高校图书馆档案优化管理新思路探讨

张雪芳

摘 要：本文主要围绕高校图书馆档案优化管理展开研究，通过分析当前图书馆档案分类的依据和不同类型档案存储引用的意义，结合当前图书馆档案管理工作开展过程中出现的问题，从图书馆管理人员观念转变、构建数字化目录、数字化全文和数字化管理团队等角度出发，探究在新时期图书馆档案管理优化和数字化建设相结合的措施，推动高校图书馆档案优化管理工作按规定方式开展，不断提高其工作质量，为高校师生提供更高质量的服务。

关键词：高校图书馆;档案;优化管理;思路分析

高校图书馆为学生提供了海量的学习资源和高质量的信息服务，对帮助大学生更好地阅读、更好地学习具有重要意义。在新时期社会发展过程中，高校图书馆也应当顺应时代发展步伐，不断进步，这样才能提高其管理水平，更好地为学生服务，在当前数字化发展迅速的背景下，高校图书馆档案管理工作也应当沿数字化方向发展，特别是在管理稀有文献等资料时，应当引入数字化图书馆模式，既可以方便学生阅读，也可以避免因为学生频繁接触资料而导致资料受损，实现双赢的目的。

一、高校图书馆档案分类策略和对应价值

高校图书馆涵盖了多样化的学习资料和与学校相关的人事资产、统计数据、业务信息、党群信息和资源建设档案等数据，既可以为高校发展决策提供对应的数据支撑，也可以为教师晋升等提供必要的数据，为各项工作正常开展提供支持。为此，高校图书馆建设过程中，必须加强对档案分类工作的重视，结合不同档案的特点和使用方向进行分类，可有效提高档案管理质量，特别是在新时期数字化迅速发展的情况下，为保障档案管理质量，可以在档案管理工作开展过程中，引入大数据的相关内容，提高其档案管理水平。在高校图书馆档案管理过程中，不同档案都具有其必要的使用价值，例如人事档案主要记录与教职工入职培训和学历以及晋升等相关的材料，同时还涵盖了员工录用合同和年度考核等参考信息。而行政档案更多是记录与学校相关的会议通知及其他相关行政资料。高校图书馆管理人员在进行档案管理的过程中，必须加强对档案类别和保密级别的重视，结合高校师生对档案的需求，即学校自身发展要求，明确不同档案的保密等级，部分档案进行保密处理，而部分当然可以对外发布，方便师生使用。

受到新时期数据爆炸式增长的影响，高校图书馆发展过程中也会产生大量的纸质档案，而该类纸质档案需要使用较多的存储空间，并严格按照储存条件进行存放，可能会导致档案出现不同程度的损坏，高校档案管理人员要结合无纸化办公理念和数字化图书馆建设方案等，及时对相关数据文件进行电子媒介处理，使其实现从纸质版到数字化的跨越，不仅可以减少纸质版资料存放需要使用的空间，也可以更好的管理各类数据，实现真正的数字化管理目标。

二、高校圖书馆档案管理新策略

1.树立管理新观念，完善管理体系

任何工作在开展过程中都应当有明确的制度指引，这样才能保证各项工作按照规定顺利开展，避免在工作过程中出现越线以及不规范操作等问题，可有效提高工作执行力度。为此，高校图书馆档案管理工作开展过程中必须加强对新的管理体系的重视。相关人员必须及时转变自身观念，结合数字化图书馆建设历程和大数据等信息化发展手段，明确传统管理工作存在的问题，并及时学习新技术，改善自身对图书馆档案管理工作的观念，推动管理者进行图书馆档案管理改革，使其向数字化、信息化方向发展。高校图书馆管理者必须及时完善图书馆档案管理体系，结合日常工作和固定时间点工作等不同工作的特点，制定对应的管理策略和管理规范。

在该过程中，高校图书馆档案管理者要加强对档案法等相关法律的重视，以国家规范的方式开展图书馆档案管理体系制定工作。同时，高校图书馆管理人员必须对高校图书馆发展情况和师生对图书馆的需求等进行综合的考虑分析，在此基础上，制定符合图书馆档案管理新时期发展思路的管理体系和管理方法，保障图书馆后续管理工作可以按照新制定的管理体系执行，避免出现体系和实际情况不相符等问题。高校图书馆相关负责人也应当加强对管理人员思想转变等工作的重视，结合管理人员的观念特点，及时向其说明数字化图书馆建设的优点，使其对当前图书馆的发展情况和师生意见等形成充分的认识，在此基础上开展后续工作，而有效提高图书馆档案管理新体系的工作质量。

2.转变工作人员思想，提高其管理执行力

高校图书馆管理人员是高校档案管理体系的执行者，也是与师生的直接接触者，其对新图书馆档案管理体系的接受程度在一定程度上决定了该管理方式的推广效果。为此，高校图书馆管理人员等必须加强对工作人员态度转变的重视，通过对其进行宣传培训，使其认识到图书馆管理创新的重要性，在此基础上，对图书馆各类文件进行合理梳理，引导其以更为规范化的方式存储，方便数字化读取工作顺利开展。管理人员也应当加强对特殊文件特殊处理等工作的重视，结合不同文档存储的特点，安排专人对其负责的档案进行管理，并定期召开会议，引导其分析当前档案管理工作提出的问题，并结合图书馆档案管理体系发展不同阶段的需求，其实对档案管理策略进行调整，不断提高档案管理质量。图书馆相关人员必须加强对档案管理工作推陈出新的重视，结合图书馆的发展要求和自身工作特点等，及时提供给管理人员已好的建议，推动图书馆档案管理工作以更为积极有效的方式开展。

3.开展图书馆档案目录数据库建设

高校图书馆建设过程中必须加强对档案目录索引建设工作的重视，结合高校图书馆建设对档案目录的要求，及时对各类档案的目录进行处理，使得工作人员可以按照规定开展目录的数字化录入工作，后续师生在查找档案资料的过程中，只需要通过数字化程序对目录进行索引，即可找到相关档案的存储位置，大大提高了档案信息的查询效率，查询过程中出现错误的几率也随之下降，高校图书馆整体运营水平随之提高。在该过程中，高校图书馆管理人员必须加强对档案目录制作规范性的重视，结合档案数字化检索的相关要求，定期开展目录更新和档案目录梳理工作，保障后续工作以合理方式开展。同时，高校也应当配合图书馆工作人员进行目录数据库的收集工作，帮助其及时明确各类档案信息的存储位置和存储方案，在此基础上开展数字化档案转型建设，更好地满足高校师生对图书馆档案管理目录索引的要求。

在该过程中，高校图书馆必须明确自身档案管理的基本情况，结合高校图书馆的发展需求，引入更为全面的数据信息库进行档案目录索引制作工作。通过将高校图书馆目录数据库与高校图书馆原有的存储策略相结合，可以及时录入与行政管理、业务信息和人事等相关档案的目录，高校师生在查询过程中出现的问题也会随之减少。此外，高校图书馆建设过程中必须加强对图书馆内管理分级制度的重视，结合不同档案的特点和图书馆管理规定进行分级管理，帮助工作人员更好的认清自己的工作职责，在此基础上开展工作，出现问题的几率随之下降，图书馆档案管理的規范性随之提高。

4.构建高校图书馆档案全文数据库

在高校图书馆档案目录数据库建设工作结束之后，工作人员应当结合师生的需求和图书馆数字化建设情况，及时开展档案全文数据库建设工作。该工作主要针对一些不易保存和容易受损的纸质版文件，通过数字化录入等方式实现数字化存储，师生可以通过调取云端数据的方式观看相关内容，找到与自身工作学习相关的资料，同时还可以减少对资料的损坏，对保障各类资料的存储质量具有重要意义。在该过程中，高校图书馆工作人员必须加强对自身数字化技术使用熟练程度的重视，从特定分类出发，结合其档案特点，及时开展全文数据库录入工作，必要时还应当对原始文件进行处理和美化，保障文件的阅读质量，全文数据库建设过程中出现的问题也会随之减少。

在该过程中，高校图书馆必须加强对馆内文件存储情况的重视，在档案目录数据库的帮助下，及时找到对应文件的存储位置，结合不同文件的时间和相关性等开展全文数据库录入工作，保障高校师生在使用档案全文数据库的过程中，可以及时搜索到与所寻找档案相关的内容，保障档案的层次性。同时，高校图书馆也应当加强对相关档案使用频率的重视，结合师生的使用需求和不同档案的特点等进行综合性的梳理，打造特色化的档案信息资源，既可以方便师生检索，也可以更好的服务师生需求，对打造高校特色图书馆档案数据库具有重要意义。

5.提高高校图书馆数字化档案管理力度

高校图书馆开展数字化档案建设工作是时代发展的必然趋势，不仅可以提高相关图书档案的使用频率，也可以方便师生以更为快捷的方式进行查询，对保障高校师生的档案使用需求具有重要意义。高校图书馆管理人员在开展数字化档案建设的过程中必须明确数字化档案建设的意义，结合档案数据信息的管理需求和不同方式下的档案管理效果进行综合处理，选择最为优质的档案管理方式开展档案管理工作。高校相关部门也应当加强对高校图书馆建设工作的支持，在高校官网页面提供高校图书馆档案管理专栏等索引，将保密级别相对较低，可以公开的材料直接公布到官网上，既可以方便师生查询，也可以为外界人员了解学校提供必要的数据支持，对提高高校图书馆形象和高校形象具有重要意义。该方式也可以增加高校师生和相关人员对高校图书馆档案数据库的关注，明确高校图书馆档案索引步骤，对推动高校图书馆档案管理工作推广发展具有重要意义。

高校管理人员也应当注意，高校图书馆信息建设工作并不是一蹴而就的，特别是在数据化、信息化建设过程中，可能会受到网络层面的攻击和破坏，导致高校图书馆档案管理工作陷入停滞。在该过程中，高校图书馆工作人员必须加强与技术人员等的联系，建立高校图书馆档案数据库安全保障系统。在该系统的保障下，在发现有人恶意损坏图书馆档案数据信息等情况时，系统可以及时报警通知高校图书馆管理人员，工作人员可以在最短时间内恢复相关内容，同时找到恶意损坏图书馆档案资源的人并对其进行处理，可有效保障高校图书馆数字化档案资源不受损，高校图书馆档案信息的可靠性也随之提高，可以为师生提供更好的服务。

6.提高档案管理人员综合素质

高校图书馆档案管理工作并不是一蹴而就的，在该过程中要进行逐步的科学规划。同时也需要档案管理人员进行配合，这样才能保障数字化档案建设工作顺利开展。为此，高校图书馆必须加强对管理人员综合素质提升工作的重视，结合高校图书馆数字化档案建设工作不同阶段的需求，组织档案管理人员参加数字化培训，丰富高校图书馆工作人员在数字化方面的各项知识，同时辅之以必要的实操演练等，提高工作人员的操作能力，这样才能推动高校图书馆数字化档案建设工作朝预定方向发展。在高校图书馆档案数字化建设工作开展过程中，图书馆负责人和学校相关人员应当及时安排专家讲座和专业人员分享交流会等，定期带给图书馆工作人员以数字化发展的新知识，使其认识到数字化发展的新潮流，将数字化发展和图书馆档案管理建设工作结合起来，不断丰富其知识储备，并提高其对数字化技术的接受能力。

为避免出现应付等现象，高校图书馆负责人在组织专家讲座和相关培训的同时，还应当安排专门的人员对工作人员的学习情况进行考核，必要时安排考试晋级，将考试结果和员工的考评等结合起来，可以形成正向激励，督促员工以更为积极的姿态参与到学习过程中，及时与专家沟通相关问题，可推动问题快速解决。随着高校图书馆工作人员学习时间增长，其对数字化技术和高校图书馆档案管理，数字化建设等的了解将会更加深入，对图书馆档案优化管理方案的接受程度也会随之提高，到后期，工作人员会主动学习与数字化相关的技术，同时还会寻找相关资料，用以自身发展提高。随着时间发展，高校图书馆档案数字化管理建设和工作人员数字化学习将会基本实现步调一致档案管理工作开展过程中遇到的问题将会越来越少。在该过程中，图书馆管理人员可以组织相关人员组成领导监督团队，定期对员工的数字化技术掌握情况进行检查，使得工作人员进一步明确领导对图书馆数字化建设工作的重视，也可以起到督促图书馆工作人员学习的效果，对提高图书馆档案管理水平具有重要意义。

结语

高校图书馆档案建设工作在发展过程中面临诸多问题，不同问题的处理方式也存在差异，为保障高校图书馆档案管理工作在新时期发挥更大的作用，高校图书馆负责人和相关人员必须加强对数字化转型和工作人员工作素质提高等的重视，结合图书馆发展实际情况和数字化技术在图书馆档案管理工作中的具体应用，推动高校图书馆档案数字化目录、数字化全文构建工作顺利开展，同时对工作人员进行以必要的指导，打造新时期高素质的数字化图书馆工作团队，不断提高高校图书馆档案管理质量，更好地服务师生。

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（作者单位：广东工商职业技术大学）