高校科研经费财务管理流程的优化及“双核算”处理

侍丽静（中国矿业大学财务处 江苏徐州 221008）

一、引言

近年来，国家高度重视“放管服”改革在科技领域的推进，为了充分激发科研人员创新活力，促进科研事业健康发展，先后制定出台了一系列政策文件，提出要赋予科研单位项目经费管理使用自主权，要创新服务方式、强化科研人员主体地位，给科研人员潜心研究营造良好环境，这为高校科研经费管理提出了明确的方向。2019年1月1日，高校开始执行《政府会计制度》，会计核算变为具备双功能、双基础、双报告特点的财务会计与预算会计双核算体系。制度的改革使高校的会计核算既满足了成本核算与政府综合财务报告的要求，又满足了预算管理与资金管控的要求，但同时也对高校科研经费财务管理提出了更高的要求。

在“放管服”改革与政府会计制度改革的新形势下，高校财务部门应该准确把握政策，规范和加强科研经费管理，修订制定新的经费管理办法，理顺新制度下财务会计与预算会计账务处理的对应关系与差异原因，为“放管服”改革的实施提供有力的保障。在完善的管理制度与新型的会计核算模式下高校应该大力优化科研经费财务管理流程，推动学校科研事业的健康、持续发展，为科研人员提供良好的财务环境，让其从繁杂的财务流程中解脱出来，全身心投入到科学研究中。

二、高校科研经费财务管理流程优化及会计处理

结合“放管服”政策，本文针对科研经费的到款、开票、预算调整、结转结余的财务管理流程进行优化。利用信息共享平台消除财务部门、科研部门、科研人员的信息壁垒；利用网上审签系统，实现电子签名和快速审批；利用批量信息处理系统，实现数据整合、模板生成、批量导入等功能。通过让“数据跑起来”，保证信息高效传输和精准无误，为科研人员提供优质服务。由于新会计制度的执行，本文特梳理了到款、开票和结转结余的会计分录模板，以便实现账务批量处理。

（一）科研经费到款办理流程

1.优化流程的原因。高校科研经费分为纵向与横向科研项目经费，纵向科研项目是指学校通过主持或参与国家、部委、省市等各类科技（专项、基金等）项目所取得的纳入中央或地方财政拨款支持的科学研究项目。横向科研项目是指政府部门购买服务或企事业单位、社会团体及自然人等委托的科研项目，包括技术开发、技术服务、技术咨询、技术转让等。一般科研经费到款时，需要项目负责人到财务部门办理到款手续；国家自然科学基金、科技部重点研发及重大专项等大额科研经费，则需要科研部门进行分拨，然后到财务部门统一入账。由于高校科研项目日益增加，财务部门到款的办理效率，直接影响到科研人员对资金的使用情况，因此财务部门需要对科研经费到款流程进行优化。

2.优化后的流程。科研部门和科研项目负责人通过信息共享平台查询银行到款信息。通过平台提交《到款认领申请表》。申请表主要包括项目基本信息以及项目负责人电子签名，如果为纵向科研项目第一笔入账，还需要提供总预算。平台将申请表传送到科研部门，根据科研信息，自动生成拨款单和预算表，将表单传送回平台。由平台传送给财务部门，通过批量信息处理系统生成批量立项模板、批量预算模板、批量会计分录模板，依次导入财务系统完成立项、预算控制、账务处理。平台接收财务部门入账信息，反馈给科研部门与项目负责人，科研部门再同步科研系统信息。优化后的流程如图1所示。

3.新政府会计制度下的会计处理。新制度规定高校可以根据情况选择采用预收款方式或者应收账款方式按照合同完工进度确认科研事业收入。因此到款账务模板分为预收款方式与应收账款方式两种。以横向科研项目为例，到款金额为A元，管理费为到款金额的10%，增值税税率为3%简易计税税率，收入为A/1.03，增值税为A/1.03×0.03。根据2018年12月教育部财务司编制的《教育部直属高等学校会计核算手册》（试行），预算会计中增值税归集项目走“事业支出”科目借方红字（因此分录的处理可能只有借方而没有贷方）。新制度下会计分录模板及计算公式如下：

（1）预收款方式。

财务会计：

借：银行存款/其他应付款——银行来款暂收 A

贷：预收账款——科研到款 A/1.03

应交增值税——待转销项税额 A/1.03×0.03

借：业务活动费——科研活动费用 A×0.1

贷：预提费用——项目间接费或管理费 A×0.1

预算会计（自动触发）：

借：资金结存——货币资金 A

贷：事业预算收入——科研事业预算收入 A/1.03

借：事业支出——科研事业支出（待转销项税） -A/1.03×0.03

非财政拨款结转——项目间接费或管理费 A×0.1

贷：非财政拨款结余——项目间接费或管理费 A×0.1

（2）应收款方式。

财务会计：

借：银行存款/其他应付款——银行来款暂收 A

贷：应收账款 A

事业收入——科研事业收入 -A/1.03×0.03

其他应收款——预借税金（增值税） A/1.03×0.03

借：业务活动费——科研活动费用 A×0.1

贷：预提费用——项目间接费或管理费 A×0.1

预算会计（自动触发）：

借：资金结存——货币资金 A

贷：事业预算收入——科研事业预算收入 A

事业预算收入——科研事业预算收入 -A/1.03×0.03

借：事业支出——科研事业支出 -A/1.03×0.03

图1 科研经费到款办理流程

图2 科研经费开票办理流程

借：非财政拨款结转——项目间接费或管理费A×0.1

贷：非财政拨款结余——项目间接费或管理费 A×0.1

（二）科研经费开票办理流程

1.优化流程的原因。高校科研人员与合作单位签订科研项目任务书或合同后，合作单位通常要在收到票据后才会拨付科研款项。纵向项目的合作单位如果是转拨上级单位经费的，需要高校开具行政事业单位资金往来结算票据。横向项目的合作单位需要高校开具增值税发票。随着信息化的发展，电子增值税普通发票和电子行政事业单位资金往来结算票据逐渐普及，因此高校财务部门应该优化开票流程，缩短票据的交付时间，促使合作单位尽早拨付科研资金。

2.优化后的流程。科研项目负责人在线提交已签署电子签名的开票申请单。通过信息共享平台进行数据传送，科研部门对开票信息进行审核，审核无误后传送给财务部门。财务部门提取开票信息，根据票据类型，生成开票信息导入模板，分别进入增值税发票税控开票软件或财政票据系统，完成批量开票。如为电子票据，开具成功后直接发送给负责人，如为纸质票据，开具成功后通知负责人到财务部门领取。同时将开票信息同步到科研系统。财务部门的批量信息处理系统根据申请单生成批量立项模板、批量发票信息录入模板、批量会计分录模板，通过模板完成立项、发票管理系统信息同步、账务处理三个环节。优化后的流程如图2所示。

3.新政府会计制度下的会计处理。以横向科研项目为例，需开具的发票金额为A元，增值税税率为3%简易计税税率。根据确认收入的时点与确认增值税纳税义务发生时点的先后，账务处理可以分为三种情况。新制度下会计分录模板及计算公式如下：

（1）确认收入的时点与确认增值税纳税义务发生时点一致。

财务会计：

借：银行存款/其他应付款——银行来款暂收 A

贷：事业收入——科研事业收入 A/1.03

应交增值税——简易计税 A/1.03×0.03

预算会计（自动触发）：

借：资金结存——货币资金 A

事业支出——科研事业支出（增值税归集） -A/1.03×0.03

贷：事业预算收入——科研事业预算收入 A/1.03

（2）确认收入的时点早于确认增值税纳税义务发生时点。

财务会计：

借：应交增值税——待转销项税额 A/1.03×0.03

贷：应交增值税——简易计税 A/1.03×0.03

预算会计（自动触发）：

借：事业支出——科研事业支出（待转销项税） A/1.03×0.03

借：事业支出——科研事业支出（增值税归集） -A/1.03×0.03

（3）确认增值税纳税义务发生时点早于确认收入的时点。

财务会计：

借：其他应收款——预借税金（增值税） A/1.03×0.03

贷：应交增值税——简易计税 A/1.03×0.03

预算会计（自动触发）：

借：事业支出——科研事业支出（增值税） A/1.03×0.03

借：事业支出——科研事业支出（增值税归集） -A/1.03×0.03

（三）科研经费预算调整办理流程

1.优化流程的原因。随着“放管服”改革在科研领域的深化，相关文件明确要下放预算调剂权限。在项目总预算不变的情况下，将直接费用中的材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版／文献／信息传播／知识产权事务费及其他支出预算调剂权下放给项目承担单位。因此高校应对纵向科研项目的预算调整流程进行优化，修改项目内可调剂的范围，简化预算调整审批流程，保证科研人员根据科研项目开展过程中不断变化的实际需求对预算做出及时的调整。

2.优化后流程。科研项目负责人通过信息共享平台查询项目的累计额度、额度支出、额度结余等情况。根据经费实际使用需求，在线填写《预算调整申请表》，调整需遵循以下原则：在项目总预算不变的情况下，设备费预算一般不予调增，直接费用中除设备费用以外的其他科目预算可以在项目内调剂。间接费用预算原则上不得调整，确需调整的，须按照相关主管部门规定执行。项目负责人签署电子签名后提交。信息共享平台将信息传送给科研部门与财务部门相关负责人进行电子审签。审核通过后，财务部门的批量信息处理系统根据《预算调整申请表》生成调整预算模板，导入财务系统完成预算调整。最后，将调整信息反馈给项目负责人和科研部门。优化后的流程如图3所示。

图3 科研经费预算调整办理流程

（四）科研经费结转结余资金办理流程

1.优化流程的原因。相关文件提到要改进结转结余资金留用处理方式。项目完成任务目标并通过验收后，结余资金按规定留归项目承担单位使用，在两年内由项目承担单位统筹安排用于科研活动的直接支出；两年后未使用完的，按规定收回。因此高校应该优化结转结余资金办理流程，充分利用结转结余资金，鼓励科研活动的开展，激发科研人员的研究积极性。

2.优化后流程。为了合理利用结余经费，充分保障对科研人员项目研究与开展的经费支持，高校可以将结余经费分配给原科研人员，并规定在1年内用于原项目组的科学研究直接支出。一年后由学校统筹用于科研活动直接支出，超过两年的结余资金按原渠道退回。科研项目负责人通过信息共享平台查询纵向项目结题验收情况，通过验收后，查询项目余额，在线填写《结余经费申请表》，签署电子签名后进行提交。信息共享平台将数据传送给科研部门和财务部门相关负责人进行电子审签。审核通过后，财务部门批量信息处理系统根据申请表生成批量立项模板、批量预算模板、批量会计分录模板，依次导入账务系统完成重新立项、预算控制、账务处理。信息共享平台将结转结余信息反馈给科研部门与项目负责人。优化后的流程如下页图4所示。

3.以纵向科研项目为例，项目结余资金为A元。新制度下会计分录模板如下：

财务会计：

借：累计盈余——科研经费结转 原项目A

贷：累计盈余——科研经费结余 结转项目A

图4 科研经费结转结余资金办理流程

预算会计（自动触发）：

借：非财政拨款结转——累计结转 原项目A

贷：非财政拨款结余——累计转入 结转项目A

三、结语

新的科研政策和会计制度给科研经费的核算带来了机遇与挑战。科研经费财务管理流程的优化让科研人员实现了在线操作，消除了业务办理的时间与地点的限制；使信息可以在财务部门、科研部门与科研人员之间进行共享，数据的传递代替了纸质单据的人工传递，有效地减少了三者之间由于业务办理而造成的矛盾；电子审签的应用，加快了审批速度，减少了等待时间；信息共享为批量处理提供了准确的、便于整合的数据，提高工作效率的同时也保证了数据的准确性；完善的反馈机制，让科研人员与科研部门可以实时掌握业务办理的情况。为了推进科研经费财务管理流程的优化，高校还应该面向全校科研人员通过线上线下多种渠道做好宣传讲解工作，包括对“放管服”改革下学校制定的新科研经费管理办法的解读；对优化后的财务管理流程的介绍；对新政府会计制度改革所带来变化的解释；对电子发票与财政电子票据使用的推广与普及等。