基于ERP系统环境的企业内部控制策略研究

雷 鑫

（浙江高运交通建设有限公司，浙江 杭州 311200）

一、基于ERP系统环境的企业内部控制概述

（一）企业内部控制与ERP系统

内部控制是由各管理层和全体员工共同实施的，目的是实现控制目标的管理体系。建立高质量的企业内部控制制度体系，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，大幅度促进我国企业快速进入国际市场，并为参与国际竞争打下坚实基础。

ERP系统是企业资源计划，是企业通过ERP系统在企业生产经营过程中的购、销、存、人、财、物等各环节的合理规划，并优化企业内部各部门资源，使企业各环节管理水平得到有效提升，从而提高企业的效益。

（二）企业建设ERP对于内部控制的现实意义

现代商业环境正经历巨大变化，如何建立企业持续竞争优势，如何构建新型商业模式以取得合理利益等核心问题，需要企业在创新的路上不断努力加以解决。而ERP系统是通过软件工程师根据本企业的特点设计出一套最接近企业管理流程的系统，利用企业各部门人员的协同操作完成系统内对生产过程、合理库存、人力资源、应收款项、采购计划、销售产值等模块的数据采集。再将各模块集中汇总后反馈到企业各级管理者手中，在信息时代下实现数据共享，既可以节省人力资源，也能有效地提高信息传递的速度。同时，也可以将客户、销售代理商、材料供应商和协作单位等一起纳入管理中来，届时供应商、销售商等已经不是原来简单的往来关系，而是利益共同体的伙伴。这种关系构成了企业新的生态圈，可以实现企业从事中控制到事前控制的转变。

二、企业ERP系统应用对内部控制的积极影响

（一）提升内控信息的准确性

近年来，随着企业的迅猛发展，许多企业已经根据自身情况使用了ERP系统，在确保企业各人员准确录入的前提下，ERP系统可以快速准确地获取各种分析报表的数据。在原先纯手工模式下，会计监督一般都是事后控制，由人工核对单据的准确性和一致性。一般流程是由生产部门提供给采供部门生产所需的采购订单、采购、验收入库、生产领用材料、生产、销售、商品出库、送货，最后经核对与计算后获得库存数据，不能实时获取仓库信息，数据的获取需要大量的计算，不但耗时较长而且当时发生错误不易被发现。而在ERP模式下，从材料的采购入库、领料到生产、销售、送货各阶段可以同时进行，且由不同人员将所发生的业务录入系统，不同部门可实现信息共享，减少信息传递的时间，以及系统可以根据预先设定的逻辑关系进行核对，出现错误及时报警，从而大大提升信息的准确性和及时性。

（二）实现内部控制的系统化

目前，在实际的企业管理过程中，部分企业的管理制度和管理意识薄弱，与之相配套的管理制度未及时跟进，会造成信息不匹配，最终导致管理工作与程序存在漏洞，致使数据失去真实反映的能力。在ERP系统运行之下，企业内部控制的内容会与传统时代的内部控制不同，它不仅能保证资料的完整性，提升会计分析能力，防止浪费和舞弊行为，还能进一步扩大对系统开发控制、系统权限控制、网络安全控制，以及将系统维护人员与系统操作人员的岗位职责也纳入内部控制的范畴。在ERP系统下，传统会计操作系统中的会计核算方式、数据的处理流程等都发生较大的变化，致使企业内部控制的内容不断得以优化，而且具有可操作性。

（三）规范内部控制的流程

ERP系统是通过设计合理的业务流程，将业务流程固化、标准化，最大限度地降低人为影响。将内部控制点植入流程节点中，由程序设计人员根据本企业的特点，设计符合企业发展的业务流程系统，将企业的各个部门有机地结合起来，实现数据共享，强化内部控制的可操作性和执行力。当然，很多办事流程会发生变化，甚至流程的顺序也发生了变化。一般来说，业务的处理和审核权限所控制的流程越多，内控风险就越大。因此，规范的ERP系统可以在流程中设定约束规则及审批流程，约束操作人员的行为，使内部控制实现有效运行，将授权、职责与企业的组织架进行合理配置，并形成相互制衡机制。

（四）通过权限管理降低风险

权限管理几乎出现在任何管理里面。权限管理一般是指根据系统设置的安全规则或安全策略，用户只能访问自己被授权的资源。权限管理明确系统成员之间的关系，提高决策的效率。系统操作人员只对自己负责的模块进行处理，大大降低了由于个人主观因素而对业务数据错误的判断，从而达到降低风险的目的。

（五）弥补人工控制的主观缺陷

ERP系统可以弥补在组织架构中各环节手工操作所造成的延迟等各种缺陷，同时也可以克服各种人为因素的干扰，减少或消除风险的发生。比如，财务部门可以通过ERP系统的客户管理功能，随时了解企业资金回笼和应收款项的情况，以及成本管理的数据报告，进而减少财务成本的支出；采购部门可以通过系统的报警机制，及时补充或调整富余材料的库存，使企业库存达到最佳存储率，提高材料的周转率和资金的使用率。

三、ERP环境下企业完善内部控制的策略

（一）完善企业会计信息系统内部控制环境

对于ERP系统而言，能否充分更好地发挥其在企业中的作用，取决于企业内部控制环境的建设。而符合企业发展的严谨组织架构和规范的企业制度是推动内部环境建设的基础。而ERP系统实施后，打破了原有的模式及不完善的环节，建立了新的管理流程，实现了企业资源的共享和信息管理，进一步形成了良好的内部环境，有利于内部审计和稽查工作的开展，同时可以及时发现问题，同步在线监督，大大减少了流转环节和汇报审批的时间，提高了企业的办事效率，从而最大限度地减少客户流失、库存积压等情况，实现企业经济利益的提升。

（二）提高并完善会计信息系统档案的管理水平

近年来，互联网技术高速发展为现代企业的信息化发展带来了质的飞跃。各行各业纷纷投入网络信息化建设，产生了企业数据的井喷。然而，企业安全意识的淡薄和防护技术的滞后，使得企业原始数据的安全面临严峻的考验。ERP系统因为是在网上操作，由于网络的不稳定性，加大了信息资料泄露的风险。同时，ERP系统的各项记录都是在网络上的电子凭证，没有纸质的凭证，这种存储方式虽然减轻了操作人员的工作强度，但也带来了新的风险。为了保证系统数据的安全性和可靠性，企业应建立与之相匹配的合理、合法、完善的软硬件和数据安全措施，以备在特殊情况下对数据进行恢复和修复。在硬件上，通过提升硬件设备的质量，采用先进的硬盘镜像技术，随时收集和备份资料，以防止特殊情况造成数据的丢失。在软件上，可以将最先进的网络技术运用到内部控制中，与先进的管理技术相互融合，将其建成完善的内部控制系统。

（三）建立健全企业内部控制制度与流程

在ERP系统日常运营过程中，流程的设计环节至关重要，其直接影响着企业内部控制的实施效果。因此，在设计流程方面应该做好以下几方面工作：首先，要按照企业的需求梳理各部门所需的相关流程。其次，针对每一个流程都要根据企业的实际情况多维度地进行评估和分析，尽量规避风险，确保企业的日常经营不受影响。再次，要设置每个流程中的关键点，明确各个关键点上的人员岗位职责，确保各岗位之间相互制衡，相互监督。最后，在企业运行过程中，要根据需求情况不断磨合，持续提升流程的质量，从而实现企业高效运转的最终目标。在流程设计完毕后，企业的内部控制制度也要与之相对应，二者相辅相成，相互支撑。在设计内部控制制度时，最为重要的是确保录入数据的准确性，因此要明确员工需要做什么，怎么做，从物质和精神上如何鼓励员工提高录入数据的准确性，以及如何对报表数据进行人工核对或二次复核，确保数据准确。

（四）加强单位内部审计

企业实施ERP系统后，各部门管理人员可以实时掌握各阶段的信息，也可以对每一环节的流程和人员进行实时监控，通过内部审计进行实时分析和全面监督。而且，在操作过程中相关部门还可以对流程各个阶段和人员的权限进行查询和监督，以免出现违规违纪现象。实现风险关口前移，最终达到信息流、资金流和业务流“三流合一”的全面控制。

（五）提高内控组织人员素质

ERP系统是一个能高度集中企业各方信息资源并能为各部门人员提供信息化和系统化的平台。针对其信息共享广泛、使用者众多且知识层次大不相同的特点，培养具有一定计算机专业技术、熟悉企业经营管理、善于财务分析的高素质综合性人才队伍显得尤为重要。企业不但要定期组织人员的保密性和安全性的培训，深入了解内部控制的实质以及对ERP系统的深入学习，而且还要不断深化系统人员风险意识，提升企业内部控制的管理水平。同时，也要建立健全内部控制制度的考核和激励机制，从而充分调动员工的积极性，以便对工作流程以及日常工作内容进行监督。

四、结语

综上所述，在信息技术日新月异的大环境下，企业应进一步提升ERP系统在内部控制体系中的价值，促进ERP与内部控制之间的完美契合，提高内部控制的运行效率，从而为参与日益激烈的市场竞争提供保障，最终实现企业的可持续发展。