智慧办公系统在企业中的应用

文｜张 忠

目前企业在进行智慧办公系统建设的过程中，已经采用了自动化等技术，提高了系统运行水平。将工作流概念运用到系统建设的各个环节中，可以保证内部人员能够对所有的信息进行实时共享，且共享形式更加便捷。所有部门的人员都可以协调开展工作，提高了工作的开展效率。企业对原有的手工办公形式进行了改良，通过对办公系统信息数据进行全方位的采集和处理，为决策管理工作的开展提供了科学的依据。本文就智慧办公系统在企业中应用进行相关的分析和探讨。

一、智慧办公系统的应用特点及主要功能

（一）应用特点

目前在企业发展的过程中，总院和下属企业之间的设置比较分散，各个层级和部门之间的配合力度不强。在进行信息数据交流时存在一定的难度，也无法提高业务办理的质量。这导致各个层级之间的办公效率比较低，且存在较多的问题。要想提高企业总院和下属部门及各个单位之间的信息交流速度，为企业领导层的决策工作提供有效的数据支持。需要利用已有的网络条件，构建智慧办公系统，实现各个部门之间的配合和资源共享，对信息脱节等现象进行全面消除。

（二）主要功能

在进行智慧办公系统建设的过程中，需要借助计算机网络技术和软件平台，发布企业的文件，实现辅助和协同办公，并且为领导的决策提供支持。在进行一体化智慧办公系统的构建时，企业的工作人员只需要通过钉钉电脑端/ 手机端登录智慧办公系统，就可以对企业内部所有的事项进行全面的办公和流程审批处理。智慧办公系统还存在待办事宜的动态提醒功能，下属单位也可以通过智慧办公系统接收企业文件和通知、请假等。各个层级和各个部门都可以通过这项系统进行协同办公，还可以对现有的资源进行共享，提高了办公的效率和实时性。系统在建设时，主要存在党建、企业、业务、知识门户，人力资源和综合管理、文档管理、任务管理、考勤管理、档案管理、财务管理借款、报销、信息平台发布等功能。在进行人力资源管理时，主要是对人力资源进行控制，这项功能覆盖了企业所有部门的人事档案以及工作人员的工资统计和人事招聘、人事报表统计的内容。在对数据信息进行采集和处理的过程中，可以为绩效考核工作的开展提供有效的支持，这个模块包含了任务管理和部门任务管理。考勤管理模块的建设，可以减少管理人员的工作量，并且对管理工作进行规范。企业的工作人员请假和休假以及出差，都要通过这个模块开展管理工作；还可以利用这个模块对考勤信息进行查询，从而对考勤数据信息进行控制和管理。在进行档案管理模块构建时，可以对所有的档案资料进行有效的借阅，在系统中开放的档案资料存在查询功能。在对档案数据信息系统管理时，主要存在资料的查询和借阅以及下属单位的资料管理、基础测绘成果的购买申请等功能。在对借款报销进行管理时，可以提高财务管理水平、规范工作流程、缩短报销和借款的时间、提高工作的效率。这个模块的应用，可以对企业所有的资金进行有效的管控，主要包含了借款管理和差旅费报销管理等内容。在进行信息平台发布时，企业要做好网站和钉钉公众号的建设，要第一时间发布企业的最新动态和新闻信息，并且对资讯进行全面的分享，为工作人员提供更好的服务。在对信息的发布和审批进行统一管理时，相关模块包含了网站信息的发布和钉钉平台信息的发布的功能。

二、智慧办公系统在企业中的应用效果

（一）提高工作的便捷性

传统的企业办公形式是利用纸质文件开展相关工作，企业各个部门都要通过跑签的方式对文件进行审批和处理，各级领导逐一签字审批之后，由院领导层进行总审批和决策。企业总院和下属单位分布在不同的区域，距离比较远，经常会出现因领导开会和出差等情况，而延长了文件的审批和处理时间。如果无法在最短的时间对文件进行报送，就无法对文件中存在的各项问题进行及时的纠错，会降低审批工作的开展效率。在进行智慧办公系统应用时，只需要登录智慧办公系统，就可以按照固定的流程对文件进行审批，工作人员需要填写表单中的所有信息，并且按照事先设定好的流程，对文件进行自动的流转。不同的流程需要根据业务需求，对条件进行定义，文件流转到不同审批节点之后，可以进行线上审批。即使审批人员不在单位，也可以利用手机或电脑等设备登录智慧办公系统，对文件进行审批。工作人员需要对审批流程进行实时的观察，并且对各个节点的审批时间和审批流程结束时的办理事项进行全面的跟踪，避免在审批时延误时间。这项系统的应用，不仅降低了人力物力资源的投入力度，还可以提高办公效率。系统的建设是对纸质文件进行电子化的处理，可以将人事档案和公文以及日常事务的申请表单等，根据不同的角色设置不同的用户权限，用户在登录系统时，可以通过权限对身份进行验证，利用这项系统对日常工作所需的文件和资料进行全面的查询。在进行系统应用时，还存在报表统计和查询等功能，各级人员都可以根据自身的业务情况，对所有的数据信息进行汇总和查询。例如考勤管理人员可以对工作人员的考勤记录进行查询和制定，绘制工资统计报表之后，领导可以根据这个报表对各个单位的工资情况进行全面的掌握，避免出现资金浪费等问题。

（二）构建智慧办公系统移动端

在现代科技不断发展的过程中，手机和平板电脑等设备的普及力度更强，利用无线网络钉钉就可以进行手机和平板电脑设备的使用。在进行移动互联网基础应用时，信息的交互模式已经发生了巨大的改变，移动端办公系统的应用，已经成为整个行业的发展趋势。在进行移动端办公系统建设时，可以实现动态的移动办公，企业各个部门和各个单位在开展工作时，不再受环境的限制。因为企业大多数下属单位远离本部，管理人员在外出和出差时，都可以利用钉钉移动端登录智慧办公系统，对企业的发展情况进行实时了解，还可以对公文和业务进行处理，促进了企业的健康发展。

（三）定制开发智慧办公系统

在进行系统设计的过程中，需要根据企业的个性化需求，对系统的功能和产品进行研发，确保企业能够找到符合自身需求的产品。但因为定制项目的实施周期比较长，需要投入更多的资金，因此企业要加强系统的管理。在进行系统定制开发时，可以在平台化的产品基础上，选择合适的生产商。系统的定制开发存在一定风险，但这种平台化的产品拥有二次开发和拓展的能力，同时企业可以享受生产商后续的服务，可以对产品进行升级。如果企业在进行定制和开发时，涉及的内容比较多，就需要投入更多的时间和精力。因此企业要根据生产商的开发情况，对自身的发展战略进行科学的规划，要与生产商进行配合，才能完善系统的功能，确保系统在使用时，能够发挥更大的作用。在进行产品功能实施时，生产商可以在现有系统基础上，根据用户的需求对其进行拓展和完善。但单纯的依赖生产商的更新，无法对系统问题进行全面的解决，需要保证系统在运行时，能够满足后续变化的需求，提高整体的应用效果。对于大型企业的发展来说，因为企业的规模比较大，涉及的部门和工作流程比较多，甚至存在异地的分支结构。在进行系统构建时，要对原有的业务系统进行全面了解，在此基础上对现有的系统功能进行完善和优化，才能促进系统的规范化发展。企业在进行系统选择时，需要选用安全性更好、性能更加良好的办公软件产品，才能提高管理工作的开展效率。通过这项系统对企业内部所有的问题进行全面的控制和解决，进一步减少建设的成本。因为这项系统融合了企业的核心业务，因此系统的使用更加频繁，企业的工作人员对这项系统存在更高的依赖性。利用这项系统对企业的业务进行集成化处理，需要根据企业业务模式的变化对现有的业务功能进行升级，或者将业务系统从智慧办公系统中分离出来，利用专门的软件对其进行处理。

企业在进行智慧办公系统建设的过程中，可以与整个世界进行联系。企业的工作人员可以在网络上查找资料，了解市场的行情，发掘潜在的客户，还可以与合作伙伴进行密切的联系。企业也可以通过网络发布相应的信息，例如企业的业务范围和生产经营业绩等，对自身进行宣传和介绍。相关系统在应用的过程中，具备更多的优势，可以根据使用对象提供不同的功能。在进行系统研发的过程中，要引进更多先进的技术，提高系统的智能化运行水平，才能促进企业的可持续发展。