档案信息管理系统，打造数字化管理平台，进行纸质病案档案的微缩数字化加工，对医院的纸质病案档案进行微缩数字化拍摄，实现数字化转变。采用最新的疾病手册、手术操作ICD编码等重新编码诊断和手术，及时的归档和存储，根据实际情况不断调整和增加，合理的分类管理，促使信息资料的保存更加完整、更加准确。还需要定期的进行系统维护，更新系统。

3.2 打造专业的管理团队 强化医院病案档案数字化建设需要打造专业的管理团队，提供更加专业的病案档案信息化建设和管理人员。有针对性的引入计算机和网络等相关专业的人才，提高医院病案档案信息管理队伍的整体水平。还需要加强对医院在职人员的相关理论和知识的培训，提高在职人员的病案档案数字化管理的意识，满足档案信息数字化管理的要求。强化交流沟通，吸取、借鉴其他医院和机构的数字化建设成功经验，并根据实际医院的实际需求有计划、有步骤地开展医院病案档案数字化管理建设。此外，好需要强化对外包单位的监督和管控，增强各环节人员的责任意识[8]。

4 医院病案档案数字化建设的组织管理应用

4.1 强化各组织的职责 医院病案档案数字化建设的组织管理应用需要强化各组织的职责，根据医院病案档案管理的实际状况，分期、分阶段的进行，各环节的人员需要明确自身的职责和任务，做好数字化病案档案管理各环节的交接工作。一是，分管领导、设备与信息科长需要强化操作人员的录用选择;如需外包则要科学的制定标准，规范工作流程，强化对工作质量的监督控制;科学的筛选制作过程中多需要的各项设备等硬件设施;加强病案档案的资料和内容的管理，确保给外包单位加工制作提供的档案资料和内容的完整性、准确性;还需要加强各交接环节的管理，防止病案档案信息的泄露、丢失等情况，确保病案档案信息的安全性。二是，病案档案数字化管理团队和外包单位需要严格依照病案整理一病案翻拍一病案编目一图像处理一图像固脸一数据上传的程序进行。规范加工流程，设置专人负责分包、领用、整理、翻拍、索引、校对等各环节的加工制作。还需要设置专人进行质量控制，做好登记、定期的进行档案抽查、及时的发现病案档案中缺页、扫描等的问题，跟踪查看分包是否符合流程和规定，统计领用登记中的缺号情况，加强系统识别等。三是，病案档案整理和翻拍人员需要科学的整理和排序，准确地获取翻拍的病案档案信息，按要求合理编号，及时的对资料进行修补和完善，还需要不断地补充和调整，科学的建立索引、做好信息的核对工作，促使病案档案信息更加的准确、完整，方便查询和调阅[9]。

4.2 科学建立素引 医院病案档案数字化建设的组织管理应用需要科学建立素引。合理的分页编号，确保病案中所需记录的信息没有遗漏。医院病案档案数字化建设时需要对不完整、不清断、未标记、原件不清等问题做好补充。还需要做好基本病案信息的核对工作，核对录入病案号、出入院日期、病人的姓名等，对于不一致的病案资料信息做好增补和修正的工作，确保录入的病案信息准确无误。科学合理的进行分类，对录入的信息进行病历条形码定位，科学设置检索关键词等，以便快速查找所需的病案信息。

4.3 内部病案实施小组长负责管理 医院病案档案数字化建设的组织管理应用需要强化内部病案实施小组长负责管理，强化对病案档案信息的内部管控。通过运行后台软件检查每天翻拍的病案档案的病案份数和页数，认真的核对，做好数据比对工作。强化质量监控，严格依照成品和质量的要求进行，确保图像清晰、打印清晰，对生成的每份病案档案仔细的核查，逐页检查，确保准确、完整、合格后，没有字迹不清晰、字迹断续、图像杂点、图像深浅不均匀、图像歪斜等问题之后，在进行统一的存储管理。索引的建立需要对每份图像设置科学的属性标注，不断的根据实际的情况进行调整和更改，促使建立的病案档案索引数据与实际的病案图像相一致。通过光盘、硬盘、服务器L备份等方式进行备份管理，提高存储的安全性，减少遗失和损坏等问题。还需要做好病案档案数字化建设的验收工作，随机的对病案图像和纸质档案进行抽查管理，对照核对数量及质量，确保病案档案准确、完整。

5 结束语

综上所述，医院病案档案的数字化建设，有助于解决医院病案档案存储、安全、管理等问题，节省存储空间，提高档案安全性和档案的信息使用效率，有助于提高医院病案档案的管理和服务水平，更好地开展各项工作。医院病案档案数字化推进与应用需要医院的管理人员高度重视，加大投入力度，不断地建立和完善数字化信息档案管理系统，有效的引入大数据、云技术等相关软件和技术，结合相关信息系统，建立和完善数字化的病案档案信息管

理系统，打造数字化管理平台，及时的归档和存储，根据实际情况不断调整和增加，合理的分类管理，促使信息资料的保存更加完整、更加准确。

参考文献

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[7]许克新.加强医院病案档案管理适应医疗体制改革一以黑河市第二人民医院为例[J].黑河学刊，2014，（03）：116-116.

[8]刘新国.探析病案档案管理存在的问题及整改措施[J].世界最新医学信息文摘（电子版），2019，019（062）：270，274.

[9]陈蝉红，黄超芳.医院行政档案管理存在的问题及创新策略探讨[J].兰台内外，2018，（05）：30-31.

作者简介：刘可新（1969.07-），女，山东德州人，本科学历，中级职称馆员，行政职务科员。研究方向：病案档案管理。