石油企业档案安全管理实践探析

文｜刘 娟

目前来看，随着我国社会的快速发展，石化企业的发展规模也在不断扩大，在这样的行业背景之下，其在市场经营管理工作过程中所产生的档案资料也越来越趋向于多样化、复杂化，在展开档案管理工作的时候，想要实现对多种形式档案资料的有效整理往往存在一定困难。同时，人们也已经意识到保证石化企业档案安全非常重要，企业相关领导人员对档案安全的重视程度正在不断提升。基于此，本文也尝试对石油企业档案安全管理的策略进行了分析。

一、石化企业档案安全管理内容

（一）实体档案安全管理

对于石化企业来说，在展开实体档案安全管理工作的时候，由于其所涉及的档案体量较大，因此在实际展开管理工作的过程中往往会涉及多个环节的内容，想要保证安全管理工作取得理想效果，应该注意从以下几个方面进行入手：首先，收集与归档。收集、归档是实体档案安全管理中不可缺少的管理环节，档案管理部门需要每年对相应的文件材料设定归档计划，通过这种方式来保证日常工作开展过程中可以实现对多种有价值文件资料的高效收集、检索以及利用，这也使得档案自身的价值得到了有效发挥，这也是实体档案安全管理工作中的重要组成部分。其次，清点与核查。对于实体档案的清点与核查工作来说，其主要是指石化企业的档案管理工作人员每年需要对馆藏档案情况进行一次清点核对，通过这种方式来确定档案收入以及借出情况，通过台账的方式对其进行记录，避免出现台账与档案实体实际情况不相符的现象。最后，修复与保管。对于石油企业的档案管理部门来说，往往有很多档案由于年代久远或者储存方式不当而存在老化、褪色以及磨损等现象，这时候应该注意对其应用相应的抢救措施，要注意严格按照档案保护标准来对其进行修复，从而提升当前实体档案的品质。同时，想要保证档案实体的综合品质，还应该注意对保管环境以及条件进行严格要求，要保证实体档案保管环境通风、干燥并且不会受到太阳直射。对于一些具有特殊意义的重要、珍贵档案来说，应该应用专门的档案储藏室对其进行保管。

（二）电子档案安全管理

对于电子档案来说，其主要是指借助数字化设备而产生的电子文档、磁盘、光盘以及磁带等载体，其依赖于计算机等数字设备才能够发挥自身价值，并且这些档案可以通过互联网设备进行网上共享。目前来看，随着我国信息技术水平的不断提升，各行各业的档案信息化程度也在不断提升，尤其对于石化企业来说，由于其在展开档案管理工作的过程中所涉及的档案内容较为复杂，传统的方案分类、整理等工作的开展往往需要大量的人力对其进行支持，而在现阶段计算机技术高度普及的时代背景之下，石化企业档案管理工作也开始积极迈向数字化以及智能化，这也使得档案的分类、检索以及利用等工作的开展更为方便，同时也在很大程度上提升了档案储存量。现阶段，对于电子档案的安全管理工作来说，其在实际展开的过程中工作内容主要包括物理安全管理以及实体安全管理两个方面。首先，物理安全管理。其主要是指电子文件归档时的完整性，具体包括内容、结构以及数据是否存在缺损。由于在计算机系统运行过程中可能会受到外界病毒的侵入，从而致使文件丢失的情况出现，应该注意及时做好相应的防病毒入侵工作。同时，大多数硬盘所保存数据的寿命为3 万小时左右，大约是3～4 年，由于硬盘中还包括读取磁片的磁头、带动磁片转动的马达以及一些电子线路等重要部件，这些重要部件往往会在硬盘使用的过程中出现不同程度的磨损，这也势必会对数据安全产生较为严重的影响；其次，实体安全管理。其主要是指要对单片再提的储存环境进行合理选择，要保证其存放地远离强磁盘、强热源、有害气体等。

二、石化企业档案安全管理实践

（一）保证档案库房环境符合标准

对于石化企业来说，在展开实体档案管理工作的时候，应该注意对库房进行合理选择，并且要注意对库房环境条件进行有效控制。因此，在进行库房设定的时候，要保证其远离污染物、易燃物以及易爆物，同时，还要保证其选址在场地相对干燥、空气对流的位置。

（二）做好档案库房防潮、防鼠、防火、防尘工作

要注意做好档案库房的相关防范工作，其主要是从防潮、防鼠、防火以及防尘结构方面进行入手。首先，防火。由于档案库房堆放着大量纸质档案，因此，不仅要保证库房内部不能有易燃易爆物品，同时严禁在库房周围摆放易燃、易爆物品。还要注意在库房门口安装消防栓，设置安全通道等消防标识。其次，防潮。开展档案库房防潮工作非常重要，要注意在库房内部设置空调设备以及相关机械通风装置，通过这种方式来保证库房内部的空气流通。还应该注意在库房安装空气湿度自动调整以及控制装置，保证其环境温度为15℃～25℃之间，湿度为45%～65%之间，同时还要注意做好相应的温度、湿度记录工作。再次，防鼠。要经常查看档案库房是否有鼠洞以及鼠印，要定期向仓库内部角落放置一些灭鼠药。最后，防尘。对于石化企业的档案库房来说，防尘工作也是档案安全管理工作中非常重要的工作内容，灰尘往往会对纸质档案产生较为严重的损害，档案库应该尽量安装双层窗，这样可以有效降低灰尘量。同时，还应该注意定期应用吸尘器等设备吸出档案柜以及档案架上的灰尘，避免其对档案品质产生影响。

（三）做好电子档案信息化安全管理工作

1.档案立卷

在进行电子档案安全管理工作的时候，应该注意对档案信息化安全进行保证。档案的立卷合适与否会对档案安全产生较为严重的影响，今后，石化企业的档案部门在展开信息化档案日常管理的时候，应该注意设置精准、严密的档案查阅权限体系，从而尽量避免档案信息泄露的情况出现。在进行档案立卷的时候还应该注意对其进行合理分类，将档案归置到与其类别相同的文件夹中，这样不仅有利于文档的归类储存，同时也有利于文档的使用查找。

2.档案利用

对档案进行安全管理以及妥善保存的最终目的都是为了对其进行有效利用，从而使得档案资料自身的价值得以发挥。对于石化企业来说，其档案资料主要是在企业日常生产、科研、管理以及质检等工作中留下的，因此，在进行档案资源利用的时候，应该注意做好相应的保密工作，一旦出现重要档案信息泄漏的现象势必会对企业自身经营发展产生一定负面影响。同时，还要注意保证档案资料应用的针对性，要设定专门的归档人员、归档审核人员，并且要让其签订保密协议书，任何借阅以及使用档案的人员也都应该自觉遵守相应的保密制度，从而避免出现档案信息泄露的现象。

3.档案储存

对于电子信息化档案来说，其使得档案归类、检索以及使用等工作的开展更为顺利，但是在现阶段互联网信息技术高度发达的时代，各种计算机层出不穷，也正是因为这些病毒的存在，对电子信息化档案的安全产生了较为严重的影响，因此，加强对病毒的预防刻不容缓。对于石化企业来说，在展开日常化的档案管理工作时，应该注意对杀毒软件进行定期升级，保证其杀毒效果，同时还要注意对各个服务器、客户端进行定期扫描，一旦发现存在安全漏洞，要及时修补。同时，为了可以进一步提升电子信息化档案的整体安全系数，还应该应用档案储存加密技术，从而保证电子信息化档案在传输的过程中不会受到外界因素的影响，这也使得档案信息内容泄漏的可能性明显降低。

随着现阶段我国信息技术水平的不断提升，石化企业在日常工作过程中所产生的档案以及接触的档案体量越来越大，并且档案类别也越来越趋向于多样化，因此，档案安全管理难度也在不断提升。目前来看，石化企业在展开档案管理工作的时候，所涉及的档案主要包括纸质档案以及电子档案两种，档案管理部门应该注意从物理安全管理以及实体安全管理两个方面入手，通过这种方式来形成更为完善的档案安全管理体系，这样更加有利于档案储存、利用等一系列工作的开展，同时也使得档案资料的价值得到了有效发挥，大大降低了石化企业出现档案信息泄露的可能性。