实现企业档案管理现代化的方法研究

严金平

摘 要： 目前，国内企业相对更注重经营，对档案管理相关工作还不够重视，导致档案管理成为企业发展壮大的一大短板。随着时代的发展，企业要加强信息化管理，完善各项目工程资料的存档流程，保证信息的可视化，延长信息的保存期限。

关键词： 企业;档案管理;问题及对策

【中图分类号】G27     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.284

1 企业档案管理工作存在的问题

1.1 没有健全的管理制度和保管设施

目前，企业档案管理部门人员基本处于“兼职”状态，是其他岗位的人员进行兼管，缺少完善的档案管理制度。首先，在档案的收集管理工作上，没有健全的工作流程，导致部分应当收集的资料缺失，档案记录不够完善，这会导致整个档案资料失去原本的利用价值。档案資料在整个管理过程中是流动性的，特别是部分工作有关的资料存在借阅的现象，但企业并没有完整的流程进行监督，导致资料内容泄露或遗失。其次，档案管理需要有固定的档案室，并且完善相应的保管制度，若档案的存放设施有问题，档案在保管过程中必然出现一定的损毁和遗失现象，这是档案管理中最容易出现的漏洞。最后，在档案管理的流程制度方面也没有关于档案使用的完善流程，部分档案收集后没有得到恰当的利用，导致整个档案管理体系作用低下。

1.2 档案管理方式不够科技化和信息化

在技术进步中，“无纸化”办公是各级管理层都在推进的管理模式。而在计算机网络技术的不断渗透下，档案的载体不再是单一的纸质版，也逐步开始使用电子版的存档模式。但部分企业并没有重视电子档案的发展和利用，没有专业的人员进行档案管理工作。目前，档案管理人员素质参差不齐，对信息化的档案管理工作产生了很大的阻力。此外，在实现档案管理信息化之前，档案搜索和寻找主要靠工作人员的手动操作，大大降低了档案的使用效率。

1.3 缺乏专业的档案管理人员

人是各项工作的主要执行者，各岗位需要有执行力和基本工作能力的员工，才能切实推动各项工作的有效开展。目前，许多企业的档案管理工作缺乏专业的管理人才，没有先进的管理思路，导致整个档案管理工作远远落后于实际需求。首先，前文提到，现今企业的档案管理人员并不是专业出身，是其他岗位的“兼职”，也就不能保证整个管理系统的高效运转。其次，档案管理人员对企业的档案没有正确的认识。当工作人员没有认识到档案管理的重要性时，也就无法认真落实各项工作，完善档案管理工作的流程也就无从说起，而个人思想的懈怠，势必会影响到工作积极性和工作效率，在收集相关档案和资料的过程中，出现遗漏和损坏的情况，导致整个企业档案信息的准确性受到极大的影响。

2 企业档案管理现代化的策略研究

2.1 保证档案管理环境设施规范和达标

建立专属档案室，配套专业设备，优化档案管理环境。其中，在建设档案室的过程中需要以科学合理规划为基础，优化结构布局，结合企业实际需求进行功能区划分，最大限度提升档案室的安全性与便捷性。同时，不断完善内部档案管理制度，通过提升借阅管理质量、强化安全管理来提升档案室运行效率。要时刻保持室内舒适、整洁与安全，并定期做好保洁卫生和安全管理工作。随着档案管理工作的不断深入，需要合理引进存储媒介、刻盘光盘、扫描设备和电脑等基础设备，全面提升企业档案管理工作效率。

2.2 加强档案工作培训，增强档案意识

在优化企业档案管理工作的过程中，要强化全员档案意识，培训对象不仅包括企业领导，还需要包含所有员工。通过系统、专业的培训，企业档案管理工作才能够有序进行，并逐步形成良好的学习氛围。就学习内容而言，档案管理人员要着重提升档案管理方法与技能，其他员工需要学习档案制度，以便明确自身的权责，为优化档案管理工作贡献自己的力量。只有经过系统的学习，企业全员逐渐增强档案意识，才能为创新档案管理模式、优化管理效率奠定良好的基础。

2.3 加强引入新技术

技术革新、机制创新是企业档案管理工作中又一重要环节。随着社会不断进步，档案管理工作对于新技术的需求不断提升，合理引进人才和技术已经成为当前企业档案管理工作的重中之重。只有适时引入先进的互联网技术，全面提升档案工作信息化程度，才能在最短时间高效完成档案管理工作，切实提升工作质量。档案管理人员同样需要提升自身的认知水平，真正掌握信息技术，真心认可信息化建设，并立足企业实际进行创新性的检索与收录，全面提升档案管理工作质量。

2.4 健全档案管理制度

任何制度的制定都是为了保证工作的有效开展。制度制定期间，要从企业发展的宏观角度出发，符合国家的相关要求，规范档案管理的各项制度。首先，需要依据国家和行业标准，结合各项目的实际情况，设立完善的管理制度，保证档案的收集、存档、保管、保密、使用等流程的完善。其次，为了提高档案管理人员的工作意识，鼓励各级各部门将各项工作资料移交给档案管理部门，可采用物质奖励、精神奖励等激励方式，提高各部门员工的意识。企业的档案资料繁多，为了保证检索和使用的便捷性，需要做好档案资料分类管理的工作流程，制定统一的分类标准，让各级档案管理人员在实际操作过程中，有统一的规范制度。

结束语：档案管理工作是推动企业健康发展与可持续发展的重要动力，具有极强的现实意义与实践意义。为全面提升企业档案管理工作质量，需要以充分重视为前提，通过不断健全与完善管理制度，明确管理责任，强化学习与培训来提高企业档案管理工作运行效率。与此同时，需要全面提升档案管理人员的综合素养，使其能够更好的履行自身工作职责。

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