新形势下档案管理工作规范化分析

摘要：企业档案资源是企业管理与生产经营中产生的各种信息记录，不仅能够为企业生产经营活动以及企业决策提供指导，而且能够降低企业治理的风险，为企业发展提供助力。因此，必须要加强企业档案管理工作，发挥档案的凭证价值、参考价值、决策咨询价值，让档案资源能够有效服务于企业发展。文章就当前形势下档案管理工作规范化的重要性进行分析，指出档案管理工作中常见的问题，并结合相关理论和实践，提出可行性意见，旨在能够进一步提升档案管理工作的效率和质量。

关键词：规范化;档案管理;重要性;问题;路径

随着企业各项工作不断推进，企业档案管理工作的重要性愈发突出。然而，实践中部分企业档案管理工作仍然存在诸多问题。因此，从规范化的角度对档案管理工作进行研究具有理论价值和现实意义。只有真正确保档案管理规范，摸清档案管理规律，总结档案管理经验，才能真正实现改革创新。

一、新形势下档案管理工作规范化的重要性

（一）有利于减少档案管理纰漏，保障檔案资源的真实性

众所周知，档案资源作为具有法律效力的凭证，详细记载着企业各项工作的基本情况，价值具有。从规范化的角度对档案资源进行管理，减少档案管理流程中存在的纰漏，能够避免档案资源损毁、丢失，最大限度地保障档案价值。档案管理人员树立责任意识和规范意识，将档案管理作为一项全局性、系统性的工作来抓，能够更好地体现档案管理价值，避免档案管理工作边缘化。除此之外，档案资源真实有效是发挥其效力的前提。一旦档案资源失真，势必会影响档案使用主体的判断和决策。从这个角度来看，做好档案资源规范化管理工作，确保档案管理工作科学有序，能够充分保障资源的真实性。

（二）有利于提升档案管理效率，挖掘档案资源的价值

档案资源与企业各项工作息息相关，能够为企业回顾过去、发展未来、拟定决策提供强有力的信息支撑，帮助企业创造出更多的经济效益。为了更好地挖掘企业档案资源价值，全面提升档案管理效率，必须要从规范化的角度对档案资源进行管理，形成严格、规范、有序、标准的档案管理环境。一方面，优化档案管理流程，健全档案管理制度，用制度来约束档案管理人员，能够更好地提升档案管理效率和质量。另一方面，档案管理是档案利用的基础，只有确保档案管理规范化，提升档案检索效率，才能更好地利用档案资源，挖掘档案资源的价值。

二、新形势下档案管理工作规范化的基本原则

（一）遵循文件形成规律，保持档案有机联系

档案资源产生于企业各项工作中，有其自身的特点和形成规律。为了实现规范化的目标，必须要遵循文件形成规律，把握好各类文件在内容、时间、来源方面形成的内在关联性。以人事档案为例，就必须要遵循人力资源管理的要求，确保其能够反映企业人事工作;以文书档案为例，则是需要把握好文书档案的整体性，确保文件与文件之间连贯，辅助于企业决策[1]。

（二）纸质文件与电子文件协调统一，全盘考量

当下，各个企业纸质文件与电子文件并行。为此，企业必须要保证二者协调统一，合理规划档案整理的基本流程，遵循相应的标准。除此之外，企业要结合未来的发展定位以及档案管理要求，合理确定是以电子文件整理为主还是以纸质文件整理为主，制定相应的档案管理工作规划，使档案管理工作更贴近企业需求和时代要求。

（三）档案管理应当区分不同价值，便于后期管理与利用

不同档案资源具有不同的经济价值、社会价值和文化价值，其在企业管理工作与生产经营工作中所发挥的作用也不一样。因此，档案管理人员在管理档案资源过程中吗，要注意区分不同的价值，采取不同的标准。一方面，并不是所有类型的档案资源都需要永久保存，只有那些涉及企业核心利益、商业秘密以及具有重大凭证作用的档案资源需要长期或者永久保存。另一方面，为了便于后期的档案编研、专题建设工作顺利开展，也需要对档案资源的价值进一步区分，尽量做到档案资源“少而精”，真正提升档案资源的实用性。

三、新形势下档案管理工作中存在的问题

（一）档案基础设施建设薄弱

当下，部分企业档案基础设施不完善，场地空间较小，难以适应新形势下档案规范化管理的要求。一是未安装或者配备火灾报警器、防虫剂、专用灭火器的必备设施，存在一定的安全隐患。二是卷宗柜、案管柜、装备柜的数量不足，加之配备的档案室较少，导致档案资源过于集中堆积，难以进行科学化分类，影响后期的检索和利用[2]。三是计算机、扫描仪、复印设备、打印设备配备不齐，档案数字化进程缓慢，档案资源的利用效益低下。

（二）档案管理制度不完善

一是立卷归档制度不完善，档案管理质量较低。首先，部分企业尚未明确档案资源的审核标准、归档标准，导致不同档案管理人员立卷归档的质量不一。同时，由于未对档案资源进行严格审核，使得业务部门移交档案过程中的责任意识不强，档案资源的数量、格式不符合相关规定。其次，未明确立卷归档的流程，没有处理好档案审核与档案移交之间的关系[3]。最后，未制定相应的规章制度对档案资源进行科学分类，导致档案管理工作混乱无序。二是尚未对纸质档案、电子档案管理工作予以区分，未分别制定不同的规章制度，难以对档案管理人员形成有效指引，不利于打造“双轨制”的档案管理模式。三是责任分工制度不完善，未明业务部门与档案管理部门的职责，难以打造分工合理、相互配合的档案管理机制。四是绩效考核制度不完善，忽视从档案规范化、档案创新化、档案标准化的角度对档案管理人员进行考核，无法最大限度地挖掘档案管理人员的积极性。五是档案借阅利用制度不完善，未建立档案借阅利用台账，存在档案资源延期归还的问题，存在安全管理漏洞。

（三）档案管理人才队伍建设滞后

当下，部分企业档案人才队伍建设凸显，人才的知识机构、专业水平、业务技能水平不达标，难以满足的档案规范化管理的基本要求，制约了档案事业的发展。一是档案数量、档案种类大幅度增加，工作任务不断加重，而档案管理人员的数量却并没有明显增加。同时，部分企业档案管理工作长期由兼职人员承担，制约了档案管理工作的稳定、持续、健康发展。二是档案管理人才培训不合理。众所周知，档案管理工作是一项专业性极强的工作，档案管理人员只有经过专门化培训，才能确保档案整理、保管、鉴定、编研、数字化等各项工作顺利开展。然而，实践中部分企业未重视档案管理人才培训，没有细化相应的培训内容，导致培训效果不如人意。

（四）档案服务面窄

部分企业档案服务不规范，难以深挖档案资源价值，满足不同主体的档案需求。具体而言，一是尚未将档案服务终端同步延伸至微信公众号以及APP等新媒体平台，仍然局限于通过企业内网为档案需求主体提供查档服务，难以确保查档服务高效便民。二是档案服务意识不强，缺乏主动利用意识和信息整合意识。部分企业档案管理人员未主动对档案资源进行开发和编研，不利于对档案资源进行汇编整理，无法发挥档案资源在企业决策中的作用。

四、新形势下档案管理工作规范化的路径

（一）完善档案基础设施建设，更好地促进档案业务工作的发展

企业要根据实际需求，不断完善档案基础设施，为后期档案业务工作打下坚实的基础。具体而言，一是要对场地进行合理划分，结合档案存量以及档案增量，合理确定档案部门办公用房、档案库房、档案查阅室、档案机房的面积。同时，要安装相应的遮光窗帘，调整档案室内的温湿度。二是要安装或者配备火灾报警器、防虫剂、专用灭火器的必备设施，确保常用的装备设施齐全，不断优化档案管理环境，为档案规范化管理提供条件。三是要探索打造现代化档案管理平台，配备计算机、扫描仪、复印设备、打印设备等设施，改善档案管理条件，全面提升企业档案数字化水平。

（二）健全档案管理制度，为档案规范化管理提供指引

一是要完善立卷归档制度，认真做好立卷工作，从事前角度控制档案管理的质量。首先，企业有必要把好档案的质量关，明确档案资源的审核标准与归档标准，并按照相关的标准，及时完成信息资料的收集、整理与立卷等相关工作。同时，企业可以采取初审与复审相结合的档案管理方式。即由业务部门相关专责按照企业规章制度以及相关要求，对档案资源进行初审，再由档案管理人员进行复审，确保档案资料的格式内容、数量符合相关的规定和要求。其次，明确立卷广的流程，坚持“先审核、后移交”的基本原则，确保档案资源符合相关要求后再归档。档案管理部门要重点对企业档案进行整合与审核，落实各个部门负责人簽字认定制度。对于存在疑问、问题的档案资源，档案管理人员应当建立相应的台账，并要求档案移交部门对存疑的档案进行严格说明，待更改或者说明无误后，再对台账中的记录进行销号处理，真正做到“档案资源审核一份、规范一份、移交一份”的目的。最后，要严格按照相关规定以及企业信息资源的种类，合理确定不同信息材料的归档氛围，并制定不同的案卷保管期限、保密期限。同时，为了避免档案资源堆积，尤其要严格对“永久”案卷的划定，避免非核心案卷、非重要案卷被划定为“永久”案卷。二是要合理区分纸质档案、电子档案管理工作，分别制定相应的规章制度，确保纸质档案管理与电子档案管理同步进行，充分保障档案管理工作规范、有序。三是要完善责任分工制度，从制度上明确业务部门与档案管理部门的职责，确保部门与部门之间分工合理、相互配合。四是要完善绩效考核制度，对绩效考核指标予以精细化，体现出企业对档案管理工作的重视。五是要完善档案借阅利用制度，明确借阅利用的期限，建立相关的台账。对于到期未还的，应当由借阅人所在的部门进行书面说明，办理续借手续，最大限度地确保档案资源的完整性。真实性以及准确性。

（三）加快档案管理人才队伍建设，适应档案工作专业化的要求

一是要站在档案事业长远发展的高度，不断引进专业人才，合理分配工作任务，降低档案管理部门的工作压力。对于确实需要安排兼职人员的，应当做好入岗培训，并尽可能安排至档案管理工作的辅助性岗位，切实发挥兼职人员的作用。二是要细化档案管理培训内容，制定相应的档案工作计划。一方面，要继续通过送学深造、经验交流、轮岗等方式，加强对档案管理人员的逐级培养和梯次培训。另一方面，要结合当前信息化时代的基本需求，重点深化在信息化建设、智能化管理、安全管理等方面的培训，全面打造复合型人才。

（四）拓宽档案服务面，真正彰显档案价值

企业档案管理人员不能单纯将档案管理工作看待为一项文字性管理工作，二是应当将档案管理融入到企业发展大局、企业转型升级中，赢得领导以及其他部门对档案管理工作的好评。为此，一是要优化查档服务，打造服务型档案部门。档案管理部门要通过现有的信息技术，打通微信公众号、APP平台与企业档案管理系统的数据壁垒，实现数据互通。需要注意的是，为了避免发生泄密事件，在开发档案服务平台过程中，只应当着眼于非涉密档案。对于涉密档案，仍然应当通过企业内网查询，真正处理好档案服务与档案保密之间的关系。二是要树立档案服务意识，主动开展档案编研工作。例如，企业档案管理部门可以重点对企业文化档案、企业科研档案、企业文书档案、企业政策档案、企业规章制度档案进行编研，有针对性地开发信息资源。总而言之，档案编研工作要围绕企业中心、企业发展大局，才能真正让档案管理成效凸显出来，推进档案管理工作与其他业务工作的融合。

五、结束语

总而言之，企业各类档案真实记录了企业政治、文化、经济等各方面的内容，反映了企业的发展历程，是企业珍贵的信息载体。新时期，从规范化的角度开展档案管理工作，不断狠抓基础业务建设，强化档案服务，能够最大限度地盘活档案资源，有效解决实践中存在的档案无制度规范、无人管理、无处存放等突出问题，彰显档案管理工作的价值。具体而言，一是要完善档案基础设施建设，更好地促进档案业务工作的发展;二是要健全档案管理制度，为档案规范化管理提供指引;三是要加快档案管理人才队伍建设，适应档案工作专业化的要求;四是要拓宽档案服务面，真正彰显档案价值。此外，企业也应当充分重视档案管理工作，进一步为档案管理部门提供人、财、物等方面的支持，不但夯实基础，实现档案管理工作转型升级。

参考文献：

[1]张金金.论档案管理规范化体系构建[J].黑龙江档案，2020（04）：59-60.

[2]陈琛.探析如何进一步推进档案管理工作的规范化[J].传媒论坛，2020，3（16）：119.

[3]王淼.规范化管理在企业档案工作中的应用[J].城建档案，2020（05）：77-78.

作者简介：颜东升（1969.12--）男，民族：汉，籍贯：山东滕州，学历：本科，毕业于中央党校，现有职称：新闻类中级职称;研究方向：档案管理。