提高基层单位档案管理效能的路径研究

唐金融

摘要：基层档案管理工作包括档案的收集、整理、保管和提供利用的活动，档案管理工作是随着社会的发展而不断发展变化的，随着社会需求的不断增加，基层单位在各项事务管理中也强化痕迹化管理，档案管理工作也越来越重要，为此，基层单位要构建更加现代、科学的档案管理体系，对档案资料进行规范化的管理，以提升档案资料的潜在价值，为基层单位的发展创造条件。

关键词：基层单位;档案管理;效能

前言

基层单位作为社会稳定发展的机构，其改革内容牵动着社会各方的稳定发展，因此，做好基层单位的改革工作是社会各项工作的重中之重。档案管理工作作为基层单位的日常工作，其工作效果会直接影响基层单位的发展水平和现代化步伐，提高档案资源的使用效率是提高基层单位现代化水平的主要途径。所以，我们一定要做好基层单位档案管理的创新改革工作，为现代化发展保驾护航。

1新时期做好创新基层单位档案管理工作的意义

要想让基层单位的档案管理工作跟上当前社会发展的步伐，就一定要进行创新，这种创新是对传统档案管理思想的创新、模式的突破。我们要根据档案管理工作的特点搭建更加科学现代的档案管理结构，使基层单位的档案管理工作摆脱陈旧的观念与僵化的系统，使基层单位的档案管理工作不再是简单的资料整理与收集，而是可以利用资料进行实际价值的产出，创造更加丰富的资源，有效改善传统基层单位档案管理工作的弊端，使管理工作的整体水平与生产价值得到提升。另外，基层单位档案管理工作创新可以让基层单位内部形成良好的氛围，使基层单位档案创新工作起到带头作用，让基层单位各个岗位的人员都能产生创新意识和思想，建立良好的创新工作环境，使创新工作由微观层面逐渐提升到宏观创新层面，进而提升基层单位的发展水平，使基层单位加速创新和现代化的步伐，产生可观的创新效能。

2基层单位档案管理工作的特点

基层单位的档案管理工作拥有一个较为复杂的体系。档案管理工作的内容比较多样，科技档案、行政档案、会议档案和载体档案等，都是基层单位档案管理工作的工作内容，这些档案中包含文字、声音、图片及录像，在保管的过程中一定要保障安全和准确，以便人们进行查找和翻阅。另外，在基层单位的档案管理工作中，我们对档案的保存有着极高的要求，这些内容主要都以纸张的形式存在，并使用分类的方式进行保管，这在一定程度上给基层单位档案管理工作带来难度。

3基层档案管理工作中经常出现的问题

首先，档案管理的制度不科学不完善，且与之相对应的培训机构不健全。当前，可以进行档案管理工作的人才比较欠缺，管理制度的问题让管理人员时刻面临着变化的工作内容，由于岗前培训工作不到位，这在很大程度上使人才不愿意担任档案管理工作，很多档案管理工作人员的工作时间比较长，没有明确的换班制度，这就让很多工作人员经常处于疲劳状态，尤其是在进行信息化改革的过程中，很多工作人员不能及时跟上信息化发展的步伐，不能有效完成信息化建设工作，使得基层单位档案管理信息化工作变得比较艰难。其次，在基层单位档案管理工作中，工作人员的年龄普遍较高，很难具备足够的工作能力和学习能力，也很难跟上信息发展的步伐，很难完成档案管理信息化的建设工作。最后，有一些基层单位对档案管理工作并不重视，认为档案管理工作只是简单地将文字材料进行整理和收集，并没有从管理的角度看待这项工作，这就让基层单位错过了档案管理工作新方法与新观念的落实时机，甚至造成档案消失和档案失效的严重后果，对基层的档案管理工作造成严重影响。

4做好基层单位档案管理工作的措施

4.1转变基层单位档案管理的观念

基层单位要转变档案管理的观念，要通过加强宣传教育，使单位员工认识到档案管理工作的重要性，每个人在岗位上的工作情况也是档案管理工作的一部分，所以，档案管理绝非管理员一个人的事。为此，基层单位要制定详细的档案管理规范，将管理细节纳入档案管理的考核之中，使全体人员都认识到自己的日常工作会对档案考核结果有影响，同时，要落实档案管理责任制，不同部门之间档案资料的衔接由专人负责，不至于出了问题出现无人负责的现象。只有全员都认识到档案管理工作的重要性，才能為档案管理工作开创良好的工作氛围。

4.2运用信息技术加强档案管理

随着信息技术的发展，档案管理信息电子化是档案发展的必然趋势，改变传统的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技术下的档案管理平台体系，实现档案管理的标准化、规范化，为进一步实现信息资源的共享奠定基础。为此，基层单位要从职能部门内部开始，实现档案数据采集、分析、整理和存储的智能化、现代化，经过内部局域网实现各部门之间的联通，形成信息化的管理平台。

4.3提高基层档案管理人员的素质

一直以来，在基层单位中档案管理人员都是处于可有可无的境地，很多情况下都是单位的快退休人员来担任此项工作。这样的人员并不是专门的档案管理人员，谈不上实现档案的规范化管理，更不用说档案管理现代化了。而在信息技术下的档案管理，首先要有专门的档案管理人员，这样人员的知识层次不仅仅是满足于一般的计算机操作，还要求其有较高的知识层次和先进的信息技术应用能力;其次是要精通档案管理专业知识，熟悉档案管理规范要求，是属于集档案管理、信息技术于一体的复合型人才。基层单位要积极引进这样的人才，为实现档案管理电子化创造条件。

结束语

综上所述，基层单位的档案管理工作对基层单位的发展有着深远的影响，做好基层单位档案管理模式的改革工作对基层单位的现代化改革和发展有着决定性影响。因此，我们要在档案管理模式的改革工作中积极发现存在的问题，正视这些问题，通过科学有效的分析找到解决这些问题的应用方案，让基层单位档案的价值可以在基层单位改革发展过程中得到体现，使基层单位可以进入一个全新的发展阶段。

参考文献：

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