贵州高校数字档案馆面临的困境与出路

罗伟明 陈美玉

(1.安顺学院马克思主义学院，贵州 安顺561000)(2.安顺学院经济与管理学院，贵州 安顺561000)

一、数字档案馆建设的背景分析

(一)国际国内外研究现状

1.国外研究状况

20世纪90年代，美国基本建成了档案信息导航系统(NAIL)，即自主地构建档案类别，对档案信息进行分门别类，有效地将繁杂信息进行信息化管理，实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，实现档案信息网络一体化管理。[1]21世纪初期，英国制定并发布了《电子文件管理、鉴定和保护指南》，那时参与英国档案信息资源的整合和共享的高校就超过 140 所。[2]

从近几年研究的整体内容来看，国际上关于数字档案馆的研究成果主要有三个方面：

一是论述数字档案馆给科研工作带来便利。Christofer Laurell认为数字档案馆提高了学者做科学研究的生产力，从而使以前耗费巨大人力物力的研究变得容易起来。数字化档案在科学研究领域的广泛使用，有利于研究人员更密切地关注细节和更深入地开展科学研究。[3]二是探讨如何有效地提高数字档案管理的效率，如何有效地为公众提供档案服务，如何最大限度地完善数字档案，实现自身价值。周莹莹认为，我们现在面临着这一巨大的社会变革，面对数字档案管理中的一系列问题，政府部门应采取措施提高数字档案管理的效率，如建立集中管理的原则方向，注重机制和制度的优化和完善，构建规范化的集中管理体系。[4]三是介绍数据图书馆的设计和建设的新思路和方法。罗伯特·克雷塞、埃利斯·格雷厄姆和杰米·福索姆回顾了一些潜在的数字工具，这些工具可能会应对这些挑战，这些设施的文化类似于生态系统，这些生态系统在个人、机构和整个研究环境之间起到了积极的相互作用，然后评估了“数据库历史”所带来的理论影响。[5]

2.国内研究现状

笔者采用中国知网作为检索依据，以此了解国内与数字档案馆相关的研究成果，选取从2016年1月到2020年4月这个时间段，以“数字档案馆”作为主题词进行检索，检出发表的文献资料共2222篇，其中硕士博士论文9篇，期刊2213篇。具体年度论文发表情况如表1：

表1 2016-2020年我国数字档案馆研究论文统计表

我国科研工作者对数字档案馆的研究比较多，每年有约500篇论文发表。国内相关文献的研究表明：数字档案馆逐步发展成为我国各级各类档案工作的发展方向，有力地推动了档案信息化的进程。

从近几年研究的整体内容来看，研究成果主要有如下几个方面：

一是对档案管理系统设计的研究。陈志刚设计了高校廉政档案管理系统的数据库和功能模块，并且从开发平台、数据库和应用部署方面提出了实施步骤和具体要求，指出了系统的运行效率、安全性和数据库的改进措施。[6]孙丽梅紧紧围绕需求要点，采用ADO.NET 等技术支持来实现干部人事档案管理系统的构建，重视系统前台和后台的设计与应用，强调各模块的功能方便实用。[7]

二是档案资源管理方面的研究。罗艳丽分析了我国高校利用大数据进行数字化档案资源管理的重要意义，探讨了当前高校数字档案资源管理面临的困境，并针对性地提出解决问题的出路。[8]段新宇结合当前高校档案资源建设的实际情况，分析了高校档案管理工作中存在的问题，提出了数字化时代提高高校档案管理信息化建设的措施。[9]

三是档案数字化建设与档案信息安全问题的研究。管先海、李兴利整理了《档案界论坛》上的讨论资料，分析讨论了新时期我国档案数字化建设存在的一些问题，提出了解决问题的路径，特别强调了档案数字化建设工作既要满足方便快捷的要求，又要守住安全底线，提出了一些很好的建议。[10]宣莲围绕我国近几年流行的综合档案馆档案数字化外包情况，对A省档案馆的档案数字化外包情况开展调查与分析。她认为经过较长时间的实践和探索，A省档案馆已经积累了一些成功经验，同时分析了A省档案数字化存在一些问题，并提出了解决问题的办法。[11]

(二)大数据时代对档案工作提出了新要求

大数据时代是一个崭新的时代，对于贵州高校档案工作来说，大数据时代充满了机会，同时也带来了很大的挑战。“档案工作大有可为，要抓住重要战略机遇期，推动档案事业高质量发展。”[12]在当今时代，大数据已经成为推动社会经济发展的重要技术手段，几乎各行各业都充分利用大数据技术对事物进行表征、分析和支持，大数据已经深深渗透到人们生活的各方面。大数据是新时代的具有蓬勃生命力和广阔发展前景的科学技术革命，同时也是人们生活方式和思维方式的变革。大数据丰富了人类物质世界的内容，深化了人们对世界的认知，加强了世界各国人民的联系。从某种意义上说，大数据已经成为我国新时代发展的名片之一，极大地促进了经济和社会发展，丰富了人类生活的内容。在大数据背景下，我国档案事业也迎来了新的发展机遇，而建设数字化档案馆是新时代档案工作的迫切任务和必由之路。

(三)国家指明了档案信息化建设目标

一般来说，数字档案馆就是利用数字化的技术对传统档案馆馆藏资源进行数字化，并将数字化的档案信息资源进行存储、传输和处理，提供档案资源给本地或远程用户使用的新型档案馆，它是一个体系、同时也是一个信息系统。[13]《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，要“创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升…要持续推进数字档案馆建设”[14]。“档案存量数字化、档案增量电子化”[15]战略，明确了档案工作的重点：一是大力进行馆藏纸质档案、实物档案的数字化工作；二是全面推进各类文件收集和归档电子化。几年来，广大档案工作者顺应大数据时代的要求，锐意进取，开拓创新，在档案存量数字化和档案增量电子化方面做了大量工作，取得了很多成果。在当今新时代背景下，积极推进数字档案馆建设，着力提升档案信息化应用层次，是广大档案工作者的奋斗目标。

(四)贵州高校数字档案建设面临新机遇

高校档案工作一直是高校的基础性工作之一，如何对档案资源进行高效管理和有效开发，提升档案馆整体信息化水平是新时代高校档案工作者和档案学者研究的重要课题。近年来，随着贵州省委省政府深入实施“大数据”战略，贵州以大数据交易所、数据科技公司等为载体，紧紧围绕数据资源管理、数据资源共享开放、数据资源应用、数据中心整合、数据要素流通、大数据产业集聚、大数据制度创新和大数据国际合作等中心任务开展系统性试验，大力推进贵州大数据试验区的辐射带动和示范引领效应。[16]在大数据背景下，高校档案工作也变得越发重要了，通过建立数字档案馆可以大大提高档案资料的调阅与利用，减少实物档案资料占用的空间，方便档案资料的保管，提高档案人员的工作效率。建立高校数字档案馆，它不仅有利于档案全面准确地反映学校在改革发展建设的过程，更是为服务学校工作大局、服务师生和服务地方经济发展的不可缺少的工具和手段。贵州高校档案数字档案馆的建设过程中会面对新的对象、出现新的问题，解决这些问题就需要用新思想、新策略。

二、大数据背景下贵州高校数字档案馆面临的问题

课题组主要采取实地观察和网络调查的方法进行调研。经过实地走访贵州大学、贵州师范大学、遵义师范学院等高校收集相关资料。网络调查主要浏览各高校的官方网站，搜寻高校的档案馆信息。此外课题组成员所在的A学院是贵州省高等教育学会档案工作研究会的会员单位，课题组成员加入了档案研究会的QQ交流群，一些问题能够直接地与各高校的档案工作人员交流。从调研情况看，贵州高校数字档案馆的建设工作取得了一些成绩，但是总体上还处于起步阶段，与我国东部、中部地区一些高校比起来，差距还很大，也存在不少问题，具体表现在以下几个方面。

图1 贵州72所高校档案馆建设情况统计图

(一)体制机制不健全，档案管理人才匮乏

通过分析梳理调研资料，贵州高校档案工作机构大致可以分为三类：如图一所示，第一类是成立了独立档案馆建制的有11所高校，占15%；第二类是有档案馆建制，与党政办公室或图书馆合署办公的有3所高校，占4%；第三类是没有成立档案馆建制，而只有档案室、档案科或相关科室兼职档案业务的有58所高校，占81%。从以上数据可以看出，后两类高校没有独立的档案馆建制，并且数量还比较多，这些高校虽然也开展了相关的档案业务，但是档案管理缺乏系统性、规范性，与新时代的新要求还有较大的差距。调查数据显示：当前贵州省各高校从事档案工作的教师中，具有档案专业学历背景的不到5%，具有档案专业技术职称的就更少了，不到3%。绝大部分档案管理人员没有档案管理的专业知识背景，对于档案信息管理技术认识不足。一些高校档案馆甚至没有数字档案资源建设和管理的发展规划，很多档案馆当前只能做一些简单的档案整理工作。当前贵州高校数字档案资源建设和管理过程中存在严重的专业人才困境。

(二)投入不足、档案数字化严重滞后

贵州作为经济欠发达地区，高校发展普遍面临经费不足的难题，用于发展档案事业的资金更是有限，数字档案馆发展较为滞后。近年来贵州各高校开始了人事档案数据化的工作，这是上级部门明确规定的工作任务，贵州学校干部人事档案要完成由纸质向数字化转换工作。但由于受到经费等客观条件的制约，部分高校干部人事档案数字化工作进展缓慢，遇到很多困难。干部人事档案的鉴定、整理及数字化工作比较复杂，需要大量的人力物力财力，一些高校外包给专业公司来做，以贵州某高校为例，860卷档案花费60余万元。据统计，在贵州省的70所普通高等学校中，绝大多数高校的数字档案馆建设还停留在规划设计阶段。目前建成了数字档案馆并投入使用的只有贵州大学、贵州师范大学等少数几所实力较强的老牌高校。从已建成的数字档案馆来看，有的高校档案馆仅仅是将原来的纸质档案通过扫描转换成电子版档案，整理出电子版档案资料目录，提供简单的档案资料搜索查询。而根据学校的学科、专业特色及区域特色建设的数字档案馆还很少，深层次开发不够。总体看来，数字档案资源的深层次挖掘不足，比如针对在黔高校所具有的独特资源、特色学科(喀斯特地理环境、少数民族风情、特色动物植物、特色旅游)等方面建设的档案资源比较少。

(三)开发利用率比较低

贵州建有数字档案馆的高校中，访问数字档案馆几乎都要用本校的IP才能进行登录，有的数字档案馆只提供了目录和摘要，只有个别高校的数字档案馆提供了图片及部分全文。总体来说，这些数字档案系统只是较为简单的计算机辅助管理，或多或少存在档案信息处理能力不强、权限分配不合理、分类不规范、可扩展性和共享性低的问题。这些数字档案馆面向社会的开放程度很低，一般要用校园网才能检索和使用，大多数只是为本校读者服务。贵州高校数字档案馆在档案资源共享方面是明显的短板，几乎不产生社会效益，大大降低了它们的利用率。此外，高校档案归档整理工作不足，对档案的收集、分类欠科学、档案编序和存储缺乏规律性，多是采取简单的总拢式的存储，大大削弱了档案资源对高校教学发展的参考利用价值。

(四)缺乏统一标准

现阶段还缺少数字档案信息生成、采集、审查、著录、存储、传输、分类、检索、交换、安全保密、开发利用等的标准体系。当今时代，计算机网络技术发展日新月异，但是仅拥有技术还不够，标准化才是有效实现档案数字化的真正前提。由于缺少统一的、可操作性强的档案数字化标准，在数字档案馆建设过程中就不可避免地出现结构不统一和数据不规范的情况。以干部人事档案为例，大部分贵州高校完成了干部人事档案的数字化工作，一些高校将干部人事档案数字化业务外包，一定程度上增加了档案的安全风险。此外，数字干部人事档案的操作系统名称也不统一，如：干部人事档案数据库、干部人事档案信息库、干部人事档案管理系统等。

(五)数字档案馆建设发展不均衡

贵州高校虽然已建设了一些数字档案资源，但是这些数字档案资源的发展是极不均衡的。各高校的综合实力、档案资源情况和档案馆经费投入不同，因此数字档案资源的建设状况也差异很大。一部分高校的仍然沿袭过去的粗放管理模式，比如：有的高校对教学档案的管理不到位，各教学单位没有将零散的档案认真整理归类，一股脑儿交给教务处。教学档案的收集处理的工作流程为：教务处统一收集各教学单位的教学档案纸质版，于每年的规定时间段将这些纸质版档案扫描成电子版，然后去档案馆登陆单机版档案系统进行电子版上传和纸质版提交，打印档案清单后拿回教务处，由其负责人签字确认后返还给档案馆，这些复杂的工作流程致使教学档案收集都成为难题，并且利用率很低。总的来说，少数综合性大学和建校历史长久的大学在建设数字档案馆方面就做得比较好些，而一些地方性高校因为受当地经济发展水平的制约，其档案馆并没有相关经费来购置档案数字化所需要的计算机和扫描所用的设备，基本设备的匮乏，使得这些档案馆无法进行馆藏档案数字化的相关工作。

三、贵州高校数字档案馆建设的路径选择

(一)建立健全组织机构，加强专业人才队伍建设

在大数据背景下，为了提高档案管理工作水平，实现档案资源的有效保护和利用，高校档案管理部门应当科学设置档案管理组织机构，如可以设置档案馆、档案室等职能部门负责所有档案的收集、整理、保管和开发使用。要形成书记校长总体抓，分管校领导具体抓和各职能部门抓落实的档案工作协调机制。同时要明确档案工作的管理权限，完善一系列档案管理工作制度，完善档案法规和标准体系建设，大力推进档案数字化建设。更为重要的是，贵州高校要下大力气建立健全档案人才的引进和培训制度。要拓宽人才引进渠道，招录一批具有高学历的档案专业背景的人才，或者加强与各级政府档案局、大型企事业单位档案管理部门的交流合作，聘请具有高级档案管理职称的人员或经验丰富的档案管理人员来高校交流任职。贵州高校同时要加强档案人员的自主培养，加强在职学习培训，积极采取派出工作人员到国内著名高校进修学习、积极参加国内外档案会议交流学习等多种方式，大力提升档案管理人员的素质，培养一批熟悉数字档案资源建设管理的人才。在数字档案资源管理人才的培养过程中，各高校还要充分结合实际，注重师生群众和用户的具体需求，创造性地开展数字档案资源建设和管理工作，在实践中不断提升档案管理、开发利用的理论知识和管理技能。

(二)充分重视并加大投入

数字档案馆建设是一项投入相当大、花费时间长和非常繁琐的基础性工程，高校教育主管部门、档案业务主管部门和各高校应当高度重视并加大财力物力人力的投入。一方面高校教育主管部门和档案业务主管部门应当提供宏观指导，统筹规划。帮助高校解决一些紧迫的、现实的问题，比如给予高校政策支持和资金支持，帮助高校做好档案馆库房建设、档案馆配套设施设备采购的可行性论证，提出具体的意见等等。另一方面，高校要积极争取各方面的支持，发挥好主观能动性，根据宏观规划的要求，明晰本校档案数字化任务的价值取向，做好科学的目标定位，结合自身的实际情况进行数字档案馆的建设，以提高档案管理的现代化水平。

(三)扩大开放共享程度

档案是国家和社会的宝贵财富，只有利用起来才能实现它的价值，要把满足用户多元化利用需求作为档案信息资源建设的目标，将分散的档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中，通过大数据的技术支撑，实现档案资源共建共享，让丰富的档案资源成为支持经济社会发展的宝藏。基于这样的开发建设思路，可以由政府档案事业管理部门牵头，建立贵州全省范围内协调一致的数字档案馆结构，务必使档案数据库模型和档案数据内容都能实现比较高的共享度。除了涉密档案，其他档案要通过数字档案馆共享给广大用户，畅通共享渠道，最大程度地发挥档案资源的价值。各高校要立足自身实际、吸收先进经验，乘着国家大数据的浩荡东风，积极探索数字档案资源收集、处理和利用等问题，扎实开展数字档案馆的实践活动。

(四)建立统一的标准和规范

贵州各高校在建设数字档案馆的过程中，要彻底打破各自为政的局面，严格按照“格式统一、数据规范、长期可读、方便共享”[17]的要求进行建设。各高校要广泛学习国内外数字档案馆建设的先进经验，积极采用国际标准，做到高标准，严要求。一方面要注重标准的简化形式。在对档案信息的处理过程中，要结合实际情况缩减规定对象的类型数目，充分满足一般性需要的标准化形式，保障数字档案的标准化管理，例如将同类事物两种以上的表达形式归并为一种，努力规避同种档案信息的多种表达，防止表达形式的混乱和无序。另一方面注重通用化。选定具有兼容性的数据项目，即实现标准在建设过程中可分解、可组合和可连续，能够随着系统的更新而转换升级，能够高效地实现档案数据管理，增强数字档案馆的实用性，实现数据档案馆的后续发展。

(五)以特色建设为突破口

建设数字档案馆从根本上说就是为了满足各高校自身成长发展的需要。不容置疑的是，贵州一些实力较弱，资源较少的地方高校同样有建设数字档案馆的迫切需要。各地方高校要乘着贵州大数据开发的这股东风起航，结合自身的特点,有计划有步骤地进行特色数字档案馆建设。数字档案馆建设不可盲目求全求快，一切要从实际出发，先将重要的、读者迫切需要的档案数字化，再根据轻重缓急，分阶段分步骤做好数字化工作。同时政府档案事业管理部门要根据各高校的特点与需要，加强指导，给予政策资金支持。档案事业管理部门通过检查与评估,针对现状,深化改革，放宽政策,如在编制、设备、有偿服务等方面对高校进行扶植。

结 语

在大数据产业发展的浪潮中,贵州的高海拔、低气温和低能耗成本的区位优势脱颖而出，近几年我国三大运营商投资150亿元在贵州建设数据中心基地，贵州的大数据产业发展迅猛。在大数据背景下，贵州高校档案工作具有后发优势,可以通过学习、借鉴和吸收先发展地区在数字档案馆建设过程中的经验教训,选择更好更快的发展道路,尽量少走弯路,在短时期内实现科学快速发展。笔者认为只要广大档案工作者以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，正视数字档案馆建设工作中存在的问题，找准问题的根源，加强组织机构建设，大力引进档案人才和培养人才，增加投入，注重标准和规范，突出贵州特色和亮点，扩大共享，采取扎实有效的手段和措施，一步一个脚印持续做下去，贵州高校的数字档案馆工作一定能够取得预期的效果、一定能够满足广大师生和社会各界的需求。