信息化查询方法的比较研究

摘 要：万物互联时代，信息化的快速发展大大地提高了人们的工作效率，使用信息化的技术手段高效、安全地完成工作变得愈发重要。文章以某单位的图书室为研究对象，分析了该单位的业务特点，指出了现阶段图书室收藏的电子资源查询效率不高的问题，重点研究、比较了几种信息化查询方法，并结合该单位的业务特点提出了现阶段提高图书室收藏的电子资源查询效率的最优方案。文章对于其他单位的图书室在提高其收藏的电子资源的查询效率方面具有一定的参考意义。

关键词：查询方法;信息化手段;电子资源;Excel函数;编程

0   背景

万物互联时代，信息化在人们的工作、生活中已经变得不可或缺。信息革命的实质是脑力革命、增加智力，把人从繁琐的脑力劳动中释放出来，更好地解放人类、延展人的能力，以便人们从事更重要的工作。如今的信息资源分布范围广、产生速度快、结构复杂、业务多样化、服务时效性强、数量巨大。电子资源一直是人们获取信息的最重要手段[1]。推动图书室电子资源建设与服务对于公共文化服务能力的提升具有重要意义[2]。采用信息化的方法将图书室馆藏的电子资源进行快速、全面的查找是体现图书室信息化、服务现代化的表现。

某单位的业务特点是业务范畴以培训为主，既有行政培训又有面向市场的培训;既有短期培训班，也有中、长期培训班;学员既有中、高层领导干部，又有基层干部和基层工作人员;既有面向党政方向的培训内容，又有面向本系统各专业方向的培训内容;受训学员对服务质量要求相对较高。

1 现存问题

目前该单位图书室馆藏约1 000多条电子资源记录，一般情况下每半年就会将当季新进的电子资源以一个Excel工作簿文件的形式进行存储，新冠疫情期间每年将当年新进的电子资源以一个Excel工作簿文件的形式进行存储，如图1所示。每个Excel工作簿文件都可能包含少数针对不同培训班次且不同教师的重复讲题或不同讲题的重复教师，而且每个记录收藏的电子资源的Excel工作簿在顺序、内容、资源记录数等方面均不相同。人们使用图书室收藏的电子资源的目的是撰写论文、报告，以满足他们学习、工作的需要。该单位只有图书室没有图书馆，没有完全采用信息化技术手段进行管理，而且图书室刚刚面向全校的教职工、学员开放，进行查询、借阅收藏的电子资源的人不少。目前该单位图书室在收藏的电子资源查询方面的问题如下：

（1）查询只能以每个Excel工作簿文件为单位，在Excel环境中进行单个查询，之后再将各Excel工作簿文件的查询结果进行组合。

（2）查询以讲题、教师姓名的精确查询为主，对于无法精确描述查询对象的模糊查询效率很低。

（3）查询到的视频文件由于出版时间、多次播放等因素有一定的损耗情况，而且很多用于工作、教学的电脑老化或性能不佳，使得有些视频文件在某些电脑上播放至一半时电脑就会崩溃;而电脑的性能问题反过来也会加重视频文件的损耗，形成恶性循环，影响培训、教学。

2   解决方法

图书室收藏的电子资源信息化程度不够是造成目前问题的原因。因为目前该单位并没有增加软、硬件投入的考虑，所以需要通过采用切实可行的信息化技术手段，快速查询到尽量多的收藏的电子资源以备不时之需。图书室目前已经将重要收藏的电子资源做了多渠道备份;但如果希望不再影响培训、教学，那么重点就需要解决查询效率问题。因此，实际需求是通过输入讲题或教师（未必是精确输入）便可把收藏的电子资源中的全部记录进行查询并显示结果。笔者尝试了如下的几种信息化查询方法，并进行了深入研究和比较。

2.1 方法1：使用vlookup函数进行查询

（1）将每个记录图书室收藏的电子资源的Excel工作簿文件的讲题列和教师列分别完成重复记录查询，并将查询结果按照讲题和教师是否重复进行排序。通过查找重复记录，笔者发现每个工作簿中的重复讲题或重复教师数目不多而且重复次数都是1次。

（2）将每个Excel工作簿文件中涉及重复讲题或重复教师而且排序位置靠后的电子资源记录单独复制到一个新的Excel工作簿文件中备用。

（3）使用vlookup函数实现对每个Excel工作簿文件的跨簿查询（除正向查询外，笔者还使用了vlookup与choose函数相结合的方式实现反向查询—不过最好调整列顺序以便减少反向查询，因为当数据量过多时反向查询非常耗费电脑资源）。

（4）使用vlookup函数将当前查询结果所在的工作簿与上述中新的Excel工作簿进行跨簿查询（因为vlookup函数不支持一对多查询，所以只能查询到满足条件的第一条记录;现是将原先每个工作簿中的重复记录进行关联查询）。

（5）小结：vlookup函数的优点是支持跨工作表、跨工作簿查询（见图2），正向查询效率高;缺点是反向查询不易实现，而且不支持一对多查询。所以，如果采用vlookup函数，就需要查重复值、排序，将原始数据记录调整列顺序（为了不过多耗费电脑资源尽量不使用反向查询），还要多次使用vlookup函数来实现跨工作簿的一对多查询。

2.2  方法2：使用index+match函数查询

它的優点是支持反向查询;缺点是不支持一对多查询，而且跨工作表、跨工作簿查询非常麻烦。如果采用index+match函数查询，除了要采用方法1的（1）、（2）外，还要结合名称管理器和offset函数实现跨工作簿的查询，工作量很大而且反向查询效率低下。所以，此方法对于图书室收藏的电子资源的查询并不适合。

2.3  方法3：使用index+small+if+row函数查询

这种方法的优点是不需要事先对每个工作簿文件进行单列的重复值查询，支持跨工作表、跨工作簿查询;缺点是每当进行跨工作表、跨工作簿查询时，即使是公式下拉、复制也会经常弹出打开文件的提示窗口，而且查询时电脑运行速度非常慢、反向查询并不方便、效率低下。所以，这种方法对于图书室收藏的电子资源的查询也不适合。

2.4  方法4：编程实现查询

（1）建数据库，并将记录各电子资源的Excel工作簿文件导入数据库表单中。

（2）使用编程语言调用ADO控件的方式访问数据库并对其进行查询（见图3），也可以根据需要与Excel函数结合来实现更好的查询效果。

编程方法既不需要将每个Excel工作簿文件进行单列重复值查询又不需要将原始记录调整列顺序，还支持一对多查询;而且Excel擅长数据计算但不擅长数据管理，数据库擅长数据管理但不擅长数据计算，将二者结合可以取长补短。因此，编程实现查询是笔者推荐的最优方案。考虑到计算机的性能、软件使用年限以及开发的时间成本等因素，笔者采用了现阶段性价比最合理的编程语言和数据库来实现。

3 结语

采用了信息化的查询方法后，某单位图书室收藏的电子资源的查询效率显著提高。万物互联时代已经不再是单纯的知识积累，而是知识的深度融合与高效综合应用。这就需要将多种信息化的技术方法和手段综合使用来提高图书室现有收藏的电子资源的查询效率，需要馆员不断跟踪信息化技术的发展动态、广泛交流、深入细致地学习研究。只有这样才能满足大家对图书室收藏的电子资源的查询需求，使其能够更好地为培训、教学、科研服务。

[参考文献]

[1]林舜杰.图书资料档案信息化管理的优势探究[J].传媒论坛，2021（7）：135-136.

[2]魏磊威，姜晓曦，邵燕.数字图书馆推广工程数字文化帮扶工作实践与思考[J].图书馆论坛，2019（1）：58-62.

（编辑 傅金睿）

Comparison of several information inquiry methods： taking a library as an example

Zhou Feifei

（Ministry of Transport Management Cadre College， Langfang 065201， China）

Absrtact：In the era of interconnection of all things， the rapid development of information technology has greatly improved people’s work efficiency， and it has become more and more important to use the technical means of information technology to complete the work efficiently and safely. This paper takes the library of a certain unit as the research object， analyzes the business characteristics of the unit， points out the problem that the electronic resource query efficiency of library collection is not high at the present stage， and focuses on the research and comparison of several information query methods. This paper has certain reference significance for the library of other units in improving the query efficiency of electronic resources collected by them.

Key words：query methods; information technology; electronic resources; EXCEL functions; programming

基金項目：交通运输安全生产机制研究;项目编号：2015332221390。

作者简介：周绯菲（1974— ），女，上海人，副教授，硕士;研究方向：网络安全，信息安全，计算机应用，计算机科学。