“居家办公”模式的分析与完善

【摘 要】 在疫情爆发的背景下，“居家办公”作为能够避免人们直接接触的办公模式备受企业推崇。但目前对于这种新型办公模式，我国企业仍缺乏相关的实践经验。文章对于“居家办公”模式得以出现和推行的现实条件进行了分析，并总结了这种办公模式所具有的价值与优势以及风险与缺陷。最后，文章从促进“居家办公”模式长远发展的角度出发，提出了相应的策略及建议。

【关键词】 居家办公 优势 缺陷 策略建议

一、引言

在数字经济的发展以及科学技术水平提升的背景下，远程办公越来越多的出现在企业当中。远程办公的概念最早由Niles在1973年提出，指在非传统的办公场所内远离雇主进行各项工作。而“居家办公”则是远程办公的形式之一，指员工在家进行办公并完成各项工作。近来在新冠肺炎的疫情背景下，为了减少人们互相接触并防止疫情扩散，“居家办公”模式在许多企业中得到广泛应用，这种新型办公模式展现出了在突發性公共卫生事件中的独特优势。

国外先于我们对这种新型办公方式进行了实践，并对其展开了相关研究。发现适当的远程工作时间可以提高劳动生产率，但是当远程工作时间过长时，远程工作会降低劳动生产率。其次，远程办公可以提高生活满意度，而生活满意度可以提高员工的劳动生产率（Sachiko Kazekami，2020）。国内也有学者对于远程工作的影响因素展开了研究，并发现环境、技术以及社会因素都会对其产生影响（王迪旸，刘洪，2017）。另外，还有学者发现在“居家办公”过程能中，如何对居家办公的员工绩效进行合理评价，以及员工如何处理居家办公时面临的家庭干扰并提高办公效率，也是这种新型办公方式所需要解决的（万希，2006）。由此可见，居家办公作为远程办公模式的一种，存在许多优势的同时也具有一些问题。我们可以通过研究其适用的现实条件，并分析其价值与缺陷所在，进一步加深对“居家办公”模式适用范围以及未来发展方向的思考与理解，探索其完善的策略与路径。

二、“居家办公”模式的现实条件

（一）工作内容与方式的变革提供了“居家办公”的可能性

新冠肺炎爆发以来，为了在防控疫情的同时保障企业运行，“居家办公”成为一种受到企业青睐的办公模式。但“居家办公”能够在企业中实行的可能性源于现代工作内容与方式的变革。随着互联网技术的发展，人们的生活与工作也因此产生了许多变革，使得现代人的生活与工作已经与网络密不可分。从工作内容来看，需要线上办公完成的内容越来越多。例如以前需要人工线下完成的邮件收发、材料申报审批、档案资料整理等等工作，都已经需要通过线上完成。而互联网企业的迅速发展也使得线上办公越来越常见，办公场所不再需要是固定的某一地点。在国外许多新兴互联网企业中，员工可以选择自己喜欢的工作场所进行工作，灵活安排工作节奏。从工作方式来看，除了一线生产线工人或农业生产者，日常中许多工作的完成与办公场所并无显著关系，而是借助互联网便可完成各项任务。员工往往在家就能通过接入网络的计算机完成工作资料的收集、发送，并与同事、上级以及下属进行沟通协作。同时目前许多企业具有自己的线上办公系统，各部门间可以通过线上程序完成各项工作的交接，而不再需要当面进行。这种工作内容及方式的变革为“居家办公”模式的实行提供了可能性。

（二）互联网与通讯技术的发展与普及提供了技术条件

现代互联网与通讯技术的发展是实行“居家办公”模式的基础，为其提供了技术条件。随着云计算、5G、区块链、人工智能等科学技术的在我们的日常生活中越来越普及，工作的线上化发展也越来越迅速，越来越多的工作能够通过各类办公软件、专业技术软件、办公系统等完成。同时各类通讯软件，例如微信、QQ、钉钉、腾讯会议等的发展进步，也使得人们的线上交流不再存在障碍。员工只需要依靠互联网，就能够与公司保持联络并完成各项工作任务。目前，互联网在我国的普及率越来越高，员工在家中便可以利用计算机等设备连接上网并进行办公。同时，互联网的普及也使得人们对其熟悉和掌握程度越来越高，除了年轻人以外许多中年人以及老年人也开始学习掌握各类计算机和互联网操作方式。因此大部分员工都能够学习熟练各类线上办公方式，这为“居家办公”的实行奠定了基础。

（三）社会发展创造了经济与环境条件

随着社会经济水平的提高，人们的生活水平也得到了提高。据调查显示，大部分在企业单位工作的员工家中都具备电脑、手机等智能设备。这说明大部分员工在家中也具备办公的工具和条件。除硬件设备外，工作环境也是影响工作绩效的重要因素。目前我国的居住环境不断美化，社区加强规范化管理，噪音污染减少。在良好的居住环境中，员工 “居家办公”具备了适宜的工作环境。由此可见，社会的发展与建设为“居家办公”模式创造了良好的大环境，在此情况下员工能够拥有更多的物质条件支撑。

三、“居家办公”模式的价值与优势

首先从企业的角度来说，“居家办公”有利于企业灵活用工与招聘员工，并节约企业的经营成本支出。在突发公共卫生事件的情况下，“居家办公”模式有利于企业灵活应对突发事件的同时保持正常运转。以这次疫情为例，许多不同行业的企业都采取了员工居家办公的方式，解决了企业的用工问题，并在防控疫情的同时维持企业运营。“居家办公”的模式意味着办公地点不再受到限制，因此企业可以扩大招聘范围，广泛招纳来自全球各地的优秀人才。而对于现有员工，“居家办公”可以使企业为员工提供更多的灵活时间，有助于企业留住优秀员工。同时员工“居家办公”也意味着企业的办公场地费用、办公用品费用以及水电费等日常支出减少了，有利于企业降低经营成本。

其次从员工角度来说，“居家办公”有利于减少员工通勤压力，并通过实现工作家庭平衡提高其工作绩效。首先从员工通勤因素来看，“居家办公”使员工不再需要浪费上下班的通勤时间，减少了员工的通勤压力，使其能够将更多时间与精力放在工作上，有利于提高其工作效率。其次，“远程办公”打破了传统办公模式的边界限制，互联网平台使不同组织、职能之间的边界感大大减弱。同时远程办公能够通过互联网实现知识共享，有利于员工在办公过程中利用更多资源。最后从工作—家庭关系来看，工作与家庭间的平衡或者冲突是影响员工绩效的重要因素。“居家办公”期间员工获得了更多的灵活时间以实现工作和家庭的平衡，同时家庭作为员工的工作环境，员工也可以自行营造出一个适宜其工作的环境。因此可以发现工作家庭增益关系会对员工绩效产生积极影响，当家庭能够对工作带来促进效应时员工更容易提高其工作绩效。

最后从社会角度来看，“居家办公”有利于节约能源，实现可持续发展。在传统办公模式下，员工在通勤过程中往往需要利用各种交通手段，由此将会产生许多大气污染物。在现代社会，资源耗竭、雾霾污染等问题愈发严重，“居家办公”模式能够使早晚通勤高峰的交通压力减少，从而促进能源节约。除通勤方面外，“居家办公”使互联网与计算机的效用等到充分发挥，而互联网办公作为一种污染耗能较小的办公方式，能够减少对于传统办公模式中办公用品的消耗。由此可见，这种新型办公模式是与未来发展趋势相适应的。在提倡绿色发展的时代背景下，通过改变办公方式减少耗能有利于实现可持续发展。

四、“居家办公”模式的风险与缺陷

员工工作过程中易受到家庭以及其他干扰，不利于监督管控员工的工作过程与绩效。工作环境作为影响员工绩效的重要因素，员工只有在较少干扰的环境中才能够提高工作效率。“居家办公”时家庭环境会对员工工作效率以及工作投入程度产生影响，当员工实现工作与家庭平衡时家庭不会对员工绩效产生消极影响，并且良好的工作家庭关系甚至能够提高员工绩效。但家庭的干扰无法消除时，工作与家庭间的冲突将会降低员工工作绩效。同时，由于“居家办公”的性质员工在工作过程中不再受到领导及同事的直接监督与观察，因此其工作的时长和质量难以管控。据调查数据显示，有将近一半的居家办公员工的每日平均办公时长需要延长。这一问题是“居家办公”模式的缺陷之一，如何在员工“居家办公”的同时，保证其完成工作的质量与数量并实现对员工的有效管理，是企业采用这种模式时需要进行研究探索的重点。

互联网信息技术尚不成熟，企业的信息安全存在风险。虽然我国互联网信息技术发展迅猛，但网络作为一个开放自由的环境仍然潜藏着许多危险因素。目前网络黑客仍然存在，木马病毒仍然能够侵入计算机系统。“居家办公”作为依赖互联网的办公模式，互联网安全对其十分重要。但现在仍然缺乏成熟的机制体系来应对此类攻击，同时现有的信息技术也无法迅速防御变化多样的非法侵入和盗取手段。因此面对网络不法分子的攻击，企业系统以及机密资料信息存在被攻击和泄露的风险，而这些风险将使企业面临重大的经济损失。另外，网络卡顿以及技术不支持等问题也会使员工在办公过程中出现沟通协调不顺畅、工作任务难以完成等情况。在传统办公模式下，员工面对计算机相关的技术问题时可以寻求同事或公司技术人员的帮助。但“居家办公”使员工只能自行解决或另寻专业人员解决，而无论何种解决方式都会耗费更多时间与精力，降低员工的工作效率。

员工间接触交流减少，不利于培养企业凝聚力。“居家办公”模式下员工通过线上交流展开协作，但面对面接触的减少使员工缺少对同事的了解，不利于团队凝聚力的培养。现代企业中，良好的人力资源管理不仅仅是制度的制定与推行，更多的是对员工的关怀与了解。但远程办公使员工的交流与表达受到限制，企业无法第一时间观察并掌握员工的需求并为员工提供所需的资源与福利。在此情况下，员工的积极性受到影响，对企业的忠诚度也有所降低。从员工之间的关系来看亦是如此，无论是上下级还是平级之间除工作内容之外的交流将会大大减少，造成彼此之间的了解较少。而人际交流的减少难以形成良好愉快的工作与人际氛围，员工的工作孤独感增加，从长远角度来看不利于公司未来健康发展。

“居家办公”模式也存在一些法律风险。我国目前没有出台针对“居家办公”模式的相关法律，因此企业只能使用其自主权以及内部制度制定权进行管理。但在“居家办公”模式下，如果企业制定的相关规定和协议存在漏洞与缺陷，则存在产生法律纠纷的可能性。例如经济方面的问题，针对员工在家办公过程中产生的一系列费用公司是否应该报销或给予补贴，以及员工居家办公期间的绩效薪酬如何真实反映员工工作过程和成果。又比如员工的安全问题，企业如何保证工作场所的安全避免员工产生工伤。针对这些法律相关的问题，目前仍缺少系统的制度规范。因此企业在实行“居家办公”模式时，随时都有出现法律风险的可能。

五、“居家办公”模式的完善建议

（一）建立“居家办公”与传统办公相结合的模式

据调查数据显示，愿意进行完全居家办公的员工占比11%左右，而大部分员工都更愿意接受居家办公和传统办公相结合的模式。因此从员工的意愿可以看出工作过程中面对面的接触不能完全被虚拟接触取代，员工需要现实的交流以满足非经济需求，同时一定的面对面接触也能够抵消远程办公对共享知识质量的负面影响。从公司角度来看，适当的面对面接触能够对员工的工作情况进行监督检查。公司可以定期开展线下例会进行工作汇报与交流，对员工的工作绩效进行考察并促进更多新想法、新方案的诞生。同时也能够通过实际交流加深同事间、上下级间的了解程度，更有利于企业识别不同类型的人才，并提高企业的凝聚力。總而言之，为了“居家办公”模式的长远发展应建立起“居家办公”与传统办公相结合的模式。在此模式下既能够让员工灵活把握时间、创造放松的工作氛围，也使企业能够管控员工绩效、加强员工间沟通交流。

（二）合适的工作岗位选择与流程制定

目前我国大多数企业仍缺乏实行“居家办公”模式的经验，因此在企业中推行这种办公模式之前需要确定适合的岗位以及工作内容，并制定与之配套的工作流程。首先需要在企业中识别适合“居家办公”的岗位，有特定工作场所需求的岗位如一线生产工人、销售类岗位不适合居家办公，另外在企业中担任突发事件统筹处理的岗位也不适合信息传递易受影响的居家办公模式。企业中行政职能类岗位、计算机技术类岗位及其他辅助型岗位比较适合居家办公的模式。其次需要制定适合居家办公的工作内容及流程。“居家办公”是不同于企业传统办公模式的新型办公体系，因此需要对原有的办公内容与流程做出改造，使其更加适应居家办公的各项条件。由于“居家办公”依靠于互联网完成各项工作，因此工作的内容应避免涉及企业机密等关键内容以降低企业安全风险。同时在流程的设计上也应制定一套成熟的线上办公体系，使各部门以及员工间能够通过互联网系统实现良好沟通协作。

（三）建立规范化系统化的相关政策及制度

针对我国缺乏针对“居家办公”模式相关法律制度的现状，企业应充分发挥自主权制定适合本企业的规范系统化制度。而国家也应加大对这种新型办公模式的重视，出台相关的政策加以规范。在实施“居家办公”之前，企业应结合员工与专家意见制定出相应制度，明确企业与员工在“居家办公”期间的权利与义务，并将制度内容进行公示，在日后出现法律纠纷时做到有据可依。同时企业应与员工签订相关协议，针对薪酬、安全等问题与员工进行协商与约定，避免劳资双方日后出现劳动争议。另外企业也应进一步完善对员工的“居家办公”监管机制，明确员工在相对自由的“居家办公”模式下的工作时间、考勤、绩效等内容的考核管理方式，实现对员工的监督管控。

（四）完善企业信息安保系统

在“居家办公”模式下，企业信息安全成为企业所面临的最大风险。目前互联网环境中仍存在着许多潜在的黑客、病毒，稍有不慎则将会对企业造成巨大经济损失。因此企业应加强对应用程序及办公系统的管理、防火墙的建设以及信息技术的升级，通过完善企业信息安保系统避免企业重要机密资料的泄露。另外，居家办公期间可能遇到的信息技术问题除了安全风险还有故障问题。由于“居家办公”的特性，企业应完善远程技术支持系统。通过远程操纵解决员工办公中的技术问题，减少员工为解决技术问题所浪费的时间，提高员工办公效率。同时企业在推行“居家办公”模式前，应对企业办公系统及其他办公所需网络操作进行技术调试测评，并对于出现的问题及时进行调整修复，降低实际使用时出现技术问题的概率。

【参考文献】

[1] Sachiko Kazekami. Mechanisms to improve labor productivity by performing telework[J]. Telecommunications Policy，2020，44（2）.

[2] 王迪旸，刘洪.远程工作推广实施的影响因素分析框架模型[J].江苏社会科学，2017（01）：38-45.

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[5] 殷智贤.居家办公，不会成为后疫情时代的大趋势[J].中外管理，2020（Z1）：221-224.

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作者简介：刘雅琪（1997），湖南人，女，组织与人力资源管理硕士生。

基金项目：中南财经政法大学中央高校基本科研业务费专项资金资助（202051270）