OA系统在煤炭企业中的应用实践

田 源

(中煤科工集团西安研究院有限公司，陕西 西安 710077)

0 引言

OA是OfficeAutomation的简写，即办公自动化，所谓OA系统就是利用网络和软件构建一个组织内部办公平台，用于辅助办公[1-3]。OA系统是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统。自1985年国内召开第1次办公自动化规划会议以来，OA系统在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可或缺的核心应用系统[4-7]。OA系统可提升人与人、部门与部门之间的管理和办公效率，涵盖了单位内部的沟通与协作、信息与资料共享、文档管理、工作流程等内容，使单位事务自动化、无纸化、网络化，以实现协同工作[8-11]。

中煤科工集团西安研究院有限公司(以下简称“西安院”)是一家专业从事煤炭地质与勘探的大型科技型企业，并已成为在煤矿安全高效开采地质保障技术、装备与工程领域唯一具有突出优势的国家重点高新技术企业。为规范公司的生产经营管理和日常办公管理，使办公不再受到地域和时间的限制，降低办公成本，提升工作效率，真正实现办公自动化、标准化、规范化，由西安院信息网络部牵头，各职能部门协同配合，经过数月的实施建设，将公司的审批流程植入到OA系统中，完成了OA系统在全院范围内上线运行。

1 OA系统的建设过程

1.1 前期调研

前期调研阶段的主要工作是需求的收集，分为3步。一是与相关部门确认需植入系统的组织结构和人员列表，明确人员的唯一登录名和初始密码。二是根据院里现有的规章制度梳理各类业务审批流程，与平台开发商确认技术可行性。三是针对每条流程收集相应的线下表单，若无线下表单则与相关部门确认字段从而设计电子表单。

1.2 制作实施

制作实施阶段主要有2个工作，一是组织结构和人员账号的建立，二是流程搭建。

建立组织结构和人员账号：①首先，在OA系统内建立组织结构，根据调研阶段收集的组织结构列表，将每一个部门新建到OA系统中，并设定其层级关系；②其次，为公司职工建立OA账号，并为其设置对应的部门和直接上级；③最后，对每个部门设置负责人。

流程搭建：首先根据调研阶段收集的需求制作表单，并完成相关配置。对表单中数据格式、字段编辑权限、显示效果等进行基础配置；对每个表单建立相应的审批流程，包括设置节点和明确流转方式，配置每个节点的操作人、路径条件、审批条件等信息；对流程的每个节点配置表单填写、审批、办理、阅读、打印等操作权限；根据业务需要，设置是否关联、触发其他流程。

1.3 测试上线

为降低系统正式运行上线的风险，西安院部署了正式服务器和测试服务器，在正式上线前，所有实施和测试工作都在测试服务器上完成，测试通过后再复制到正式服务器。

测试已建好的流程：完成了以上2个阶段后，便可开始真实场景的模拟。在各终端(包括PC端和移动端)发起和处理测试流程，登录流程涉及的人员账号进行操作，检验表单数据是否显示正确、流程路径是否通畅正确、操作权限是否分配得当等，如某流程为通过检验，则在系统后台反复调试该流程，直至其能胜任日常业务审批需要。

组织用户培训：大多数流程测试通过后可组织用户培训会议，通过幻灯片为用户介绍OA系统的域名地址、人员账号登录方式以及在多终端的操作方法，并现场为用户演示1到2个流程完整的流转过程。会后，将培训幻灯片和用户操作手册分发给用户，以便用户在使用OA系统遇到问题时能查找解决。

上线试运行：所有流程测试通过之后，便可以将测试服务器的数据复制到正式服务器，上线试运行3个月。在试运行的过程之中，对用户的反馈，包括系统Bug、操作疑问等信息进行记录和处理，不断完善OA系统。

1.4 运维管理

流程的上线运行，并不代表流程已完全制作完成。因审批业务变更、组织结构变动、人员流动和系统升级等原因，都需要及时更新维护流程，运维管理是一个基础和长期的工作。

2 OA系统上线后带来的改善提升

2.1 数据处理

数据填写规范，查询统计便捷。在填写传统纸质表单时，对于部分规范严格的表单(如财务、授权审批事项)，时常出现因字迹潦草、错填、漏填等问题导致重新审批的情况。OA系统中的电子表单，会对关键字段进行检验，若出现信息类型填写不正确、未填写必填项等问题，操作人员将收到系统报错，无法提交表单，规避了因填写错误而返工的情况。同时，除非人工操作数据库，OA系统中的流程和表单是永久保存的，且可以按照表单字段进行查询和统计，避免了审批表单遗失或表单数量太多难以查询的问题，为业务专岗的工作带来极大的方便。

2.2 降低成本

实现无纸化办公，降低办公成本。随着OA系统的上线运行，办公成本的降低是显而易见的。传统线下业务流程审批，对于审批所需的表单、文件等材料，需多次打印发放。OA系统上线后，以电子化办公代替纸质办公，实现了在线申请、在线审批、文档扫描上传、在线流转和审阅等功能，减少了纸张使用，降低了纸张、油墨、打印机、复印机等办公费用，同时，也减轻了工作人员的压力和劳累度，降低了人工成本。

2.3 提升效率

传统的业务流程：对于传统的线下业务流程审批，发起人在申请时可能不了解表单填写规则，以及不清楚接下来的审批环节，一般先通过查阅公司的规章制度或询问相关业务专岗，了解需准备的材料及后续审批环节再做申请，若查询或咨询过程中得到的信息不准确，则可能填写的表单不符合规范，被后续的审批人员退回。这个过程不仅消耗申请人的时间和精力，对于业务部门来说，接受路程咨询也属于日常工作的一部分，尤其对于某些发起频率较高、流程相对复杂的流程，业务部门的答疑工作往往会占用大量时间。

OA系统的效率优势：流程审批便捷，提升工作效率。在OA系统内实现流程的线上审批，流程的配置人员可在申请节点的表单上对填写规范进行注明，免去了申请人查询或咨询的过程。且在审批流程单的任何一个节点上，都有查看流程图的按钮，操作人员可直观地看到该流程的审批路径。西安院有3个院区(2个已使用院区和1个在建院区)，OA系统上线前，申请人常常携带纸质表单在多院区之间传递审批，耗时耗力。若审批人员在外出差，则必须等其返回后才能进行审批，因此一些流程跑办时间较长。而表单的在线审批，可以让各院区的审批人员在系统中完成审批工作，申请人无需在多院区之间往返；且审批人员外出办公时可以使用笔记本电脑异地登录VPN后进入OA系统完成审批工作，即使不方便使用电脑，也可使用手机、平板等移动设备进行审批。

2.4 协同办公

审批过程公开透明，实现协同办公。申请人进行表单填写和提交后，可以随时查看该流程的审批进展和各节点的审批意见，流程中间节点人员也可对该事项进行督办、催办。根据业务需要，部分流程设定了定时提醒功能，即流程达到某一条件后，会自动给相关人员发出提醒，以避免遗忘重要事项。对于需要多部门协办的流程，申请人提交表单后系统自动驱动各部门办理，不需要工作人员分别对口驱动，各部门协同工作自动完成。

3 存在的问题

3.1 建设中遇到的问题

业务流程不明确：审批或处理节点人员不能定岗定责。在初期调研阶段，进行业务流程梳理时，偶尔会遇到规章制度与实际业务流程不匹配的问题；对于某些流程的中间节点，其操作人员可能是多个，且审批权限不明确。而OA系统是代码实现的软件，无法根据实际情况判断流程走向和操作人员，若系统要求的判断数据不明确，则该流程无法实现。

部分业务流程复杂：某些业务流程(如生产、项目、合同等相关流程)较为复杂，OA系统无法独自实现，需要多系统(如PM系统、ERP系统、MDM系统等)协作完成。若其他系统未建成、只在OA系统内单独实现，则需要重复录入大量数据，同时部分业务必须采用线下纸质审批的方式。对于此类流程，电子化不仅不能提升效率，反而会给工作人员增加许多工作量，所以本期OA系统建设并未上线此类流程。

3.2 上线后遇到的问题

系统操作不适应：随着OA系统的上线试运行，传统办公方式向电子化办公转变，必然会带来用户对系统操作不适应、不熟练的问题。由于用户初次使用OA系统进行表单申请或流程审批，常常找不到功能入口，不理解表单信息漏填、错填等问题导致的系统报错，对无法提交表单感到茫然；OA系统某些按钮的名称有歧义，如“转发”和“提交”，“强制收回”和“撤销”等，用户不理解这些按钮的功能，导致误操作。

流程设计不够灵活：部分上线流程设计不合理，存在流转过程过于繁琐，或不够灵活、不能适应具体情况的问题。比如某条流程需要多个同级人员审批后才能办理，若设计成串联流转，则可能因为审批时间过长而影响业务的时效性。再如某条流程的某个中间节点操作人员，多数情况下都由人员A来审批，但少数情况则需要人员A和人员B同时审批，在OA系统中制作该流程时，若将该节点操作人员设置为A，则无法实现A和B同时审批。

4 结语

OA系统拥有强大的审批流承载能力，在企业信息化建设中扮演着重要角色，笔者对企业OA系统的建设有以下几点建议。

(1)规划系统多期建设，预留集成接口。OA系统的优势在于业务流程审批，对生产管理、项目管理、合同管理和财务管理方面不如各专项系统，若其他专项业务系统未建成，此类流程可暂时继续线下纸质流转，待各系统建成后再制作上线。同时，OA系统建设期间应预留与其他业务系统集成接口，保证后续系统集成的可行性。

(2)制作电子流程时，重视流程的完整性。流程制作人员和相关业务部门要高度重视需求的梳理准备工作，对于同一个流程，要考虑可能的各种情况，各流转、审批条件应准确严密。对于中间节点操作人员不确定的情况，可制作灵活流程，由发起人或相关业务专岗选择该节点的操作人；或开启流程转发功能，但建议谨慎开启此功能，转发功能可实现本该一人审批的节点由多人审批，但需要该节点原操作人员暂时不提交至下一节点，待其转发的人员审批完后，再提交流程，故此功能的逻辑相对较难理解，需要用户对系统相对熟悉，否则容易误操作。

(3)加强用户培训。OA系统上线后，信息管理部门除了解答用户的操作疑问外，应定期进行用户培训和答疑。对员工数量较多的大型企业，信息管理部门的答疑工作量大，建议在每个部门设立信息员，负责部门内信息化建设各项协调工作，信息部门可重点对各部门信息员进行培训，信息员可解答本部门人员提出的相对简单基础的问题，对于信息员解答不了的问题，可由信息管理部门解答。

(4)持续优化调整。几乎没有一个系统建成后能一劳永逸，OA系统的建设也是一个迭代反复、循序渐进的过程。信息管理部门应多听取用户的意见和建议，并积极与相关业务部门沟通，不断优化已上线的电子流程。建议在OA系统内设置问题反馈渠道，可以使用户快速向信息管理部门反馈问题；对于用户提出需要调整流程、表单的需求，可建立一条“变更流程”的流程，用户填写该流程对应的表单并发起，经过相关业务部门或管理层审批后，流转到信息管理部门进行流程修改。