农业科研院所会计档案管理探讨

陈玉琼

农业科研院所会计档案是指其在进行会计核算过程中接收或形成的记录和反映院所经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。农业科研院所会计档案是院所经济业务事项最终的集中反映，也是日常工作中查阅经济业务史料、解决经济纠纷、处理遗留经济事务、惩治贪腐等的重要依据。2015年12月11日，财政部发布了新的《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号），进一步完善了会计档案的定义和范围，增加并明确了电子会计档案的管理要求，完善了会计档案的销毁程序，明确了会计档案出境的管理要求，调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

近年来，国家财政对农业科技投入不断增加，农业科研院所财务工作内容日趋复杂，经济活动业务量也不断增加，会计档案数量骤增。随着财务信息化水平和精细化管理程度的日益提升，传统的会计档案管理模式已越来越不适应新时代的需求。

一、农业科研院所会计档案管理现状

（一）会计档案管理制度不健全。部分单位没有制定会计档案管理制度，对会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等环节缺乏制度依据。主要原因在于单位对会计档案管理工作重视不够。农业科研院财务部门定位于科研工作的服务部门、业务支撑部门，而会计档案管理又处于单位财务管理活动的“幕后”位置，与单位领导、广大科研人员接触较少，在内控制度体系建设中，也往往被人忽视。

（二）会计档案硬件设施投入不足。主要表现在：部分单位没有专门的档案管理机构及存放场所，会计档案主要由财务部门自行管理。因办公场所限制，多数财务部门无法配备专门的档案室，或专业档案存放设施，会计档案简单存放在办公室普通文件柜中，无法满足会计档案对存放环境温度、湿度、光线、防虫和污染物等的要求，特别是照片、影片、录音、录像等电子档案，严重影响了会计档案“寿命”。

（三）会计档案缺乏专人管理。主要表现在：一是财务部门通常缺乏专业的档案管理人员，普通财务人员也很少能接受到专业的档案管理培训，造成日常会计档案保管及使用不规范等。二是会计基础工作不扎实，如会计档案整理、归集、装订不及时，签字、盖章不完整，存放散乱、无序，造册不全等。三是由于各类检查、审计、验收等均需复印相关报账材料，会计档案资料查阅频繁，没有专人管理，很容易造成查阅不及时、毁损、遗失等问题。

（四）电子档案管理不规范。 主要表现在：一是重要的电子文档、表格、文件等未设置专人或专岗进行有效归集、整理、保存。二是财务人员工作交接中不重视电子档案移交，造成电子档案缺失或前后档案不衔接。三是财务核算系统等应用系统备份与存档未能做到异地保存。由于缺乏计算机方面专业人才，财务核算系统等应用系统多采用双机备份，就地保存，存在一定的数据安全风险。

（五）期满会计档案销毁困难。 根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。但是实际工作中，由于担心会计档案销毁后不可预知的风险，多数单位不会主动对到期的会计档案进行销毁，导致会计档案越积越多。

二、加强会计档案管理的几点建议

（一）强化会计档案管理意识。 建立健全会计档案管理内控制度。单位全体人员特别是领导层面，应充分认识会计档案的重要作用和意义，加强会计档案管理，制订适合本单位完善的会计档案管理办法，对会计档案的收集、整理、保管、查阅、利用和鉴定销毁等环节的管理要求做出明确规定。要建立会计档案管理工作责任制。

（二）提升财务人员综合素质。 一是要加强会计档案管理业务知识培训，使所有财务人员对会计档案管理的基本要求和规范都要有清晰的认识和了解，不断提高会计档案管理水平。二是要加强会计基础工作规范，将《会计档案管理办法》《会计基础工作规范》《会计电算化工作规范》等有机结合，提高会计档案保管质量，保证其真实、完整、可用、安全。

（三）改善会计档案存放环境和设施。 单位应设置专门的档案管理机构，配置专业档案存储设施，提高环境质量，做好防磁、防火、防潮、防虫和防尘等工作。有条件的情况下，也可在会计档案室安装监控录像，增强安全性。如单位未设置专门的档案管理机构，可考虑委托具备条件的机构代为管理。

（四）加强会计电子档案管理。 财务部门应设置会计档案管理岗位。对普通电子文档，如报表、文件、文档等，可由会计档案管理人员定期备份，分类整理，归口管理。会计人员交接时，应将电子文档一并整理造册，与纸质档案一起移交。财务核算系统等应用系统备份，可探讨购买服务的方式，由系统供应商或相关有资质的服务商，定期上门进行系统维护及备份，并将备份数据在指定场所异地保存，确保系统备份安全。

（五）积极推进会计档案电子化。 新《会计档案管理办法》《财政部国家档案局关于规范电子会计报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）肯定了电子会计档案的法律效力，且允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这使会计档案电子化有了政策依据。会计档案中数量最大的是会计凭证，而会计凭证中，原始凭证及其证明材料又是最占空间的。随着互联网新业态、新模式蓬勃兴起，财务信息化程度越来越高，不少财务核算系统已经具备网上报销和附件上传功能。如果在报销阶段将相关原始凭证扫描上传至财务系统，那么在后续项目检查、项目验收等环节，就不再需要大量复印会计凭证、原始凭证，只需下载打印即可，大大减少了查阅工作量，降低了档案毁损、遗失的几率。推进会计档案电子化，也是推动电子会计数据深度开发和有效利用的必要手段，增加财务信息聚合，深度挖掘数据，可为单位提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

（六）清理期满会计档案。对保存期满的会计档案，定期组织会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行分类整理、鉴定，确实没有保存价值的，应按照相关规定进行销毁，或者通过影像资料进行电子化保存。

农业科研院所会计档案连续、系统、完整地记录和反映了院所的经济活动，加强会计档案管理，是单位加强会计基础工作的现实需要，更是会计监督、财务分析、领导决策的重要依据和参考资料。农业科研院所要充分认识会计档案管理的重要性，进一步规范会计档案管理，提升财务管理水平和效率，为科研工作提供更好的服务和支撑保障。

资助项目： 中央级科研院所基本科研业务费项目（NO.1630012020006）。