档案管理信息化视角下的档案管理研究

赵振

【摘 要】随着科学技术的进步，社会生产力也在迅猛的发展，信息技术带来的信息化时代更是对各行各业都产生了巨大的影响，档案管理工作也因此进入到一个全新的发展阶段，档案管理工作是以各种形式储存社会有价值的信息，對促进社会进步有着重大意义，所以要不断创新管理模式与方法，提高管理的效率。本文简述了信息化档案管理内容，并对档案管理信息化视角下档案管理的有效措施进行了研究，希望可以为提升档案的管理水平提供一份参考。

【关键词】档案管理信息化;档案管理;研究

前言

伴随科学技术的进步与发展，我国社会已经步入到网络化、信息化发展时代，在这样的时代背景下，各行各业的发展也越来越离不开各种信息化技术。对于档案管理工作来说，信息化技术的运用可在一定程度上减轻管理人员的工作压力，并实现管理效率和管理质量的提升。档案管理信息化主要强调的是档案保存方式的转变，也就是把传统实体保存的档案管理模式转变为电子化、数字化保存的档案管理模式，进而实现对档案资料的长期、完整保存，同时还能实现档案资源的实时共享，便于相關人员随时查阅，使档案资源的价值得到最大化发挥。

一、信息化档案管理内容

1.专业化档案人才

是影响档案管理信息化发展的重要因素，因为即使拥有先进的技术、科学的管理模式，但如果没有专业化的档案人才，那么技术和方法都不能得到有效的利用，所以，为了实现档案管理信息化一定要增强档案管理相关工作人员的业务知识，这是发展的必然需求，只有具有充分的业务知识才能很好的适应现代化技术提出的要求，所以，无论是知识技能还是道德素质建设都要符合档案管理信息化的发展要求。

2.信息化档案资源技术

信息化档案资源技术是利用科技手段将档案进行分类，从而使得档案资源能够准确、有序的进行储存，也方便日后的查找以及使用。在这一过程中，信息技术起到了一定的促进和支撑作用，能够根据档案的具体情况及时、准确的建立相关目录，在管理时具有一定的便捷性，并且还可以通过建设相应的平台对档案资源进行有效的储存，其相应的输出技术手段在一定程度上促进了档案管理行业的发展。

3.科学的档案管理方法

是指在当今信息化社会环境下，根据实际的档案管理情况进行科学的规划和设计，既要保证档案能够被有效的保管和应用，又要使社会新技术、新研究成果能够及时的得到录入，为实践工作和业务提供一定的参考、借鉴。另外，除了可以利用专业化管理手段之外，还可以使用行政手段以及经济手段，适当的选择行政手段、经济手段能够对档案管理发展产生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推广和应用，从这个层面出发，科学化的档案管理方式是发展档案事业的关键环节。

二、档案管理信息化中存在的主要问题

1.缺乏明确的档案信息化管理标准

在档案管理信息化发展过程中，还未形成完整、成熟的管理制度与管理系统，国家档案局对各单位的档案管理工作大都只是进行业务性的指导，对于非直属单位的档案管理工作者与相关领导的考核并不具备话语权，所以，在相关管理制度与管理系统的构建上只能发挥建议性的作用，缺乏行政强制力，再加上不同行业、不同单位在档案工作上各有各的标准与要求，这就进一步加大了档案信息化管理标准统一的难度。

2.档案管理人员的综合素质偏低

第一，很多档案管理人员是从其他岗位调到档案管理岗位上的，属于“半路出家”，根本不具备档案管理方面的专业知识背景，对档案管理工作的理解也不够到位，需要经过较长时间的磨合才能适应档案管理工作岗位的要求。第二，部分管理人员缺乏工作责任感，尤其是一些年龄较大的老员工，将档案工作看作是自身职业生涯的最后一环，抱着得过且过的心态。

三、档案管理信息化视角下档案管理的有效措施

1.明确信息检索，提高安全意识

档案管理工作简单来说就是对档案进行有序的分类和归档，但也正是由于工作的基础性使其不引起重视，从而无法达到良好的管理效果，为了使档案管理工作更加规范、有序的开展，提升其检索的准确率是比较重要的，检索工作作为档案管理的一个组成部分，要得到一定的重视。档案管理部门要从实际特点出发建立规范化的检索流程，使检索结果更加准确。

2.建立数字档案馆

首先，需要从统一管理、统一规划的角度出发，进行系统性的思考，企业可以将纸质的档案扫描处理，然后运用相关的软件将电子档案进行统一处理，要使纸质档案与电子档案的格式相统一，建立相应的数字档案。其次，要根据企业的具体生产和运行状况，制定档案管理的管理要求与管理目的，以此为依据选取相应的档案管理软件，为建立数字档案馆奠定坚实的基础。

3.做好基础工作，创造信息化条件

一是建立相应的管理制度，管理制度是保证管理工作能够顺利开展的重要基础，所以要建立和完善相应的档案管理制度，并且不断的创新管理方法，在保证不影响工作顺利进行的情况下，进行程序简单化，但要有原则的简化，而且要严格控制档案资源的质量。二是要注重档案管理重点环节的把控，在改善档案管理涉及的硬件环境基础上，加大对新增设施设备的管理和更新力度，保证档案室的建设标准符合要求，还要重点关注档案审核审批的管理工作。

4.加强信息安全建设

信息安全是档案管理信息化建设的基本前提，所以，必须构建一个完善的信息安全保障体系，避免网络病毒、黑客攻击等对档案信息造成损害。另外，还要建立科学有效的监控机制，以便及时发现和解决网络安全问题，为档案信息资源的安全性提供保障。

结束语：

总而言之，档案管理信息化是当今时代档案管理工作的必然发展趋势，要实现档案管理信息化建设的目标，就必须转变传统观念，树立档案信息化管理意识，提高档案管理人员的综合素质，加快推进相关管理标准的统一，并落实好信息安全建设工作，以免出现档案信息泄露、丢失等问题。所以为了使档案管理工作得到更优的效果，要从转变管理理念开始，不断的创新管理方式和管理技术，使档案管理在信息化视角下实现最大价值、发挥出最大作用。

参考文献：

[1]徐光辉.信息化视域下的高校财务档案管理工作初探[J].低碳世界，2018，9（11）：254—255.

[2]李文慧，马春华.浅析企业档案信息化管理及利用[J].经济研究导刊，2018（9）：33，42.

（作者单位：菏泽市中心血站）