水利工程建设项目档案管理常见问题及解决对策探讨

李玲霞

（海河水利委员会水利信息网络中心，天津 300170）

水利工程建设项目档案是指水利工程项目在前期工作、建设实施、竣工验收等全过程形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。项目法人及参建单位应加强领导，明确档案部门或人员岗位职责，建立档案工作制度，统筹安排档案工作经费，确保档案工作的正常开展。

下面，笔者依据多年水利工程建设项目档案管理工作经验，对水利工程建设项目档案管理中常见问题进行简要的分析总结，并提出了其解决对策。

1 常见问题

1.1 完整性、系统性不强

项目前期文件如可行性研究只有批复没有请示；声像材料中缺少照片说明；设计变更通知单、执行单等设计变更文件归档不全；竣工验收文件相关材料缺少相应电子文件；项目档案分类不够规范等。

1.2 准确性不强

重要文件没有原件，仅以复制件归档；部分文件签字盖章手续不完备；部分合同无签订日期；合同签订日期在招投标文件或中标通知书之前；个别工程文件同一签名出现多种笔迹，文件形成时间前后矛盾，说明存在资料造假的情况；设计变更文件没有全部修订到竣工图上。

1.3 项目文件形成与工程建设进度不同步

部分项目施工进度已经进行到下一个节点，但上一个施工节点的施工记录还没有形成；原材料的检验报告明显滞后，实际工作中存在着先施工后做检验或后出检验报告的现象。

1.4 档案整理不规范

案卷文件的组织、排列无序；案卷题名不能揭示卷内文件内容，文件题名不能反映文件具体内容；页码编写位置不对、不连续；保管期限划分不够准确；档案管理卷中缺少参建单位归档情况说明、交接清册等。

2 解决对策

2.1 提高对档案的专业性认识

水利工程建设项目人员流动性较大，水利工程建设涉及专业较多，各级部门应加大对项目法人和参建单位档案管理人员的岗前培训和过程指导，严格要求施工现场各岗位人员对档案规章制度、标准流程的学习，做到对文件材料系统性理解到位，对项目档案反映工程实际的重要性认识到位。

2.2 档案管理部门应提前介入培训和指导

各级单位档案管理部门应及时介入水利工程建设项目档案的培训和指导，不只是在档案移交或者集中整理档案的阶段进行档案业务指导，还应在工程开工前和建设过程中就介入项目档案的培训和指导。明确档案的收集、整理标准，指导施工现场兼职档案员对档案进行整理，确保项目档案过程的管控。同时，档案管理部门应加大对建设项目的关注力度，增强相关单位和人员的档案意识。

2.3 有效提升档案管理人员的业务水平

水利工程档案具有专业技术性、成套性、现实性等特点，离不开具有综合素质的管理人员。目前，档案管理部门及人员普遍对水利工程建设项目管理模式和工作流程、水利工程建设和项目档案之间的有机联系和对工程项目关键环节形成的重要文件不够了解，这就需要档案管理人员不断更新知识，提高业务能力和水平。档案管理人员，一方面要定期参加专业理论的学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；另一方面要积极参加工程部门组织的工程协调会、设备验收会等专业会议，及时了解工程施工进度、施工工艺等一系列工程动态变化，不仅对档案专业理论知识精通，还要对水利工程的特点、工作流程和施工工艺等方面熟悉和了解。

2.4 加强项目档案前端和过程的管控

做好水利工程建设项目档案工作的基础是不断提升档案管理水平。要做好全过程管控，促进档案与工程融合。各项目在建设之初应成立档案机构，配备档案人员，制定档案管理制度，明确档案收集范围和标准，并采取有效措施对文件材料产生、流转、积累和归档的过程实施全过程管理，确保档案完整、准确、系统、规范和安全。

项目法人应提高对归档文件的“源头控制”认识，特别是前期文件应安排专人跟踪收集，避免重要文件的遗漏缺失。项目法人、监理单位在项目建设过程中对施工技术文件、竣工资料、工程图纸均应严格审查，使文件材料的内在质量得到保障。工程项目虽然工期紧张、人力缺乏，但要确保项目建设过程档案管理的规范，面对工程审计稽查等各项检查时不要发生突击整理档案的情况，以免造成资料伪造、签字盖章造假的现象，使档案的准确性和原始凭证的属性得到有效保障。

2.5 做好项目档案实时收集工作

一般来说，将对工程档案的收集工作分为超前控制、入口控制和滞后控制三个阶段。第一，超前控制，是指把工程档案前身——工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作控制好，参与、协助、监督工程文件材料管理工作的各个环节，保证文件材料的质量。做好这项工作，科技档案的完整、准确、系统就有保障。第二，入口控制，是指在项目档案收集工作中的质量把关。其主要是检查归档的工程文件材料是否完整成套，应当归档的材料是否都已归档；案卷质量是否符合有关标准和规范。第三，滞后控制，是指在档案收集工作完成之后的控制。在工程档案管理工作中，如发现仍存在不完整、不准确的问题，应及时反馈给负责收集工作的部门，并通过与有关工程管理部门联系进行补充和纠正；工程文件材料归档后，有些工程改建、扩建等又新产生一些工程文件材料，档案部门必须及时检查、督促归档，使工程档案始终与工程实体保持一致。

2.6 健全项目档案管理约束和考核机制

档案管理部门应建立有效的验收把关机制，不仅要保证项目档案的进馆验收做到规范移交，而前期文件、启动验收文件、结算审计文件、过程管理性文件的完整性、系统性和准确性也要得到保障；结算时相关单位应审查各参建单位档案移交证明材料，参建单位应按规定移交档案，档案管理部门加大约束和考核机制。各参建单位要保障项目档案管理岗位职责明确，加大考核力度，提高施工现场兼职档案员工作的积极性。

2.7 找准档案管理的创新点

（1）编制档案管理作业指导书。档案这样有形的、原始的、真实的依据性文件需要一个统一的、顺应水利事业发展和变革的标准来指导我们的行动。为进一步规范水利工程建设项目档案管理，根据《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）及《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）等相关要求，应进一步明确项目档案管理程序并编制档案管理工作指导意见，新增文档编写格式、内容等，结合水利工程建设项目特点，编写档案管理作业指导书，实现水利工程建设项目档案创新性管理的目标，指导各单位顺利开展水利工程建设项目档案管理工作。同时，档案部门通过与设计、工程管理、监理及参建单位等部门对档案管理作业指导书进行充分讨论，使作业指导书达到简便、清楚和可操作。

（2）加强对水利工程档案进行预归档。水利工程建设项目包括工程的立项、施工、配套、设备安装运行、竣工验收、投产运行等环节，涉及立项、设计、施工、监理等多个部门和单位，历时较长。将一个水利工程项目的档案从诸多环节和部门及时、完整地收集整理归档难度较大。仅依靠档案人员和工程管理部门的项目负责人去收集、整理是不行的，很可能会使具有档案价值的工程资料丢失或不完整。所以，要在工程管理部门设置一个专职管理工程资料的档案人员，随着工程的进度对工程资料进行工程档案的预归档。档案管理人员可以随时对预归档的档案资料进行监督和指导，避免待工程正式竣工后归档时出现资料不全、案卷质量差的现象，保障工程档案的真实性、原始性。

3 结语

在今后的水利工程建设项目档案管理工作中，要进一步健全档案管理约束和考核机制，实现项目文件形成与工程建设进度同步，增强建管人员档案业务知识，畅通前期文件收集渠道，提升档案管理人员业务水平，同时档案管理人员及早介入项目档案的培训和指导，做好项目档案实时收集工作，实现全过程管理。只有做好水利工程建设项目档案管理工作，才能为将来水利事业的发展提供准确、有效的历史依据。