信息化视角下创新档案管理工作的路径

江歆

摘要：现阶段，时代的发展提高了科学技术的水平，为我国各行各业注入了发展活力，也为档案管理工作带来了新的发展机遇。将信息技术应用于档案管理工作之中，能够有效提高管理效率，保障管理工作的质量。就目前情况而言，传统的档案管理方式已经难以满足现代化建设的需要，因此必须在信息化视角之下进行创新，注入新的理念，使档案管理工作能够顺应新时代的发展。

关键词：信息化;档案管理;工作创新

前言：

在现代化视角下，信息化建设是档案管理工作未来的主要发展方向，是顺应时代发展趋势的一种途径。档案管理工作的信息化建设能够提高对于档案资料的内部管理年限，还能够更好地融合共享档案资源。可见，在时代的快速发展之下，档案管理工作的信息化建设对于系统的结构和档案的管理非常重要，对管理工作的效率和水平起着重要影响。但是，在目前信息化建设的过程中仍然存在一些问题，形成了阻碍，必须采取相应的措施进行解决。

一、档案管理信息化建设的意义

（一）提升管理效率

在传统管理档案的方式选择上，通常会采用人工管理的方式。如果相关的档案人员需要查询自身的档案信息时，只能通过档案室进行申请和查询。对于一些需要经常出差的人员来说，这种管理方式就会造成一定的麻烦，甚至还会因此而延误工作。而将档案管理工作进行信息化建设之后，就能够很好地突破当前的困境，档案可以通过网络进行访问，不受空间限制。需要查询档案信息的工作人员可以在线申请读取档案信息，经主管批准后，信息库就可以将批准信息直接传递给相关档案管理部门。管理部门的工作人员确认收到批准之后，就可以将对方所需要的信息发送至指定的邮箱，对方就可以根据自身需要进行使用。通过这种方式能够有效提高档案管理的效率和，减少了不必要的环节和麻烦，提高了相应的服务水平。

（二）避免资料丢失

在使用传统纸质档案管理方式时，如果档案管理部门需要搬迁，那么档案资料的安全就会受到影响。在搬迁之后，假如档案资料的放置没有遵循原有的位置顺序的话，就会增加后续查询管理工作的难度，甚至会导致资料信息丢失的情況，造成非常严重的后果。而在实现了档案管理信息化建设之后，除了可以有效确保录入档案信息的真实可靠，还能够在最大程度上避免由于管理不善导致资料丢失的情况。但是在此过程中需要注意，档案的信息化建设过程中需要有效确保网络安全，设置安全系数较高的防火墙来避免黑客的恶意攻击确保档案信息资源的安全稳定，推动档案管理工作的顺利展开。如果系统出现瘫痪，利用信息化技术也能够及时修复，减少不必要的损失。

二、档案管理信息化建设的问题

（一）工作机制不健全

档案管理工作并不能仅仅依靠一个部门来完成，而是需要部门之间的协作，构建出完整的管理体系，有效促进档案信息的资源共享。但就传统的纸质档案管理工作机制来说，作为长期以来的稳定管理方式，纸质管理工作的影响较大，且难以在短时间内进行转型，各部门合作不善的问题依然存在。例如，在管理重要的档案信息时，纸质管理仍然是首要的方式，而没有充分发挥信息化管理的优势。部分档案管理工作人员的信息化能力不强，没有掌握相应的工作方法，无法利用互联网来将档案数据信息化，档案数据的收集、提取、传递和管理速度都受到了影响，无法在最大程度上发挥档案管理信息化建设的作用。就目前情况而言，地方档案馆、各级单位没有提高主动参与档案信息化建设工作的意识，在档案管理方面没有健全相应的工作机制，档案信息难以实现多方位的资源共享，这就导致了基层单位无法及时接收到最新的数据信息，对档案管理工作造成了一定影响。

（二）软硬件设施不够完善

档案管理工作本身具备一定的特殊性，在开展相关工作时需要有强大的硬件和软件设施作为支撑，做好相应的基础性工作才能够提高管理效率。但就目前情况来看，档案管理信息化建设过程中，软硬件设施仍不完善。第一，现有的硬件设施条件无法支撑信息化管理的需要[1]。部分档案管理部门的技术水平不高，资金不充足，在传统纸质管理的影响下，各种设备都不完善，例如扫描设备、专业的处理计算机等。纸质档案在长期的保存之下会出现破损情况，有些年代久远的档案会出现文字模糊失真的情况，由于缺少必要的设备，就难以将其转为信息化档案，不利于档案信息的保护和管理。第二，基层部门与上级部门使用的档案管理软件之间存在差异，导致兼容性差。基层档案管理相对来说并不严格，没有形成相应的完善的管理制度，在管理方法和标准上也没有进行严格要求，因此就导致了管理软件的使用随意，对管理工作造成了阻碍。

（三）缺乏专业人才

除了缺乏健全的工作机制和软硬件设施不完善以外，人才的缺乏和流失也是阻碍档案管理信息化建设的重要原因。就目前情况而言，在档案管理工作方面，专业的人才十分有限，能够直接投入到管理工作中的人员非常少，具备丰富管理经验和实践经验的专业人才更是难以挖掘。一方面，各单位和档案管理机构没有意识到人员培训的重要性，在日常工作中缺乏对教育培训活动的组织，导致工作人员只能够掌握纸质档案的管理方法，信息化水平低，难以利用信息技术对档案信息进行管理。另一方面，上级单位也没有为基层单位配备人才资源，专业人才的支持不到位，档案的收集、处理、整理和共享都缺乏人才资源。在这样的情况下，基层单位只能依靠其他岗位人员或兼职人员来完成档案管理的工作，因这些人员并不具备专业性，所以会对档案管理工作的效率和水平造成一定的影响。

三、档案管理信息化建设的措施

（一）树立全新的管理理念

现阶段，科学技术的发展为档案管理工作带来的技术支持，大数据技术得到了广泛的应用。在这样的背景之下，档案管理的信息化建设是必然的趋势，必须有效提高管理意识，树立全新的管理理念，利用创新思维解决问题。首先，要树立信息化管理理念。在档案管理工作的不断改革之下，对于社会产生的作用越来越大，影响也越来越广阔[2]。档案数据信息呈现日益增加的趋势，迫切需要高效率的管理方式。因此，必须树立先进的信息化管理理念，利用先进的信息技术全面提升档案管理的效率和水平。在纸质管理方法的基础之上，努力实现信息化建设，促进管理方式的转型[3]。其次，要重视先进管理技术的作用。在时代的快速发展之下，各种先进技术层出不穷。档案管理工作必须重视先进技术的作用，利用技术的功能和优势来实现纸质档案的电子化、信息化、数字化，有效提升档案管理工作的效率。最后，要树立安全管理的理念。管理人员必须树立安全管理的理念，充分认识到档案管理工作的重要性，强化对档案的保护力度，在信息化建设的框架内制定安全风险防控预案，并针对信息化建设过程中可能出现的安全问题进行分析，制定相应的解决措施。除此之外，相关单位还要结合国家指导方针的发展变化，合理完善管理制度和政策，大力加强管理安全工作的宣传，在确保档案信息安全的基础上推动信息化建设。

（二）健全管理体系

档案管理的信息化建设过程中，最主要的内容就是促进档案数据信息的共享和流动，在最大程度上发挥出共享资源的价值。在这样的要求之下，纸质管理方式无法再继续满足管理需要，必须进行改变。因此，在档案管理的信息化建设过程中，必须要健全管理体系[4]。各部门之间要形成跨部门合作机制，形成相互交流沟通的有效途径，确保档案数据能够进行实时共享。完善档案管理服务联动机制，加强各级档案管理部门之间的联系，针对在信息化建设过程中出现的问题进行协商，采取合理的措施进行解决，减少对管理工作的影响。在档案的归档工作上，要设立专门的岗位，由专职档案员进行负责，确保档案的收集、封存和管理都能够落实到位，且能够找到相应的负责人，并且要严格对待档案移交环节，及时移交档案，减少在此过程中发生问题的概率。上级档案部门要提高对档案管理工作的监督力度，针对管理工作的推进情况进行定期抽查，确保管理质量符合要求。除此之外，相关单位和档案管理部门还要定期展开对管理人员的培训，从档案管理的各个环节进行有针对性地培训，提高管理人员的能力，促进管理工作质量的提升，为信息化建设做好铺垫。

（三）建設专业人才队伍

档案管理工作的周期较长，且专业性强，必须由专业人员来完成[5]。因此，想要推进档案管理的信息化建设就必须专业的人才队伍，保障管理工作的信息化进程。首先，要针对工作人员展开相应的培训，提高专业化能力。档案管理的信息化建设过程除了需要硬件设施以外，还需要有专业的人才队伍来作为支撑。为了确保工作人员能够具备高水平的业务能力和责任意识，就需要加强对管理人员的培训力度，通过定期展开培训会等方式来提高管理人员对信息化建设的重视程度，使其充分掌握信息化管理方法，提高技术水平，熟悉纸质档案的电子化过程，以及相应的提取、校对等内容。另外，还要将责任落实到具体的人员身上，充分发挥管理制度的作用，进一步提高档案管理信息化建设的质量和水平。其次，需要针对档案管理工作引入高素质的专业人才。为了提高档案管理信息化建设的速度和质量，就需要将专业人才引进档案管理领域，着眼于档案管理的长远发展需要，为各个环节配备相应的专业人员，重视档案管理机构的高层次专业技术人才，深入基层宣传推广档案管理信息技术，帮助基层解决管理问题。最后，相关单位要提高对管理人员综合素质的重视程度。档案管理人员的综合素质水平在一定程度上影响着信息化建设的过程，提高管理人员思想意识能够促进他们更好地学习管理知识和技术，提高专业化水平，在国家有关制度的规范下推进档案管理的信息化建设。

结论：通过文章的分析和研究可以得知，档案管理的信息化建设是时代发展的需要，因此必须注入新的理念，使档案管理工作能够顺应新时代的发展。基于此，本文分析了档案管理信息化建设和意义以及在此过程中遇到的问题，并提出了几点建议：树立全新的管理理念、健全管理体系以及建设专业人才队伍。通过实施以上措施能够有效推动档案管理信息化建设的脚步，对于我国档案管理工作具有重要意义。

参考文献：

[1]王静.办公室档案管理工作的信息化创新[J].城建档案，2018，12（03）：67-68.

[2]王丽.基于高校档案管理信息化创新分析[J].智库时代，2018，4（46）：66-67.

[3]柴晓洁.办公室档案管理工作的信息化创新探索[J].兰台内外，2019，26（23）：5-6.

[4]宿伟伟.信息化视角下创新档案管理工作的路径[J].办公室业务，2020，9（13）：80-81.

[5]於欣颖，韩丽丽.加快档案信息化建设 创新档案管理工作[J].办公室业务，2020，18（20）：100-101.