办公室公文档案管理规范化分析

摘要：办公室公文档案有着内容分散、前后连贯、使用价值等特点，对其进行规范化管理可以提升公文档案管理的效率和质量，也是档案科学管理和信息化管理的基础，是办公室管理规范化的重要组成部分。公文档案管理规范化工作贯穿于公文制发和收文到公文立卷与的全部过程，办公室管理需要全面细致地推进档案管理规范化工作。本文首先简要阐述办公室公文档案管理规范化的重要性，再从公文制发、公文分类、案卷完善和过程指导四个方面论述办公室档案管理规范化的要求，为办公室公文档案管理工作提供借鉴和参考。

关键词：公文档案;档案管理;规范化

办公室工作包含处理日常行政事务、传达信息、内部沟通和协调等，办公室公文则是办公室工作的记录和结果，是需要保存的重要资料。鉴于办公室公文的特点及重要性，办公室公文档案管理是行政管理工作的关键要素，更是开展行政工作和协助领导完成相关事务的核心环节。办公室公文档案管理工作完成的好与否，更是行政管理工作水平的评价依据之一，而开展办公室公文档案规范化管理是公文档案管理工作良好有序进行的前提和保障。因此，加强办公室公文档案管理规范化，提升公文档案管理质量，对于提升办公室工作和优化组织行政管理体系都有着深远的意义。

一、办公室公文档案管理规范化的重要性

办公室公文档案管理规范化与档案管理质量之间有着紧密的联系，它在提升公文档案管理效率、保障公文信息化管理和促进公文科学化管理等方面都有着积极的作用。总结办公室公文档案管理的特点和规律，选择科学的管理方法，规范办公室公文内容和管理流程，将有效提升办公室公文档案管理效率;公文檔案信息化管理是时代需求和未来趋势，信息化在办公管理领域的应用已经在各种组织内实践和普及，办公室公文档案管理规范化是其信息化管理的基础，如果办公室公文档案管理杂乱无序，其信息化进程也难以推进;办公室公文档案科学化管理提出了精细、准确等高于传统的要求，加之《档案法》的分布和实施，对公文档案管理也提出科学化管理要求，从公文制发到案卷整理都实践规范化将为公文档案科学管理目标的实现保驾护航。

二、办公室公文档案管理规范化的要求

（一）规范公文制发，奠定档案管理基础

办公室公文档案管理包含对公文的分类、存档、调用等，公文档案是由大量的公文构成，而公文内容和格式的规范化对于档案管理中的分类和存档都有着积极的影响。规范公文制发需要做到所有环节的标准和规范，首先是规范公文的格式，针对办公室工作目的，按照对应的公文体格式进行公文制发，正确使用公文种类和结构排列;其次是规范公文签发手续，对于公文签发过程中的落款、主送、标题、印发等内容是否按标准和要求履行做好重点检查，确保公文签发准确规范;再者，规范公文载体和形式，选择相同大小的纸张、打印和装订方式，要求签发过程中字迹清晰，保证公文内容的完整。由此看来，公文制发规范化涵盖了公文起草到签发的所有过程，其中还关注公文内容和流转过程的各个细节，而这些需要严格按照通用或内部规定的公文格式、管理办法去提升公文制发的规范性。

（二）评估分类公文，保障档案管理前提

办公室公文根据其来源可以分为办公室制发和收文，公文的评估分类需要在此基础上进行。针对办公室制发类公文，公文签发后，需要经历一段时间的事务过程，在公文涉及的各项事务都已完成后，档案管理人员就需要对阶段时间内积累的公文进行评估和分类，并着手开始档案整理立卷工作。针对收文类公文，则需要明确其公文流转和相关事务已经结束，再根据组织公文分类原则进行分类并着手立卷。档案人员要对公文进行筛选和整理，依据重要程度、涉及内容、发文单位等选择公文的保存方式和时长，以满足日后相关人员快速查阅和公文的要求。公文重要性和类别的评估是一项重要的工作，在遵循公文档案管理的原则之上，还需要档案人员具备相应的能力和积极的工作态度，一是档案人员要对公文档案规范化管理保持高度重视，促进档案管理和工作机制能够融洽协调，精简公文档案管理流程，促进档案管理效率提升;二是强化档案人员的责任意识，要让公文档案管理成为档案管理日常工作的一部分，避免日常工作和档案管理工作的冲突。

（三）完善案卷材料，优化公文档案资料

办公室公文档案资料完整、方法科学和规范装订等都将成为档案规范化管理的影响因素，因此，及时完善案卷材料和优化公文档案资料是办公室公文档案管理规范化的关键。首先，档案管理人员在开展档案管理工作之前，要检查案卷材料是否完整，对于其中缺少的材料要及时的催收，以免重要资料在传阅过程中流失，确保资料的完整性;其次，档案管理人员要核对案卷材料的相关事务是否已经完结，避免无端增加档案管理的工作环节，对于未完结事项则要跟进，确保档案管理工作的持续性和及时性;最后，档案人员要采用相同的装订方法，做到公文档案装订整齐、洁净、有序，便于后期使用人员查阅和使用档案。

（四）指导管理过程，提升档案管理能力

办公室公文档案管理有着复杂、繁琐、专业等特点，在开展档案管理工作时，许多参与档案管理工作的人员常有可能是临时借调、兼职人员，即使是专职从事办公室公文档案管理人员也有可能并非专业人员。因此，需要对档案管理过程做好监督和指导，为公文档案规范化管理提供高素质专业人才队伍，综合提升组织内部的公文档案管理能力。一是要强化组织内部专业档案人员的培训工作，开展公文制发、公文档案管理方法、档案立卷原则、公文签发流程等专业内容的培训，还要融入档案管理人员素养的培养;二是优化组织内部档案管理人员配置，以实践办公室公文档案管理规范化为目标，结合组织内部实际情况，配置相应数量和质量的档案管理人力资源，确保档案规范化管理得以推进;三是配备档案管理的各类设备，满足档案规范化管理的硬件要求，让档案管理规范化真正落于实处。

三、结束语

综上所述，办公室公文记录各类机关和事业组织的日常管理及制度，而办公室公文档案管理既全面记录组织的过往历史，也会对日后工作提供信息参考支持，是行政管理的重要组成部分。办公室公文档案管规范化是提升档案管理质量的基本途径，是办公室工作效率和水平的体现，更是社会发展对办公室公文档案管理提出的时代要求。加强办公室公文档案管理规范化，需要从公文制发和收文到公文归档的所有环节去落实，还需要培养相应的档案管理人才队伍，综合提升组织档案管理能力，在完成办公室公文档案管理任务的同时，还将有效发挥公文档案的利用价值。

参考文献

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[3]姜泉霞.对公文档案管理工作的研究与探索[J].兰台内外，2018（07）：42.

作者简介

周培出生年月：1987年6月性别：女民族：汉族，籍贯：山东菏泽学历：大学本科研究方向：档案管理。