增值税专票电子化对单位财税管理的影响及策略研究

张 烨

（长沙晚报社（长沙晚报传媒集团有限公司），湖南 长沙 410000）

信息时代，网上办公逐渐走入单位管理视野，加快了单位财税管理工作实现自动化、程序化以及信息化的进程，这既增加了单位财税工作的便利性，也为后续增值税专票电子化提供了良好的环境。根据《国务院办公厅关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》精神，我国应在2020年底基本实现增值税专用发票的电子化，将主要的税务工作从线下转移到线上。而根据国家税务总局公告2020年第22号《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》，在前期宁波、石家庄和杭州等3个地区试点的基础上，自2020年12月21日和2021年1月21日起，分别在天津、北京、湖南等36个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。根据前期的试点情况来看，基本已经具备实现电子专票的条件。增值税专票电子化是必然的趋势，且已经基本临近全面完成。对此，各单位应加大对增值税专票电子化的重视，研究其带来的影响，并制定应对策略。

一、增值税专票电子化给单位财税工作带来的便利

1.降本增效

对于单位而言，传统的纸质发票从领购、打印、到归档的整个过程中，由于是纸质版本，需要大量的人力支持，需要专人来完成票据的传递工作，增加了单位的人工、办公成本。而且从效率角度而言，纸质发票的保管、信息搜寻等都需要耗费较长时间，且存在丢失、损坏等不可预见因素，若出现开具不规范、盖章不清晰等问题则需要重新开具，使得企业无法及时完成认证、抵扣、对账、报销等操作，在当前讲究效率的环境下，纸质发票带来的劣势非常明显。而相比之下，电子发票领用方便、样式更加简洁、远程交付更加高效，也不太需要大量的人员，使用增值税专用电子化发票对单位而言更加节省成本，且信息交流效率更加高效，为单位财税管理提供了及时的初始数据信息支持。另外，增值税专票的电子化也方便了税务机关的工作，使其能够更加全面地监管单位涉税情况，企业上下游的数据也能打通，自动对账会变成常态。这也意味着虚开发票的空间将被极大压缩，能营造一个公平竞争的市场环境，促进市场主体的健康发展。

2.促进单位业财一体化，提高单位财务管理水平

电子发票可以实现和单位ERP系统、OA系统等有效结合，能够将增值税发票信息实现全面电子化，便于单位进行集中处理，为单位业务信息、财务信息的共享奠定了良好的基础，可实现数据的实时共享。同时，增值税电子专票也可以更好地和单位费用报销、合同、资金支付等环节实现相互联通，更便利地形成“三流一致”，推进了单位业财税一体化管理建设，提高单位财税管理水平。另外，增值税专票的电子化也促进了单位对OCR等技术手段的应用，发票采集更加自动化，逐渐实现发票的自动化管理，使得单位自动化管理水平不断提升，助力数字化管理转型，从而更加快速、高效地为单位提供财税服务，提高单位决策和管理的科学性。

二、增值税专票电子化后单位财税管理面临的挑战

1.设备更新难题

从目前电子发票平台公布的发票规格样式来看，开具的增值税电子专票的格式为OFD格式，相比传统的纸质增值税专票，样式更加精简，新增的“电子印章”为发票的真实性、安全性提供了保障。但增值税电子专票开具是否必须有专门的设备，如何应对不断升级所带来的硬件需求，对单位而言还是一个未知数，多数单位还不够清楚现有系统设备是否可以直接读取OFD格式的增值税专票信息[1]。虽然事业单位享受财政补助，但在当前的市场环境下，单位资金需求较大，随意更新设备必然会影响当前单位系统的软件布局，单位陷入更新设备软件，会加大资金缺口、影响正常的业务经营，而不更新设备又担心影响到增值税发票电子化推进的纠结场面。

2.流程改造问题

目前，我国企事业单位的各项财务管理制度、发票打印以及报账等的流程，基本是以满足纸质发票的记录、报账等需求而设计的，所以即便目前增值税专票电子化已经开启全面普及模式，但在实际管理中，增值税专用发票基本还是以纸质发票为主，电子化的增值税专票在单位财税工作中应用的条件不够充分，使得单位仍然倾向于打印报账，增值税专票电子化带来的便利被冲抵较多，而且在具体的流程改造上也存在疑问。比如，相比传统的纸质增值税专票，增值税电子专票是否要按照普通电子发票那样通过影像设备扫描、验真、抵扣等流程来设计，还是直接利用专票电子化信息来完成操作，单位陷入了改造流程却不知道如何入手的尴尬境地。

三、推进单位适应增值税专票电子化的策略

1.营造良好的内部环境

（1）全面学习相关政策法规，规避税务风险。从当前发展来看，增值税专票电子化是必然的趋势，尤其是在国家大力强调税务监管全面、严谨开展的环境下，增值税专票的电子化能够有效地规避和抑制一直存在的虚开增值税专用发票以骗取出口退税、虚抵进项税款、虚列成本逃避企业所得税等情况。不过，目前我国增值税专票的电子化工作还处在初期阶段，还在和单位、税务机关等财税管理工作不断地进行磨合，国家也在不断出台一些政策、意见等来指引和推进增值税专票电子化的发展。所以，为保证紧跟国家步伐、适应市场变动，单位应重视专票电子化相关政策法规的学习，及时了解政策的变动情况，以便能够及时根据要求对自身工作进行调整，及时规避税务风险、财务风险等[2]。

（2）加强人才培养。增值税专票电子化转换后，同以往相比，单位财税工作的自动性更强，发票记录、报账、管理等各环节工作对人力的要求降低，意味着财务人员工作量减少，财务人员岗位职责发生了一些变动。而与此同时，增值税专票电子化后的财税工作对单位财务人员的分析、管理等综合能力提出了更高的要求。为此，一方面，单位应综合岗位设置原则、实际管理需求等对岗位进行优化，精简管理层级，并明确、细化各岗位权责。另一方面，单位也要加大对现有财务人员的培养，对其专业知识进行培训，推动财务人员转型，从而更好地支撑增值税专票电子化后单位的财税工作，发挥财务价值管理作用。

2.从战略层面规划系统建设，完善流程

对于系统的建设和优化，单位应先明确认识到财务管理信息化建设推进的必要性和重要性，认识到财务系统、ERP系统等升级的必然趋势，从而加大在信息化建设上的投入，稳步推进自身业财一体化、共享中心平台等建设，建立电子档案系统，实现数字化管理。再根据现有研究分析，结合当前各类系统软件，或邀请专业机构协助，了解当前单位系统软件是否需要更新升级，以及更新核算系统、票据系统等。同时，追踪增值税专票电子化发展情况，吸取其他单位经验，作为对照，合理规划自身系统建设。就目前而言，单位可以采取以下系统建设方案，并优化相关管理流程：

（1）以增值税专票电子化为突破点优化税务系统

单位要以增值税专票电子化带来的变化、影响等为依据，结合其他专业人士、机构等建议，重新构建电子专票领票、开票、寄票、收票等流程，以涉税事项管理业务，实现线上化为目标，并根据政策要求、自身预算规划、业务运行中的问题等来选择是否需要置备以及何时置备专用的影像设备等，实现增值税发票相关管理操作的自动化。同时，借鉴内外部数据、技术等，丰富单位税务筹划模型和风险模型，推进单位税务系统的智能化。

（2）以增值税专票电子化为突破点完善报账系统

增值税专票的电子化能够实现数据的集中处理，而且票据信息也是单位财务核算的重要依据，单位需要针对报账系统进行增值税专票电子化的融合，优化系统功能，保证在取得增值税专票后，可以通过系统程序、业务规则，分流报账业务，进而实现自动化报账，从而将单位财税管理中的事后核算监管提前到事前对票据的控制，从而推进单位税务会计、财务会计的有机整合，利用线上操作来代替线下的纸质发票记账、报账等流程，提升单位财税管理效率和质量[3]。

（3）以增值税专票电子化为突破点优化业务系统

增值税专票连接业务活动和财务数据，在系统建设中，单位也需将增值税专票电子化融入单位业务系统中，深入到采购、项目等各业务模块，在业务系统中重构增值税专票管控逻辑，从而有效打通单位的发票数据和业务数据，推动单位业税的一体化，实现单位税务管理和业务管理的有机结合，更好地进行节税，并享受增值税专票电子化的红利。

3.加强部门协作，共同推进增值税专票电子化

从增值税专票在单位中的整个流转环节来看，单位在推进增值税专票电子化以及完善和优化财税管理时，涉及业务、财务等多个部门，尤其是对于单位的采购等业务部门影响更大。为此，一方面，单位要强调部门合作的重要性，组织各部门学习增值税专票电子化、财税等方面的知识，明确认识到自身在推进增值税专票电子化应用中的责任和义务，从而能够主动配合财税部门，消除部门间的信息不对称问题，更好地发挥部门协同效应[4]。另一方面，单位也要和业务相关联单位做好沟通工作，保证上下游产业链上发票流的稳定，减少外部因素对单位自身票据管理工作的影响，优化协同管理流程。