信息化视角下医院人事档案的精细化管理路径

窦 卉

（淄博市妇幼保健院，山东 淄博 255000）

0 引言

医院人事档案中记录了医院所有工作人员的个人信息，而且覆盖了个人信息的方方面面。在传统的纸质档案管理中，因其占用大量的存储空间，进而造成了信息的严重损失，甚至会出现信息错误等现象，早已与时代发展脱节。此时，急需一种先进的管理模式，加强对医院人事档案的有效管理。精细化管理是一种先进的企业管理模式，在实际的管理过程中，涉及到了企业发展的各个方面，即便是微小的问题也会及时发现，并给予合理的解决。在医院人事档案管理中，合理利用精细化管理模式，能有效弥补管理缺陷。

1 医院人事档案管理存在的问题

1.1 人才结构不合理，专业素质不高

人事档案具有保密性与严谨性，无形中要求管理人员具备较高的政治素养与业务水平。然而，大多数医院缺少人事档案专业管理人才，尤其是同时具备档案管理专业知识与较高信息水平的人才，更是少之又少。通常情况下，人事档案管理由行政人员代理，再加上医院领导层缺乏档案管理意识，缺少档案管理方面的投入，对医院档案管理的发展产生了消极影响[1]。

1.2 看重收藏，忽视利用

现阶段，大多数的医院将工作重点放在了提高医疗服务方面，缺乏对档案的有效认知。根据不完全统计，将近九成的档案管理人员不熟悉档案的用途，甚至认为档案不过是资料罢了。医院档案管理意识的缺乏，管理设备的不充分，大大降低了人事档案的使用率。

1.3 档案内容不丰富

正常情况下，档案资料要覆盖十类内容，且每一类归档内容都较为全面。只有完善人事档案，才能充分发挥人员的特长。然而，现阶段医院档案内容较为匮乏，不丰富的档案降低了人力资源的利用率。例如，在人事档案中，很少出现医德、科研、进修等方面的内容。

1.4 人事档案管理制度有待完善

开展任何工作都要有完善的管理制度进行支持，才能够更好的完成相关工作。尤其是在进行人事档案的管理工作时，没有完善的管理制度，将会导致相关员工无法按照明确流程开展具体工作，这不仅会极大的影响员工的工作效率，还会导致人事部门无法有效的与医院其他部门沟通协调。而通过观察我国医院目前的人事档案管理制度，却可以发现其中存在着很多的问题，这就导致档案管理工作存在着很大的随意性，相关员工的工作积极性也不是很高，工作效率也受到很大的影响，这就导致医院的整体工作效率下降，极大的影响了医院的良性发展。

2 信息化视角下医院人事档案的精细化管理路径

2.1 革新人事档案的管理理念，加强对人事档案的科学管理

革新人事档案的管理理念，加强对人事档案的科学管理，我们要从四个方面为切入点。首先，加强人事档案重要性的有效宣传，将档案重要性的理念充分的融合每个员工的思想中。其次，把人事档案管理渗透到医院考核机制中，通过制度加强对人事档案管理的约束，体现人事档案管理工作的重要性。再次，搭建人事档案数据库，人事档案的存储方式从数据与纸质并存，并电子档案逐步发展。最后，共享人事档案信息资源，完善人事信息系统的查询功能，为医院人才队伍建设与决策提供信息保障。

2.2 完善档案管理制度

管理制度是加强管理的规定性要求，在日常的管理活动中，对人事档案管理工作起到了合理的约束性。由于档案的特殊性，所以在人事档案制度的制定过程中，一定要加强对隐私性与安全性的建设活动，加强对科学管理的合理规划。尤其是对档案的查阅方面，需要严格遵循有关的管理制度，只有具有浏览资格或者是经过授权的人，才能够阅览人事档案。禁止不具备资格者阅览档案，这样才能够保证档案的安全性和隐私性。所以，档案管理人员要对档案进行正确的分类，有效区分档案的性质，设置档案的查询权限。为了方便查阅，还要根据档案的实际情况进行科学的划分，在不断调整过程中，发现制度问题，并给予及时的修正[2]。同时，还要对原有的管理制度进行完善，要能够迎合信息化的需求，使其能够与信息库相辅相成，这样就能够极大的提高人事档案管理工作的效率。这就需要加强建设医院的信息化档案管理系统，充分的发挥计算机技术的作用，通过计算机开展人事档案的管理工作，要将纸质档案的相关资料，收录到计算机之中，这样就能够更好的开展对档案的查阅工作。需要注意的是，对旧有的纸质档案也要做好保管工作，不能够随意的进行处置。因为纸质档案是开展信息化管理的基础，如果纸质档案出现问题，将会对开展精细化管理带来极大的不良影响。因此，需要相关工作人员在完成对纸质档案的录入后，进行妥善的保管，做好防潮防水工作，并制定有关的管理制度。

2.3 树立科学的医院文化

在人事档案的精细化管理过程时，要树立科学的医院文化，医院文化是医院发展的核心，优质的企业文化对员工行为起到了积极的影响，同时也为医院的发展奠定了文化基础。在人事档案管理的第一步，要认清精细化管理与传统模式之间的区别，在传统的人力档案管理过程中，保存资料是主要的工作内容，而在精细化管理模式下，人事管理能有效提高医院对人力资源的利用率，充分发挥每个员工的能动性，为医院的发展提供支持。同时，医院方面要加强医护人员核心素养的教育与培训工作，提高医护人员的专业技能。在优质医院文化的基础上，加强对员工需求、动态的有效关注，让员工感受到家的温暖，激发员工的工作热情，最终实现企业价值的提升。

2.4 搭建人事档案信息数据库

随着医疗人员的队伍也逐渐壮大，大量的人员资料要进行归档。然而，众多的部门给新增材料增加了难度，例如，工资审批与晋升由人力资源负责，党团资料由党办负责，进修由科教部负责等。因此，医院方面要结合实际情况，搭建人事档案信息数据库，加强对人事档案材料的整理、分类、归档。根据人事档案资源的差异性，制定多种数据资源表格，对人事档案数据库标准进行完善，真正落实与深化医院的精细化管理。

2.5 注重更新软硬件设备

古语云“工欲善其事必先利其器”，为了能够有效开展信息化人事档案管理工作，就要对相关的软硬件设备进行更新，提前做好相关设备的准备工作，才能够更好的创新人事档案的管理方式以及管理内容。首先，医院的领导者，需要重视对硬件设备的更新工作，适当的拨出资金，对硬件进行完善，尤其是要对各种存在问题或者是功能不完善的硬件设备进行更换，这样才能够更好的开展相关的管理工作。其次，要定期对软件进行更新，积极应用新式软件，这样才能够开展精细化的管理工作，方便相关部门检索人事信息，从而减轻统计人员的工作负担，减少其中的漏洞。最后，医院还有必要安排人事档案管理人员到各大医院进行学习，积极的引进先进的管理方法，从而有效提高人事档案管理工作的效率和质量。

3 结束语

综上所述，医院人事档案管理工作是医院持续性发展的关键选项，它涉及到了医院所有人员的个人信息。然而，医院有专业复杂、人员众多的特点，给档案管理带来了阻力。随着信息技术的高速发展，精细化管理与医院人事档案管理的相互融合，能极大程度的提高工作效率，减少医院的运营成本，为医院的长足发展奠定基础。