国有企业物资采购管理中应用信息化技术的策略探析

杨 帆

（中国武夷实业股份有限公司，福建 福州 350001）

一、引言

通过信息化技术，可以进一步简化企业的工作流程，提升企业的工作效率。国有企业物资采购部门在工作中，由于业务量以及业务流程相对较为复杂，涉及项目申请、采购、检验出入库管理以及信息化管理等多个环节[1]。通过计算机技术实现进出库管理、信息查询以及信息化分析，可以显著提升物资采购效率[2]。然而现阶段，国有企业在物资采购环节，对于信息化技术的应用流于形式，存在记录混乱以及信息化分析不足等问题，对国有企业物资采购管理工作带来了不利的影响。基于此，结合国有企业的物资采购管理，探究信息化技术的应用具有重要的价值。

二、国有企业物资采购管理中应用信息化技术的重要性

国有企业在物资采购管理中，应用信息化技术具有重要的价值，其主要体现在如下几个方面：首先，国有企业在物资采购管理中，应用信息化技术，可以提升进出库的管理效率。在国有企业的物资采购的进出库管理中，通常记录形式较为混乱，会出现纸质记录、计算机记录以及未记录的事项，在后期的核算中存在较高的难度，对整体的采购工作带来了不利的影响[3]。而采用信息化技术后，则可以对各项进出库的信息进行有效地管理，实现对各项货物的记录，从而确保进出库信息的准确性和有效性。其次，可以实现需求的信息化管理。国有企业以往在采购计划的制定中，通常是由采购经理负责递交采购计划，之后经过上级部门批准后才可以执行，但是采购经理往往根据自身的经验来制定采购计划，而不能根据大数据展开综合分析，因而对整体采购计划带来不利的影响[4]。而在应用信息化技术的基础上，则可以根据需求来制定采购计划。最后，可以为国有企业节约成本，提升企业的经营效率。对于国有企业的发展而言，采购计划是节约成本的重要环节，而信息化技术的应用，可以确保各项采购计划的科学性和有效性，继而可以降低国有企业的整体成本，提升国有企业的发展效率[5]。

三、国有企业物资采购管理中的信息化技术应用现状

国有企业在物资采购管理环节，为了顺应信息化的管理形式，逐渐应用信息化管理技术，以此来提升整体的信息化管理效率。目前，约有70%以上的国有企业引进了ERP系统，但是还有部分企业依然采用传统的EXCEL或者其他系统来实现对物资采购环节的管理。在数字化技术对物资管理方面，国有企业普遍存在数字化信息记录不全面的特征，约70%以上的国有企业记录信息时，仅仅注重对产品信息、价格以及供应商信息的记录，但是对于产品质量、型号以及供应商资质等信息的记录存在一定的不足[6]。还有部分国有企业虽然记录了上述信息，但是并不能及时的对相关信息进行数字化处理和更新。并且进出库管理时，经常会出现错记和漏记等现象，导致整体物资管理混乱。招投标方案方面，政府由于受到行政因素的影响，约80%以上的国有企业依然采用传统的招标模式，在各部门之间，存在相互独立的特征，无法实现对ERP系统的共享[7]。

四、国有企业物资采购管理信息化技术应用中的问题分析

国有企业在物资采购管理环节，对于信息化技术的应用存在较多的问题，其主要体现在如下几个方面：

1.物料需求方案的信息化技术应用不足

在国有企业的物资采购管理环节，需要制定物料需求方案，然而现阶段，国有企业在物料需求方案的制定方面，对于信息化技术的应用存在显著的不足[8]，主要问题如下：首先，对ERP物料管理系统的应用存在一定的不足。国有企业在物料管理系统的应用中，对于采购方案的制定，通常是由采购部门经理负责制定采购计划，并且在相关信息的传递中，虽然引进了计算机系统，但是却存在流于形式的特征，部分财务部甚至要求纸质发票来进行管理，导致物料管理部门对计算机系统的应用流于形式，甚至还有部分国有企业并未采用计算机系统，而是简单的应用EXCEL表格来进行记录，影响整体物资管理的效率。其次，各个部门不能实现对ERP系统的综合应用。在管理环节，仅仅财务部以及仓储管理部门实现对ERP系统的简单应用，而采购设计部门以及质检部门，并未应用ERP系统，依然采用原有的计划模式。由于对信息化技术的应用不足，致使物料需求方案的信息化管理受到一定的影响。

2.对物资的数字化管理存在不足

在物资采购管理的信息化技术应用环节，需要实现对物资的全面信息化管理，然而国有企业现阶段对于物资的数字化管理存在一定的不足[9]，主要问题如下：首先，国有企业在物资管理环节，对部分订单的数字化管理信息存在一定的不足。国有企业在物资订单信息的管理中，存在订单信息管理不全面的特征，通常情况下会将产品以及资金的信息输入到系统，但是对于产地、厂家以及具体的型号，可能并不会输入或者在进出库时，存在信息化输入遗漏的问题。其次，对于供应商的数字化信息管理存在一定的不足，目前国有企业对于供应商的信息化管理，主要集中在供应商名称、负责人以及供货信息等。但是对于供应商的资质以及质量保证等信息并未实现数字化的管理，致使整体的管理难度有待进一步增加。最后，对于市场信息以及企业自身消耗信息的数字化管理存在一定的不足。国有企业存在行政化的特征，过于重视自身的消耗管理，但是容易存在管理疏漏等问题，导致数据的错记和漏记，而在外部信息方面，国有企业的关注度存在一定的不足，致使整体的物资管理受到直接的影响。

3.对物资的进出库信息化管理不足

在国有企业的物资信息化管理中，需要加强对物资进出库的管理，以此来提升整体的管理效率[10]。然而现阶段，国有企业在进出库信息管理中，存在一定的不足，对整体物资管理效率产生一定的影响。其主要问题如下：首先，对于进库的信息化管理存在一定的不足。在国有企业的ERP信息管理系统应用中，仓储管理部门引进了ERP系统，可以实现对物资信息的记录和整理，但是由于缺乏严格的管理制度，致使在管理环节，可能存在遗漏和错漏等现象，致使整体的数字化管理受到一定的影响。另外，国有企业的质检部门以及财务等部门，仅仅根据仓库管理部门提供的信息来实现进库管理，致使整体的信息化管理存在缺陷，不利于提升物资管理效率。其次，对于出库信息的管理存在不足。在出库信息中，相关部门凭借提货单，即可在仓库实现提货，但是在提货后，相关部门却并不能及时将相关信息上传到ERP系统，致使各个部门无法及时了解仓储的实际情况。

4.物资采购管理信息化共享机制不完善

在物资采购管理环节，需要实现对物资采购的信息化共享，便于各个部门实现对物资信息的全面了解。然而目前国有企业在物资采购管理环节，信息化共享机制的建设并不完善，首先，对于可视化模块的设计存在显著的不足。国有企业各个部门在ERP系统的使用中，并未实现全面的贯彻落实，仅仅在仓储管理部门以及财务部等部门实现对ERP系统的应用，而其他部门对该系统的应用力度存在显著的不足。其次，国有企业在ERP系统的权限管理设置方面存在一定的不足。在权限管理环节，各个部门虽然对ERP系统的应用程度存在一定的不足，但是各个部门均对物资具有一定的修改权限，致使在后期容易出现数据混乱的问题，影响物资的管理效率。

5.采购招标方式信息化技术应用不足

在采购招标环节，应用信息化的技术方式，有利于提升整体的招标管理效率。然而现阶段，在采购招标环节，国有企业在信息化技术的应用方面存在显著的不足。首先，依然应用传统的招标模式，对于信息化招标平台的应用存在一定的不足。部分国有企业并未融入信息化的管理手段，而是依然采用原有的招投标管理模式，由政府部门或者企业制定招标计划，采用线下的招标方式，该方式不利于保障公正、公平和公开的模式，导致整体的招标效率受到一定的影响。其次，对于招投标信息的整理以及市场信息的整理存在一定的不足。在信息化招标模式下，可以了解全部的招投标企业信息和市场的行情。然而国有企业在应用线下招标模式的基础上，则仅仅对投标的企业具有一定的了解，并不能实际了解具体状况，在此情况下，导致整体的物资管理效率受到一定的影响。

五、国有企业物资采购管理信息化技术应用建议

国有企业在物资采购管理环节，应用信息化技术时尚且存在较多的问题，对国有企业的物资采购管理工作带来了不利的影响。基于此，需要进一步探索信息化技术在物资采购管理中的应用建议，主要策略如下。

1.制定信息化的物料需求方案

针对国有企业物料需求方案制定阶段的信息化技术应用不足问题，需要进一步根据采购需求以及信息化技术方案，制定完善的物料需求方案，主要策略如下：首先，合理的应用ERP物料管理系统。在采购计划的制定中，采购经理以及财务部门需要根据自身的需求，应用系统的物料需求模块，以此来分析企业的需求计划。其次，各部门合理的应用ERP系统。在系统的应用中，根据技术以及数量的需求，在模块上根据物料的使用情况以及实际操作情况，生成物料计划清单。在生成清单后，由审批部门负责实现对清单的有效管理和审批，之后可以按照物料需求方案来进行采购。例如设计部门需要采购50张办公桌椅时，计划部门需要对库存量进行核实，假设仓库存在5张办公桌椅，在物资计划需求中，可以直接生成45张桌椅的购买计划，进而在ERP软件生成对应的物料方案。

2.完善物资的数字化管理

实现物资全面的数字化管理，可以显著的提升管理效率，针对目前国有企业物资采购的数字化管理不足问题，需要进一步完善数字化管理方案。首先，加强对订单信息的数字化管理。国有企业物资管理在应用信息化技术时，需要对订单信息实现数字化管理，包括产品信息、资金信息以及供应商信息等三个方面，通过订单数字化管理，便于后期的信息查询和修改。其次，对供应商信息的数字化管理。在供应商的数字化管理中，对供应商的资质信息、交货信息、即时性信息、质量信息以及报价信息进行综合管理。根据信息化技术需求，可以应用SPM系统，实现与供应商之间的沟通和数字化信息记录。最后，对市场供应信息以及国有企业物资消耗信息数字化管理。在实施产品和资金的信息化管理后，要对市场上同种类型产品实施信息化管理，实现物资消耗的全面信息化，并且对国有企业自身的消耗情况进行信息化管理。在全面实现物资数字化管理的基础上，可以提升整体管理效率。

3.严格进行进出库的信息化管理

进出库的信息化管理，是提升物料管理效率的重要环节。然而现阶段，国有企业在物料的进出库管理环节，尚且存在较多的问题，基于此，在信息化技术应用的基础上，需要进一步完善进出库的管理。首先，加强对原料入库的信息化管理。在原料采购后，仓储管理部门需要清点物料的数量以及质量是否达到要求，在确认无误后，将相关的信息传递到ERP系统，并且按照规格、型号以及数量形成报检单。在仓储管理部门上传相关信息后，质检部门通过ERP系统，可以查询到规格信号以及相关的技术要求，并且可以查询到厂家以及供应商等相关信息。在检验合格后，直接在ERP软件上统计合格产品的数量，不合格产品则直接清退。并且质检部门在信息录入环节，对于不合格的产品数量以及原因进行标注，便于和供应商进行沟通。其次，加强对出库信息的管理。在采购环节，需要加强对出库信息的管理，应用ERP软件，在处理环节，将需求信息上传到系统，生成提料单，之后库存数量会自动更新，仓储以及之间部门可以清晰的看到库存量。在加强进出库信息管理的基础上，必然可以提升国有企业的物资采购管理水平。

4.实现各个部门的信息共享

在国有企业的物资采购管理中，需要实现各个部门之间的信息沟通，以此来实现信息共享，从而为物资采购管理提供可视化管理的便利。首先，需要在系统中实现可视化管理模块。在物资采购系统中，应用ERP系统，确保设计部门、采购、仓储、质检和计划等部门均可以通过系统实现对物料信息的查询。这样有利于实现对物流体系的综合控制。其次，对不同的部门设计差异性的权限。国有企业各个部门虽然对物料信息具有查询的权利，但是对于具体操作的权利，则应该在后台设置不同的权限。设计部门具有上传信息的权利；仓储管理部门具有进出库信息的登记、修改和删除的权利；质检部门具有产品进出库检查的权利。通过明确各个部门在ERP系统中的权利，可以实现信息的共享，且不会造成信息管理的混乱，进而可以提升国有企业物资管理信息化管理水平。

5.制定电子招标采购方案

在国有企业物资管理环节，以往的招标方案主要是根据现场招标等模式，无法实现公开和公正，且影响招标的效率。而在信息化技术的应用环境下，国有企业在采购管理环节，可以制定电子招标的采购方式。首先，积极应用电子招标平台。在采购环节，国有企业可以和大型的招投标平台合作，使用电子招标平台来打造公正和公开的招标模式，这样可以减少腐败的发生率，且可以提升招标的工作效率。其次，在招标中，通过电子招标平台，可以实现对招标信息的在线查询，并且生成统计表格，帮助国有企业实现对物资信息的综合调控和管理。可见，在应用电子招标采购方案信息化技术的基础上，可以显著的提升物资采购管理水平。

六、结论

国有企业物资采购环节尚且存在信息化技术应用不足的问题，基于此，本文则从国有企业物资采购管理角度出发，探究信息化技术的应用。在阐述重要性以及现状的基础上，根据实际问题，提出信息化技术的应用策略。针对物料需求方案制定问题，提出ERP的物料需求方案制定计划；针对物资数字化管理问题，要完善数字化管理模式；针对进出库信息化管理，要严格应用ERP系统实现进出库管理；针对信息共享问题，要在ERP系统实现物资信息的综合共享；针对招标问题，要制定电子招标采购方案。