会计档案管理工作中存在的问题及对策探讨

王育红

（山东省济南市第四人民医院，山东 济南 250031）

随着现代企业管理制度的建立，企业的各项管理工作逐步向标准化、制度化、现代化方向发展。特别是现代电子技术的飞速发展，网上办公、电子交易、虚拟企业等各种不同于传统企业的管理方式、经营方式应运而生，导致了传统的会计档案管理办法，越来越不适应市场经济发展的要求。因此，只有，尽快适应企业管理工作的要求，才是会计档案工作改革发展的方向。

一、会计档案的作用

会计档案作为企业经济活动的重要依据，对于制订企业发展目标的各种管理制度、促进企业管理水平的提高具有十分重要的作用。一是为企业制定内部管理制度提供重要的参考依据。比如，企业近几年产品成本定额、工资定额、库存水平、在产品周转速度等会计档案数据，都将成为制订企业内部管理制度、各种产品消耗定额的直接参考依据。二是为企业扩大产品销售、合理定价提供重要的成本信息和历史参考依据。比如，企业的历年商品销售单位成本、历年的商品销售数量变化趋势等，成为企业合理确定销售价格的重要凭据。三是对于加强企业的资金管理，防止资金流失，提供直接依据。比如，企业会计档案记载的单位应收款的账务原始记录，企业各种不良资产的盘点表等，都直接为企业管理部门提供了企业债权及资产的状况，为及时收回企业债权，及早处理有问题资产提供帮助。四是提供进行加工后的会计档案，容易被职工理解，有利于职工了解企业的经营情况，开展劳动竞赛，提高工作积极性，促进企业的发展，激发工作热情。五是在不影响企业技术秘密情况下，对外提供企业会计档案分析资料，有利于债权人及权益人了解企业的经营情况，追加投资或吸引潜在的投资者，为企业的发展注入新的活力。六是会计档案有利于财政、税务等国家有关部门及时掌握企业的经济活动动态，加强宏观管理。

二、会计档案管理工作存在的问题

目前，企业的会计档案工作也逐步暴露出一些不容忽视的问题，主要是管理技术落后、会计档案人员缺乏、会计档案利用率低等，会计档案还只是处于简单的保管性阶段，需要广大会计档案工作者不断提高业务工作素质和实际工作能力，改进和加强工作方式方法，加大会计档案的管理力度，才能适应现代化管理工作的需要。

（一）会计档案管理手段落后、档案保管设施陈旧

当今世界已经进入了一个信息化、网络化的时代。由于国际互联网的出现，从而改变了我们的时空差距观念，使我们通过互联网非常方便地进行数据传输与档案的管理工作。但从目前的企业会计核算状况看，部分集体企业及大部分小型企业，还基本延续中国几千年来的算盘加账簿的手工核算，与之相适应的会计档案的保管、利用等管理工作也一直没有太多的改进，年复一年地重复着传统的会计档案生成、存档、保管、利用、销级等过程。

（二）会计档案人员缺乏，业务素质有待提高

现代会计档案管理对工作人员提出了更新、更高的要求，不仅要具有一定的会计专业知识和档案专业知识，而且还必须具备熟练操作现代办公自动化系统的能力和一定的外语水平。但从目前的实际来看，由于企业发展处于调整时期，包括会计人员大量的调离、转，会计人员流失严重。基本会计核算人员身兼数职，会计核算工作已力不从心，专职会计档案管理人员更是凤毛麟角。会计档案人员不仅少，而且现代化知识缺乏，特别是档案素质较低。会计档案的归档、编目、保管、移交、鉴定、销毁等还不能严格按照《档案法》及会计档案管理办法的要求行事。部分会计档案管理人员还习惯于从会计需要的角度管理会计档案。虽然档案室的专职人员具有档案专业知识，但又由于会计知识的缺乏，也不能对会计档案进行有效的管理。因此，如何解决会计人员与档案人员结合的问题，成为企业今后会计档案工作的重要任务。

（三）会计档案重保管轻利用，大量的会计档案被束之高阁

虽然会计档案集中的原始材料比较齐全，但是由于会计档案专业性强、难以理解等特点，仅仅能提供会计档案原件，也就是“你借我拿，你还我存”被动式的服务，企业会计档案的利用主要是发挥凭据作用，为有关部门提供一些债权债务的原始数据，以及为企业的经济诉讼提供证据等。因此，当前的会计档案工作，已远远不能满足企业管理工作的需要。目前保管的历史会计档案，不但没有很好的开发利用，反而越来越成为企业的包袱。主要原因是大量的会计档案多年来没有及时清理、鉴定，造成会计档案良莠不齐，并占据了企业的库房空间，浪费了部分人力物力。会计档案不能充分利用的另一个原因是会计人员重视会计核算，轻视会计的管理、控制、监督作用及如何很好地发挥会计的参谋作用。由于会计档案的保管手段落后，也影响了会计档案利用水平的提高。要彻底改变企业会计档案工作重保管、轻利用的局面，就必须加大会计档案的整理力度，让多年积累下来的会计历史档案发挥作用。

（四）会计档案管理体制不能适应企业管理现代化的要求

现代办公自动化水平在日益提高，但基层企业会计档案管理制度、管理方式没有及时更新，使企业会计档案管理工作，在一定程度上仍然存在着机制不全、制度不完善、工作脱节的现象。主要表现在由于种种原因会计档案交接不及时，会计档案保管期限超期，单位改制、合并、清算等变化后会计档案不能按规定办理等。在会计部门与企业档案室之间，往往保管责任不明确，造成不必要的扯皮现象。部分单位会计人员变动频繁，新的会计人员难以在短时间内，熟悉会计档案。加之会计交接手续不完善，影响了会计档案管理的连续性和利用价值。会计死档现象时有发生。

（五）会计档案难以长期保存

除了会计档案库房、保管方法、利用次数等外在原因，会计档案本身也是主要原因。会计档案由于自有的特点，会计原始凭证来源非常广泛，除自身的内部自制凭证外，还有大量来自企业外的各个单位。因此，要使会计档案长期保存，困难较大。必须加强会计原始凭证的管理，按照会计档案的要求接收、整理、传递、归档会计资料，才能尽可能地满足会计档案长期保管的要求。

三、加强会计档案管理工作的具体措施

为了进一步加强企业会计档案工作，针对上述问题，应从以下几个方面强化会计档案管理工作：

（一）加强宣传力度，各级领导要高度重视档案工作

会计档案不仅是企业简单的历史记录。会计档案的管理状况和利用程度，反映着一个企业的管理水平和企业领导的能力。通过上级主管单位和档案业务部门及广大会计人员和档案工作者的积极宣传，让企业都认识到会计档案的重要作用，以引起各级领导的重视，特别是基层企业领导的重视，让企业领导学会怎样利用会计档案，指导企业的经济工作。从而加大对会计档案工作的投入，加强会计档案工作力度，改善会计档案的保管利用条件，让企业会计档案工作上一个新的台阶。

（二）充实专业会计档案人员

由于会计档案工作专业性比较强，要求会计档案人员既要熟悉会计知识，又要熟悉档案知识，同时随着办公现代化的深入，会计档案人员还必须掌握现代办公自动化和会计电算化的技能。为了在短时间内尽快提高会计档案人员的业务水平，一要加强在职会计档案人员的业务培训，或以会代训。让广大会计档案人员及早掌握最新会计档案管理知识，会计档案管理方法。二要鼓励会计档案人员主动自学，建立会计档案人员工作激励机制，提高会计档案人员的工作和学习的自觉性和主动性。三要加强队伍建设。有计划地充实会计档案人员队伍，让那些有现代知识的年轻人才，进入会计档案队伍，保证会计档案事业后继有人，

（三）改进服务方式，增强服务能力

会计档案专业性强，非会计人员难以理解，为会计档案的利用工作、服务工作增加了一定的难度。因此，要发挥会计档案的作用，首先要做好会计档案的著录标引工作，及根据企业现代化管理的需要对比较专业的会计档案，按照一定的规则、形式进行重新排列、组合，成为企业管理直接利用的根据。企业会计档案本身具有潜在的价值，只有经过编研加工，才能为企业管理部门提供更加系统、完整、精练、便于理解的信息资料，才能服务于企业的管理工作。其次，要主动拓宽服务领域，在不影响企业商业秘密的情况下，将有潜在价值的历史销售水平、生产成本、工资变动情况、费用水平、效益情况等经济指标，编研后根据企业各部门的需要主动提供。

（四）加快企业会计档案的信息化、数字化、网络化建设

加快会计档案的信息化步伐，首先要加大资金投入，购置现代化办公设备，建设符合电子会计档案保存要求的电子档案室，及长期保存会计电子档案的维护设施。其次，要加强会计档案的电子编目、检索及自动查询系统的研究，及时为企业管理活动提供档案信息。再次，要利用网络系统及时搜集会计档案信息，确保会计档案及时性、完整性、准确性。另外，在有可能的条件下，要建立会计档案的利用信息反馈系统，不断提高会计档案的服务利用水平，并有针对性地改进会计档案的服务工作，使企业会计档案工作在不断改进中发展完善。