国有企业集团社保档案管理现状及改进思路

王瑞康

（晋能控股煤业集团社保中心，山西 大同 037003）

社保档案是指社保对象的业务记录与信息档案，目前几乎已经覆盖了我国全体公民，是核定参保对象享受社会保险待遇的重要依据，关系人民群众的切身利益，是重要的民生档案。同时，因个人所享受的社保服务类型也比较多，因此，社保业务内容具有一定的复杂性，不同社保服务类型的处理步骤也有一定的差异。社保档案在建档后，会跟随参保者的一生，存档内容复杂且多、周期长，因此，社保档案管理工作量比较大。国企通常都肩负着更多的社会责任，国企的社保档案管理质量对企业的和谐稳定具有较大的影响作用，因此，国企应该要重视工作人员的社保档案管理成效，维护企业参保人员的基本权利。

一、做好社保档案管理工作的意义

1.有助于持续深化社保制度改革

随着我国社会经济水平的提高，人们的生活质量也有较大的提升，社保制度随着国家发展不断与时俱进，在基于传统的社保制度下不断改进、调整，将其打造成更适应现代社会发展的制度。在这一背景下，社保档案管理工作的实施能辅助社保制度的改革，促使其能顺利进行改革，保证社保制度改革的持续性与深入性，也有助于国家持续、稳定的健康发展[1]。

2.保障社保事业发展

在社保业务不断开展期间，每天都会产生大量的社保数据，这些数据均需要纳入社保档案当中，也是社保档案的重要组成部分，需要对这些数据进行合理的存储与保护，尤其是在人员流动期间。社保档案应该要随着人才在单位组织之间的流动而发生转移，在此期间，必须要做好社保档案数据的统计工作与信息留存工作，严格根据相关规定与相关流程完成社保档案的转移，保证社保档案的完整性与准确性，这也是保障社保事业可持续健康发展的重要条件。

3.保障社会公民的合法权益

社保业务与社会公民的切身利益与合法权利息息相关，社保档案管理工作的有序开展能证明公民的社保情况，保障社会公民在生育、失业、工伤、疾病、退休等情况下依法从国家、社会获得物质上的帮助。另外，社保档案记录中有参保人的个人信息、保险关系以及社保缴费情况等，这些信息都将参保人的社会保险情况准确记录，是参保人维护自身合法权益的重要凭证[2]。

二、国企社保档案管理现状

1.管理手段落后，管理人员素质参差不齐

从目前我国国企社保档案管理现状来看，存在着管理手段落后这一问题，管理人员的素质也参差不齐。大部分国企在社保业务办理时仍然需要采用手工方法进行，在参保人的信息资料档案记载、档案保存与档案传递中均采用传统的方式，尽管部分能实现电子管理，但没有实现参保人、计算机以及软件三者充分结合这一效果，且相关软件设计人才也较少，在查取参保人的社保档案资料时比较费时，工作效率普遍较低，无法充分发挥其效能，对企业分析与企业决策等方面的工作产生较大的影响。

2.缺乏统一的管理机制

目前，国家针对社保档案管理方面出台许多政策，就针对不同的省市下发许多有关社保方面与企业劳动方面的政策，但目前暂时没有一份有关社保档案管理的规范性文件。部分企业在档案管理期间通常由于工作职责不明确、工作不规范等因素导致参保人的社保档案被分割保管、分室存放，交叉重叠、职责不清，给社保档案的管理工作带来极大的影响，也不利于劳动者有序、合理的流动。部分企业甚至没有固定的档案室，也没有专职管理人员，导致参保人信息流失，给后期参保人查询社保信息带来不良影响[3]。

3.社保档案管理内容规范性不强

部分企业参保人的档案材料缺乏客观性、完整性与准确性，部分企业职工的档案材料则缺乏连续性，在社保档案当中除了劳动合同以外，还需要对职工的自然情况、健康状况、社会背景以及岗位变动等方面的内容进行完善，但从目前情况来看，部分企业的社保档案管理中并不具备这些信息，有的档案内容则前后矛盾。如社保档案当中的年龄与身份证、户口本中的信息不一致，参加工作时间不正确、个人经历不完整、档案出现人为涂改等现象，给劳动保障部门、职工办理退休、失业以及特殊工种认定等工作带来较大的难度。同时也容易引发劳资纠纷，不利于职工维护自身的合法权益，容易滋生企业内部不稳定隐患因素。

三、国企社保档案管理的改进思路

1.提升工作人员的综合素质

社保档案管理手段是否科学、工作人员的综合素质质量好坏会直接影响企业档案工作的质量、效率，在社保档案管理工作中，企业高层领导应该要起到带头作用，作为社保档案管理工作的直接负责人，由专业的业务人员完成社保档案保管、档案立卷、档案统计、档案编研以及档案利用等工作。在这一管理方法下，可以将社保档案管理工作中的职能与职责分开管理，对加强社保档案管理工作的规范性有一定的作用。同时，企业也要重视提升工作人员的综合素质，提升管理人员的责任意识，企业可通过加强业务培训提升使用者对软硬件操作技能的熟练度，通过企业内部合理管理打造一支责任心强、业务精湛的社保档案管理工作队伍，为实现社保档案资源信息共享奠定良好的基础。

2.规范社保档案管理标准

国家与省级政府及相关部门应该要针对当地社保档案管理现状尽快出台一些社保档案管理办法，内容要涵盖档案储存内容、储存范围、管理制度、保管措施、人员职责以及相应的配套设施等。同时，也要对这些内容进行细致的规定，改变无秩序、责任不明确的管理现状，形成一个科学的社保档案管理体系。

3.充分发挥社保的服务职能

社保档案管理不但要对参保人的信息进行采集，还需要对其进行整理、加工与传递，因此，社保档案管理工作应该要向更高层次的信息资源开发迈进，充分发掘档案当中蕴含的有价值信息，组织信息交流便于为用户服务。随着我国信息化技术水平越来越高，档案资料经过信息化管理之后，从原来的人力查找转化为电子化查找，能显著地缩短信息查找时间，提升工作效率，为档案信息开发创造有利条件，也便于各级社保部门了解国企的具体资料，并将其汇编为档案史。通过对社保档案进行整理、分析，可以为企业合理调配劳动力资源创造良好的条件，动态化处理国家、个人与企业之间的分配与再分配关系[4]。

4.重视社保档案信息化管理

各大省市与国企应该要成立一个专业的社保档案管理中心，并出台相应的政策保证社保档案的信息化统一管理，以此完善社保档案的调度方法与使用方法，配备高性能的计算机硬件设备，根据区域设置网络服务器，为社保档案管理的信息资源共享奠定良好的基础。且提前做好社保档案信息化管理准备还能在后期发展中降低信息使用成本，给企业带来良好的经济效益。同时，需要加大应用软件的开发力度，针对社保档案管理工作建立大型数据平台，统一数据库内的应用软件。应用软件应该要具备以下要求，采集的信息需客观、全面，一经录入不能随意更改，且能经终端取数；有自动编目功能与自动索引功能，可根据条件索引对软件内的所有信息进行综合查询；可进行分类统计综合报告，条件审核报表生成，且需要随着时代发展不断更新换代，满足未来扩容、增加新功能等方面的需求。

5.坚持“双轨制”档案管理

尽管目前社保档案管理已经进入信息化、数字化，但仍然有一些历史资料需要保存纸质原版以备不时之需。因此，在社保档案管理更新换代时应该要加强对纸质原版社保档案的管理工作，坚持“双轨制”档案管理，实现电子化社保档案管理与纸质版社保档案管理相互融合、相互贯通[5]。

四、结语

国有企业的社会责任相对较高，相对于其他企业来说，国有企业更应该做好社保档案管理工作。首先，应该要明确社保档案管理的重要意义，而后结合国企社保档案管理现状提出社保档案管理的改进思路，从信息化管理、管理标准、管理人员综合素质等方面出发，不断优化社保档案管理水平。