信息化背景下文书档案管理工作问题研究

颜东升

（山东天行健置业有限公司，山东 滕州 277500）

企业日常行政管理与综合事务中会产生大量的文书资料，具有极强的参考价值、凭证价值以及决策咨询价值。因此，有必要综合利用信息技术对文书档案进行科学化管理，充分保证文书档案收集、归档、开发、利用过程中的时效性、规范性、准确性、真实性和完整性。

一、信息化背景下文书档案管理工作的现实意义

1.有利于减轻档案管理人员压力与档案管理成本

过去，许多企业文书档案管理资料的传输、归档时间长，十分依赖档案管理人员[1]。同时，纸质类的档案资源需要占用大量的空间，且空间占有率会随之时间的推移而提升，不利于节约档案管理成本。与此相比，文书档案信息化建设则能够更好地解决上述两个问题。在信息化背景下，档案管理人员只需要通过计算机终端的文书档案管理系统对各类文书档案进行系统化管理，管理压力随之减少。档案管理人员可以直接通过线上终端对文书资料进行归档、更新、传输，缩减了许多不必要的工作流程，实现了人力资源利用效益的最大化。除此之外，文书档案信息化建设能够减少单位纸质文件的使用，无须占用档案室的物理空间，进而达到减少档案管理成本的目标。

2.有利于突破时空界限，实现文书档案资源利用效益最大化

传统文书档案管理工作时效有限，且无法实现实时传输、借阅的目标。文书档案信息化建设则能够更好地改进这一问题。一方面，通过搭建文书档案开发利用平台，可以直接向档案需求主体传输相应的档案资源，并为其提供在线阅览服务，打破了时间与空间的界限。另一方面，文书档案以数据化的形式呈现后，更便于被复制，可以实现打破传统“一对一”的利用格局。即多个档案需求主体能够同时查阅一份文书档案，极大程度地提升了工作效率与质量。

3.有利于实现长期保存，充分发挥文书档案资源的价值

传统文书档案管理工作对管理场地、管理条件的要求较高，保管难度以及安全系数较低。与此相比，文书档案信息化建设后，文书档案可以直接存储于计算机、硬盘、云储存终端，便于长期保存和长期管理。除此之外，文书档案信息化建设可以充分发挥文书档案资源的价值。尤其是建有文书档案数据库的企业，更是可以快速对文书档案进行汇总、编研、检索，为企业管理者以及其他人员提供决策依据、决策参考。

二、信息化背景下文书档案管理工作中常见的问题

1.文书档案数字化进程缓慢

现阶段，部分企业文书档案数字化进程缓慢，许多文书档案仍然以纸质形式归档与管理，难以开展后续的数字化利用工作。之所以出现这种现象，主要是以下几类原因：一是部分企业软硬件设施不完善，难以高效地对文书档案资源进行数字化处理，例如：缺乏高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，没有引进文书档案格式转化系统、文书档案管理系统等；二是部分企业文书档案管理人员数量不足，难以在处理存量档案的同时，对增量档案进行数字化处理[2]；三是文书档案管理系统与OA办公自动化系统的关联度不高，系统与系统之间在文件传输、文件共享领域仍然存在壁垒，无法对OA办公系统中收发的公文等文书进行归档整理。

2.综合性信息技术与文书档案管理工作的融合度低

实践中，部分企业尚未充分将大数据技术、云储存技术、智能算法技术等综合性信息技术融入企业文书档案的各个环节，文书档案信息化建设成效低。一是智能算法技术在立卷归档中的应用不足，没有打通文书档案各个管理流程，无法实现精细化管理的基本目标；二是大数据技术在文书档案管理中的应用不足，难以实现深度检索、深度开发，不利于搭建现代化的文书档案服务平台；三是云储存技术在文书档案保存中的应用不足，文书档案的保存时效低，且无法在物联网或者互联网终端进行共享，不利于资源利用效益最大化。

3.文书档案安全管理滞后

在信息化环境下，信息技术为文书档案管理工作创造更多便利的同时，也带来了一定的风险。典型表现在黑客、木马、勒索病毒以及其他病毒程序对文书档案管理系统的入侵，将会影响文书档案的完整性、真实性以及准确性。然而，实践中部分企业过于强调信息技术的利用，没有意识到信息技术的负面影响，在文书档案安全管理领域仍然存在许多漏洞[3]。一是内外网尚未进行区分化、隔离化，通用一个网络对文书档案进行管理，容易引发泄密、文件损毁、文件非法加密等事件，损害企业的合法权益；二是仍然通过单一手段进行安全管理，对现代安全保密技术的应用不足，难以适应新形势下文书档案安全管理的要求；三是涉密类文书档案与普通类文书档案采取同种管理方式，存在一定的保密风险。

三、信息化背景下加强文书档案管理工作的对策

1.转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作

文书档案资源种类多、内容丰富、涉及面广，管理过程中的难度较大。只有充分对文书档案进行数字化处理，做到文书档案数字化全覆盖，才能真正朝着信息化管理的目标前进。具体而言，一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，企业要结合文书档案信息化建设的基本要求以及企业实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端；另一方面，企业要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合企业人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。同时，企业也可以探索将非涉密文书档案资源交由外部企业进行加工和处理，通过服务外包等方式来推进文书档案数字化建设的进程。三是要进一步推动信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。

2.创新方法，综合利用现代信息化技术

信息化社会，文书档案管理工作必须要充分依赖多种现代信息化技术。具体而言，一是要通过智能算法技术，对档案管理系统采集、归类、整理文书的流程进行优化，并设置自动化流程，探索实现文书档案立卷归档与开发利用一体化。二是要通过大数据技术对文书档案进行筛选与识别，设置更为科学合理的检索工具以及检索条件，满足档案需求主体深层次的档案需求。同时，要应用好大数据技术在文书档案检索中的优势，进一步对文书档案进行细分，建立不同的文书档案数据库，满足未来文书档案编研、文书档案专题建设、政策研究分析的需要。通常而言，企业可以将文书档案划分为公文类、政策类、法律法规类、会议类以及其他类别的文书档案，并对其进行深度加工与利用。三是要应用好云储存技术，实现文书档案自动、永久保存。为此，企业可以将文书档案管理系统与相应的云终端进行关联与同步，将文书档案上传至云储存终端，进一步节省文书档案所占的硬盘空间，推动文书档案管理工作可持续化发展。此外，企业也可以依托于云储存终端，深化与分公司、子公司在文书档案管理领域的共享与合作，进一步发挥档案在企业整体中的作用。

3.坚守底线，严格把控文书档案的安全

为了更好地保障档案安全，坚守安全底线，一是要严格实行文书档案管理系统内外网隔离，落实安全管理责任，提升文书档案管理人员的安全意识。同时，应采用防火墙来对访问IP以及U盘等介质进行严格化管理，及时发现病毒和非法程序入侵。二是要应用区块链、数字水印、云加密、数字加密等新型的信息技术对文书档案进行加密处理，适应新形势下信息技术的发展趋势。同时，也要对文书档案管理人员进行培训，确保其能够熟悉应用各种信息技术，打造复合型人才队伍。三是要重点关注涉密类文书档案的安全管理，充分保障企业的利益和商业秘密。对于涉密类的文书档案，还应当进一步进行加密处理，并设置相应的访问权限，严格保守档案机密。

四、结束语

在现代信息技术高速发展的今天，信息技术对各行各业的影响力不断提升，信息化成为时代热词。在信息化背景下，文书档案管理的内容、要求、方式都发生了变化，文书档案管理人员需要进一步用新思路解决实际工作中产生的新问题，不断提升文书档案资料的利用率。具体而言，一是要转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作；二是要创新方法，综合利用现代信息化技术；三是要坚守底线，严格把控文书档案的安全。相信在文书档案管理人员的努力下，企业文书档案管理效率、质量以及利用率都会得到大幅提升。