信息技术在疾控中心档案管理中的应用分析

佘春红

摘 要：疾控档案管理属于十分重要的内容，疾控中心各项管理工作中，为了给疾控工作开展提供良好的理论依据。紧跟着时代的发展，在当前疾控档案管理工作中，疾控档案管理水平由于信息技术的应用得到大幅度的提升。从档案管理制度的不完善，疾控档案管理人员的责任不明，以及没有科学合理的管理规范，影响疾病档案管理的整体水平，到信息技术应用，极大的改善疾控管理工作的水平，本文主要对信息技术在疾控中心档案管理中的应用进行分析，以便能够提高信息知识点理论支持。

关键词：信息技术;疾控中心档案管理;管理

前言

疾控档案资料作为疾控中心内部的重要资料，对于工作开展、发展方向有重要作用，疾控中心的开展、发展种，由于各类不良因素，受到管理人员与管理制度及其他等多方面因素的影响，不可避免的会出现一定的混乱，导致疾控中心档案出现破损、缺漏、丢失等问题。因而开展有效的疾控中心档案管理是十分重要的，在现代疾控档案管理中为了使管理制度更加科学合理化，更加的符合实际管理情况，应当运用现代化信息技术应用到疾控中心的管理工作中，是档案管理的水平提高，工作责任更加明确，能够使疾病医治资料与数据得到保障。同时加强人事与财务等方面档案的管理与保护避免管理不当现象的出现。

一、信息技术在疾控中心档案管理的现状分析

1.疾控中心档案管理的观念

在疾控中心对疾病进行现场控制与深入工作开战时，疾病档案的重要性也随之被体现出来。由于我国目前对疾病的档案管理的观念较为老旧，目前疾病档案的归档率、准确度以及完整度不被重视，相对管理时间较少，认为只要材料在手边就可以，甚至有的疾控中心档案管理人员仅仅是兼职状态甚至是临时工，他们材料认知度不足，材料构成不熟悉，整理时多半是应付过关。

2.疾控中心档案管理制度不完善

由于我国的《档案管理办法》颁布较早，有很多疾控管理中心并没有相对全面的管理规章制度，规范制度大框架下面并没有制定相关准则，没有纳入考核范围，对于管理人员来说，责任不明确，工作内容较为模糊，没有较为合理、科学的管理规范作指导，形象整体疾控中心档案管理的水平。

3.管理人员综合水平较低

疾控中心档案管理工作中工作人员属于主要管理者，管理人员素质直接影响管理整体水平以及相对管理质量，因而需要档案管理人员具备较高的综合素养。然而大多数疾控防控中心管理人员综合素质指较差，缺乏管理创新理念，对于信息技术管理掌握不全面，不能很好的开展正常的档案管理工作，导致与实际需求存在较大差距。给管理质量以及最后总管理效果带来不良影响。

4.基本材料不全面

因传统疾控中心档案管理的纸质材料较多，有些可能因时间较长或者其他原因造成丢失，未能完整保存下来，使信息技术不能很好的发挥作用，由于设备的以及资料的不及时更新，可能造成已存资料里只要简单目录，没有较为具体的疾控资料。导致我国疾控中心的档案管理难以完善。

5.基础设施不健全

目前，大部分疾控中心在日常档案管理工作中并未彻落实基础设施建设，相关方面的基础设施建设处规划只是停留在纸面上，难以得到有效的执行。在这种情况下往往很难充分保障档案管理工作中一些硬件和软件的使用，同时相关基础设施的缺失也导致档案管理人员难以高效地开展档案管理工作。另外，还有一少部分疾控中心对信息技术在档案管理工作中的应用故意不予重视，导致所采取的一些保护措施难以得到真正的落实，在这种情况下就无法对资源进行最大程度的优化配置。与此同时，疾控中心也未能采取合理有效的措施管控档案扫描以及相关资料的视频和音频录入工作，从而导致难以有效的利用电子档，进而对信息技术在档案管理中的推广应用造成了比较严重的影响，导致信息化建设严重滞后。

二、信息技术在疾控中心档案管理中的作用分析

预防和控制传染病等疾病的传播是疾控档案管理的根本目的，疾病传染途径、预防措施和解决方案的基础是疾控档案。采用信息技术可以避免受到外界各种因素的干扰，并且有效预防的记录不明，以及资料缺失等现象的出现，发挥了很重要的作用。

1.促进资源共享

传统的疾控中心管理档案是通过纸质资料，保存流传的，不能通过互联网进行快速查找，并且只能去疾控中心进行查找、传递，过程较为漫长，延误预防最佳时间。当疾控中心采用信息技术进行管理时，需要时，可直接进行信息技術搜索，可以有效节约时间，快速得到相关疾病控制方案，开展预防传染工作。

2.有利于解放人力管理

传统疾病档案需要占用大量的时间精力，归纳整理难度随时间推移而增加，占用空间将会越来越大，遇到疾控档案调取时，花费时间较长，查找难度较大，并且经手人员过多，易造成混乱，信息技术的应用，可以直接在检索页面，异地查询，极大地节省人员参与，减少空间占用，使管理工作更加方便快捷，有利于节约人力去更新维护其他重要方面。

三、信息技术在疾控中心档案管理中的应用

1.转变固有疾控中心档案管理理念

疾控中心的档案管理工多年来伴有诸多不足之处，为了尽可能的改变这种现状，我们首先需要做的就是调整过去落后的档案管理工作理念，主动的尝试运用信息技术作为一名管理工作人员，应该尽快改变管理工作的策略，充分了解信息技术档案管理的优势，积极主动的参加培训，提升档案管理工作的质量而做出努力，确保正常在管理工作使用，在此基础上能够将信息技术作用发挥到极致，以便为疾控中心档案管理工作得到更好的保障。落实现代化管理理念，积极帮助档案管理部门各个管理工作人员转变管理理念，使其有效的和信息技术相结合，保障信息化建设的质量和水准。

2.提升疾控中心档案管理人员的专业知识与能力

信息化建设作为促进疾控中心档案管理工作的必经之路，需要我们清楚的认识到档案管理工作总的来说是一种“以人为中心”的工作，离开了“人”的努力，信息技术的建设都是徒劳，所以，疾控中心档案管理团队离得管理人员的专业能力培养的培训尤为重要。对有一定计算机基础操作能力的档案管理人员来说，疾控中心需对管理工作人员进行讲座宣讲，或者是采取一些学术讨论、科研活动及其他形式学习活动，最大可能性的帮助他们积累正确的、广泛的专业知识。并且活动结束后，及时对参与培训的管理工作人员进行专业信息技术信息能力考核，并且将之考核结果同管理工作日人员的绩效考核结合起来，进行一定成功度的奖惩。从而提高员工的积极性，从根源上帮助员工提升学习信息化技术的应用能力的动力。可以通过组织正式的档案管理工作人员到先进单位进行学习与考察，取长补短，提高员工的专业能力。在招聘工作时，从培训期间开始强化未入职员工的选聘，并且合理的提升入职门槛、严格要求管理工作人员的信息化能力的要求，对于信息管理能力不过关待入职人员不予录用，通过这种方式保证新生力量的工作能力。也要有良好的专业、职业素养，对此，在疾控中心档案管理中应用信息技术时，还需要注重引进更多素质高、能力强的人才。

3.加强疾控中心档案管理的建设

能够建立了有具体责任人的档案管理队伍，以各科室兼职档案人员、专职档案人员、分管领导等组成，形成以各科室为主体，档案室为中心，档案人员为辐条的档案工作模式。并未要根据国家有关档案法律法规，结合本单位工实际的档案的管理规章制度进行调整，使各项管理制度有完善，职责更加明确。提升信息化建设的资金投入购进设备引进软件，采取重新调整和培训档案人员，只有加强对管理工作人员的培训、进修工作，明确各部门与档案管理人员的职责，其利用好信息化设备和软件的有关功能，才能制订关于信息技术化建设的长远的发展计划。并且对疾控中心档案管理人员工作情况进行严格考察，实行有效的奖罚措施。疾控中心档案要在安全性能上作出严格的控制，如需保管机密文件时，应采取物理隔离方法，做好密钥管理工作。实行跟踪制度对使用机密文件个人或组织，并且合理的利用计算机生成系统日志，加强自主维护，提升监督效果。同时做好病毒查杀防范工作，在发生故障后尽快整理恢复正常工作。

4.加大基础设施建设力度

档案管理中的硬件和软件技术是开展档案管理信息技术建设的基础，但是就目前的实际情况来看很多地方疾控中心在医疗设备等方面投入的资金较多，而不重视档案管理基础设施建设，没有投入足够的资金购买相关方面的软件和硬件设备。比如，很多疾控中心并未配置专门的抽湿机和空调等设备，导致档案出现受潮、发霉、破损等现象。与此同时也比较缺乏相应的数据录入和储存等软件设备，从而导致档案的信息化管理工作难以顺利的开展，更无法有效提高档案管理的效率。针对这种情况，疾控中心首先要对各项资源进行合理配置，并投入资金购买档案管理过程中所需要的各種软件和硬件设备，从而使集控中心的预防工作得到进一步加强，使档案管理信息化工作的顺利开展得到充分的保障。另外，疾控中心还要将相应的档案管理数据库构建起来，对目前已有的资源进行更好的保存，从而在之后的的病情防御中留下切实有效的证据。除此之外，疾控中心在进行档案管理信息化建设的过程中，要通过外部采购的方式购买需要的硬件设备和软件设备，与此同时疾控中心的档案管理人员应对日常工作中需要使用到硬件和软件所进行充分的了解，并能够熟练的加以使用，从而推动档案管理工作更好的开展，帮助档案管理人员将档案数据库更加合理有效的构建起来，并更好的保存和记录档案中原始资料法，切实做好档案资料的统计和备份。与此同时，集控中心还应对档案管理工作进行细分的，并对每一个档案管理热人员的具体职责加以明确，从而使档案管理人员能够在日常管理工作中能够积极主动的做好自己的本职工作，实现档案资料的科学管。

四、信息技术在疾控中心档案管理中优势

疾控中心具备丰富的科学、可行的信息资源， 采取有效措施让档案得到有效管理与利用， 以便于更好的服务于人类健康。为了是这个目标实现，信息技术开始逐步用于疾控中心档案管理中，引用规范、实用的计算机信息管理系统使疾控中心档案资料，原本以文字、图片和影像等传统纸质档案载体，转变成数字代码信息，通过计算机管理软件的作用，信息技术的干预，使数字化档案信息得到存储、管理、索引和利用等工作。可以大幅度节省档案信息存储空间， 同时还不会影响到文件资料原始凭证特征， 一定程度的提升了信息文件录入、输出的得整体速度速度， 并且可以大幅度的减少查询以及人力传递的时间。同时还可以延长档案使用寿命，避免原始文档遭遭到损坏，同时解决疾控中心档案管理储存难度大、检索速度慢、管理成本高等多种问题。信息技术的加入，促使档案管理工作由被动式服务向主动服务转变， 根据今年传染病历史数据的情况分析，发挥档案信息资源的作用， 提前预防与管控，促进可持续性发展以及全面提升管理水平。疾控中心档案管理团队离得管理人员的专业能力培养的培训尤为重要，从多方面培训管理人员的专业知识与能力。建立完善的疾控中心档案管理的规章制度， 保证每个档案管理人员规范开展工作。从而提升疾控中心档案管理效果， 为我国医疗事业的发展打好服务基础。可以准确预测各类流行疾病， 并为疾病的防控提供可靠参考资料，随着信息技术在疾控中心档案管理工作用的的全面推广， 信息技术的应用还不够完善， 但是信息技术在疾控档案管理中得到重视。

五、结束语

总而言之， 疾控中心的档案管理工作对于疾控中心其他工作的发展有着不可忽视的重要意义， 可以为个人或单位的疾病防控提供真实、有效的数据作为参考， 所以我们应该尽可能的提升档案管理的信息化水平， 从而确保档案管理工作的质量。

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（作者单位：柳州市疾病预防控制中心）