浅析数字化档案管理中的档案安全利用影响因素及其措施

贾开燕

摘要：计算机技术的不断发展让人们的生活变得越来越便捷，尤其是在数字化的档案管理方面正在被广泛地使用。尽管计算机技术的使用带来了极大地便捷，但还是会存在各种各样的问题，这是当前以及今后很长一段时间内都需要重点关注的。

关键词：档案;价值;数字化档案管理;安全利用;影响因素;措施

一、档案工作的主要价值

做好档案工作的意义表现为：（一）档案是历史的记录。对于各个时期的历史发展要想有一个正确的了解档案就是一个很好地方式，档案记录具有历史性以及客观性能够很好地满足不同人群的需求。（二）档案是一种生产以及生活的参照。档案的作用本身就是起着记载人民在生产生活中积累的宝贵的经验以及成果等，可作为未来社会发展的重要参照物。（三）档案是作为科学研究的重要条件。科学技术的发展不是凭空想象而是在前人的研究之上不断地创新。作为各种数据的原始记录，档案能够让整个研究过程变得简洁。

二、数字档案管理中档案安全利用的主要影响因素

（一）人为因素

在档案的管理过程中非常容易受到人为的攻击从而导致整个档案的完整性以及真实性受到破坏，人为破坏的主要的方式主要分为两种，一种是无意的，这种主要是档案管理者由于自身的无意识的操作所造成的数字化档案的信息泄漏或者是无法读取;另一种就是对于数字档案管理的恶意攻击，这种攻击是带有非常强的目的性，企图通过这种恶意获取的方式来达到自己的某种目的。

（二）技术因素

（1）就数字化档案管理的网络协议而言，目前使用的TCP/IP技术进行的软件开发虽然让整个的信息交流以及共享变得非常的方便，但是整个TCP/IP技术的开发拥有者是在国外，由此会造成信息安全方面的一些问题。（2）就操作系统方面，数字化档案管理的多用户操作是为了让整个信息操作变得更加的方便快捷，能够实现同一时间内多用户的管理、计费或者资源方面的传递，对于实际的操作过程中会产生的各种各样的安全问题没有充分考虑。（3）就档案管理的软件设计方面来讲，软件设计的理论不断地更新以及完善让整个软件行业的更新换代的速度变得非常的快，在这一环境下针对软件开发的各种漏洞就需要及时地进行补救。（4）就整个信息系统的整体规划来讲还是存在着对于信息安全的认识缺乏的现象，目前为止缺少相应的信息安全管理的技术框架。

（三）管理因素

在信息安全方面七分靠管理三分靠技术，在数字化档案的管理过程中如果管理者缺乏严格的管理制度，缺乏必要的管理技术，从业者自身的专业程度不够高或者是领导对于数字化档案管理的重视程度不够都是会造成数字化档案管理过程中各种各样的问题出现，根据相关的报道显示，目前从事数字化档案管理的人员以及领导中还是有不少人对于网络信息安全的重要性缺乏相关的重视程度。

三、数字档案管理中加强档案安全利用的措施

（一）严格档案从业人员管理的措施

（1）优化档案管理人员的结构组成

对于数字化的信息管理队伍来讲不能够是一味地采用年轻人，或者是大量使用有经验的老员工，要将整个管理的结构进行优化，按照年龄实行优化，既要防止管理队伍的过度老化更要防止过于年轻化以及失去了稳定性。在吸纳专业的年轻人才的同时更要加强对于中老年干部的培训。

（2）第三方访问

加强对于第三方人员访问的管理程度，让访问者严格遵守相关的规定，如果发现有违反者务必严惩。

（3）提高档案管理人员整体素质

加强档案管理人员的法制管理，加强对于管理者的专业技术的培训的同时还要加强他们的法制以及保密观念，在日常的工作中可以将网络安全的宣传纳入到培训当中，只有网络信息安全的意识变得普及化、规章化才能够让信息安全得到应有的保障。

（二）保障網络技术安全的措施

加强数字化档案管理的网络技术的安全主要表现为：（1）加强网络管理的物理隔离，做好档案管理访问的内外网，对于接入外网的计算机一定要做好相应的物理隔离措施，在接入内外网的时候必须要根据相关的规定严格执行。（2）加强档案管理的数字化加密以及认证技术。加强档案信息的保密技术，是一种有效地应对信息泄露的方式;加强身份验证就是能够在一定程度上防止未授权用户的访问以及下载，避免不必要的信息调用以及违规操作。（3）加强信息安全的防火墙技术以及检测技术，尤其是在档案管理的计算机机房上一定要安装好防火墙技术，通过这种方式能够有效地避免档案信息的泄漏或者是擅自入侵访问等，而入侵检测技术能够在陌生访问者尝试入侵之前就可以有效地进行拦截。（4）加强病毒的防范，做好病毒的防范、检测以及防止，当前国内常用的杀毒软件比如瑞星、江民等能够对于病毒的防范起到很好地作用。（5）加强系统的审计功能，对于计算机的用户使用情况做好记录。（6）做好档案信息的备份工作，防止不可逆转的因素造成的档案信息的消失，要做好信息的备份以及恢复机制。

（三）健全完善相关档案管理的规章制度

加强档案管理的制度化主要表现在：（1）规范化数字档案管理的制度管理，只有制定好合理的制度以及措施，才能够让信息更加安全。在这一方面可以加强档案管理者的工作制度的考核以及机密分类，对于出入机房的人员要做好记录，严格限制进出者，避免不必要的人员进入到工作重地，此外档案管理工作者还要记住的一点就是一定要权责清晰，不要做越权的事情。（2）加强制度管理的载体化，做好管理以及保护。目前使用的数字化档案的储存大多使用的是储存载体，而这些储存载体的储存能力是会随着时间而逐步降低的。因此要加强档案信息储存载体的存储能力可以从这些存储载体的制作材料方面入手，加强存储载体的优化，避免劣质的材料做成的信息载体，从而造成信息的存储、以及使用的危害，只有不断将系统以及市场进行规范，才能够有效地保证数字化档案管理的长久运行。

参考文献

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