浅谈新时期如何做好科技档案信息化工作

李震 程一帆

摘要：随着云计算、大数据等信息技术的深度应用，科技档案信息化领域的应用和研究工作也进入了新时期。面对海量的科技檔案数据信息，只有加强科技档案管理数字化、网络化、智能化“三化同步”推进，才能更好地为科技创新提供档案支撑。在科技的引领下，信息化时代势不可挡，科技档案信息化建设成为新时期档案事业的发展趋势。为此，要准确掌握科技档案信息化的涵义，正确认识信息化建设所带来的影响力，探索更加有效的发展策略，凸显传统科技档案管理模式的束缚，以信息化平台为依托，全面提高档案管理效率，保证整个档案事业能够与时俱进，全面发挥服务社会的价值。本文分析了科技档案信息化存在的问题，就做好科技档案信息化工作的重要意义和发展建议进行了探讨。

关键词：云计算;大数据;科技档案;信息化

1 新时期科技档案信息化存在的主要问题

科技档案是指单位及个人在科学研究、技术开发、基础建设、设备采购研制等活动中直接产生并具有保存价值的科技文件资料，不仅包括传统的文字资料、图纸图表、录音图像视频等，还包括信息化科研条件下产生的电子文档、专业软件、信息系统、算法和计算结果等。科技档案具有很高的学术价值，是科研工作者必不可少的劳动资料[1]，是科技活动中不可缺少的组成部分，它贯穿于科技活动的始终，作为科技活动的载体，记录着科技活动的轨迹和规律，在科技活动中具有支撑和凭证等作用。进入新时期，科技档案信息化存在着以下主要问题：

1.1 标准规范建设更新相对滞后

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个章节。没有信息化就没有现代化，档案信息化也是档案管理现代化的重要途径和抓手。现行的科技档案管理基本还是延续1980年的《科学技术档案工作条例》，2018年，《科学技术研究档案管理规定（征求意见稿）》征求意见后尚未正式发布。新的信息技术应用日新月异，对科技档案管理的工作方式方法、归档利用开发都带来巨大变化，科技档案管理的国家、行业层面的标准规范建设相对滞后。

1.2 科技档案归档质量堪忧

档案收集是档案工作中的关键环节，直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作[2]。通常一个科研项目历时数月到数年，做好科研项目有价值的文件资料日常收集整理尤为重要。部分科研人员对归档工作认识不足，在科研过程中部分有价值的材料未进行收集整理，或者由于保管不善造成散失;也有部分科研人员出于知识产权保护的考虑，致使不少科研项目档案缺少重要原始记录和关键技术的核心内容;有些通过程序计算得出的科研数据归档时只有数据没有程序，变成了无法复现的“死数据”。这些都会导致归档文件资料不完整、质量不高，对科技档案后续开发利用造成不便。

1.3 科技档案开发利用效率偏低

科技档案的价值内涵丰富，首先体现在其利用价值。由于科技水平不断进步，很多年代久远的科技档案作为科技发展史的资料还有一定价值，对于当前科技创新已经没有太高的参考价值。信息化条件下，科研人员日益适应无纸化、网络化办公，越来越多的文件都是在计算机中产生，档案中的电子文件所占比例日益增加。过去的纸质的科技档案数字化率偏低，数字化档案的质量和知识产权保护缺乏相应保障;科技档案信息化多数仍处于利用计算机系统进行检索查阅，利用信息技术对科技档案进行编研的实践案例较少;基于档案利用者的行为识别分析较少，不能有针对性地提升科技档案有效供给效率和质量。

1.4 科技档案管理人员素质有待提升

档案工作是一项专业性非常强的工作，科技档案作为专业档案，其整理、保护、鉴定、编研等工作不仅需要有扎实的档案管理工作经验，还需要熟悉相关科技背景知识。现有科技档案管理人员队伍普遍平均年龄大，部分人员缺乏必要的档案管理岗位专业知识和服务技能，处理档案资源不及时、立卷整理不规范等情形时有发生;部分人员对信息技术的了解和掌握相对较差，对信息化条件下如何做好科技档案管理工作缺乏认知与实践。

2 做好科技档案信息化工作的重要意义

2.1 更好支撑科技创新工作

科技创新离不开科技档案的支撑。科研人员通过对相关专业领域科技档案的检索查阅，可以了解前人已做的工作，更好地确定自己的研究方向和创新点，避免不必要的科研重复和浪费;另一方面，通过科技档案也是科研人员申请项目、晋升职称、评优报奖的重要业绩证明材料。从单位角度而言，通过对科技档案的编研和分析，可以了解单位整体科研工作的方向和深度，了解单位、科研团队、科研人员的竞争优势，从而进一步优化调整科研资源的配备，明确今后的科研工作方向。从保护知识产权的角度看，科研人员的研究成果是职务成果，如果发生知识产权争议，最有力的证明材料就是科技档案。

2.2 提高科技档案利用效率

当前，信息技术的影响力延伸至社会各个方面，科技档案管理领域也应当积极引入，重视科技创新，以信息技术为手段，加快传统科技档案管理模式的转变。信息技术加快数字化目录与检索系统的建立，信息被不断优化，促使科技档案资源能够实现收集、编研以及整理归档的一体化，促使科技档案管理由人工模式向智能化跨越发展，是科技档案管理适应社会、不断创新的体现。科技档案信息化不仅仅是对传统纸质科技档案进行数字化，更重要的是对科技档案数据信息的收集、整理、分析工作，建立专业科技档案数据库，挖掘科技档案中蕴含的科技信息，优化检索与查询，研发科技档案信息管理系统，组建科技档案共享网络。利用者可以摆脱传统档案利用模式中时间空间的限制，随时随地快速高效地找到自己所需的科技档案，使科技档案的潜在价值得以发挥和转化。

2.3 提升科技档案管理效率

信息技术的引入使得科技档案管理过程更加有序，进而实现科技档案信息数据资源的共享[3]。结合办公自动化系统、科研管理系统、产品研发系统等应用不断深入，科研过程中有价值的数据、信息、知识可以通过网络和系统进行收集整理，科技档案资料及时归档成为可能。此外，信息技术的应用使得科技档案的分类、查询和统计等日常管理工作变得便捷高效。

3 科技档案信息化的发展建议

3.1 加强相关标准规范建设

面对科技档案收集、管理、利用过程中出现的新问题，国家、行业层面应当加强科技档案管理的标准规范建设，根据不同类型的科技档案，给出指导具体工作的实施细则。在新的标准规范还未出台之前，相关科研院所和高校可以根据本单位的实际情况，实事求是地制定科技档案信息化的内部管理制度，既可以与时俱进地规范内部管理，也可以为后续国家行业标准规范的建设提供实践经验。

3.2 优化科技档案管理机制

为了提高科技档案的管理和利用效率，应当优化科技档案的管理机制，推动科技档案管理向着现代化、科学化、智能化的方向发展。一是要领导重视，建立健全工作体系，群策群力才能发挥科技档案工作网络的作用;二是要加强监督考核，把科技档案归档工作纳入相关考核体系，做到年初有目标、中间有检查、年底有考核;三是要引入合理的激励机制，调动科研人员和档案管理人员的积极性，不断提升归档质量和管理效率。

3.3 加强科技档案管理系统的研究与应用

云计算、大数据等信息技术的应用为处理利用海量的科研项目档案数据资源提供了可能。利用面向对象的软件设计方法，加强科技档案管理与利用的需求分析，依托，构建基于网络的科技档案管理系统，无缝对接科研业务系统和数据共享平台，通过有效整合网络服务模式，使科研人员能够便捷地获取科技项目数据信息，又减轻管理人员的工作量，满足科技档案管理数字化、网络化需求和科技创新主体的个性化需求[4]。在系统建设应用过程中，还应利用水印、细化权限控制等技术保护知识产权，建立灾备机制确保数据安全。

3.4 提高科技档案归档质量

科研人员既是科技档案的供给者也是科技档案的利用者，在科研项目立项时就应安排专人负责项目研究过程中文件材料的收集、整理、保管，收集范围包括不限于立项论证、研究实施、过程管理、质量控制、结题验收、成果管理及成果转化等过程中形成的各种形式的科技文件材料。另一方面，利用信息技术，实现科研过程文件资料和科研数据的收集实时化、自动化，避免人为因素造成的文件缺失。此外，将科技档案管理过程纳入质量管理体系，加强归档环节的审核与把关;将归档工作前置于成果评价、申报奖励等，对归档的及时性、完整性和质量进行有效控制。

3.5 加强档案管理队伍建设

一是要加强宣传，使所有参与者增加对科技档案工作的了解，认识科技档案工作的重要价值和意义，掌握科技档案收集整理开发利用的基本知识。二是要加强学习，档案管理人员不仅要提升档案管理技能和信息技术水平，也要扩展科研专业知识背景，增强服务意识，积极探索科技档案管理的新机制、新思路和新方法。三要加強交流，借鉴兄弟单位好的经验和做法，不断提高本单位科技档案收集利用的效率和质量。

4 结语

科技档案信息化任重而道远，只有不断完善法规标准规范，加强科技档案收集、管理、利用过程中信息技术的研发，加大科技档案信息化设备设施、软件开发等投入，提升档案管理人员专业技能和信息技术应用能力，注重档案安全，尊重知识产权，才能满足新时期科技档案管理工作的需要。

参考文献：

[1]张义寅.科技档案的价值及利用[J].大同医学专科学校学报，2004（01）：36-37.

[2]于谧.浅谈科研单位档案工作中存在的问题及对策[J].图书情报与档案管理，2016（05）：190-191.

[3]穆丹.科学发展进程中档案管理信息化技术的应用[J].科技资讯，2020（19）：209-210.

[4]王杉，邢军，孙滔.科技项目档案数字化管理系统平台设计实践[J].计算机技术与发展，2016（08）：143-145.

作者简介：李震（1978-）男，安徽省池州市人，南京水利科学研究院高级工程师，研究方向为软件工程、水利信息化、档案管理。

程一帆（1991-）男，江苏淮阴人，南京水利科学研究院工程师，研究方向为计算机网络、水利信息化。