大数据背景下中小企业人事档案信息化管理的问题与对策

杜坤 王俊鹤 杨萧

【摘  要】在大数据背景下，信息化技术快速发展，中小企业传统的纸质档案管理方式已逐渐落后。论文通过阐述人事档案信息化管理存在的问题，提出合理对应的解决方案，以便人事档案信息化管理进程的顺利推进，为中小企业的发展提供更高效的服务。

【Abstract】Under the background of big data， with the rapid development of informatization technology， the traditional paper archives management mode of small and medium-sized enterprises has gradually lagged behind. Through the elaboration of the problems existing in the informatization management of personnel archives， the paper proposes reasonable corresponding solutions， so as to smoothly advance the informatization management process of personnel archives and provide more efficient services for the development of small and medium-sized enterprises.

【关键词】人事档案;信息化管理;大数据

【Keywords】personnel archives; informatization management; big data

【中图分类号】G271;F276.3                               【文献标志码】A                                   【文章編号】1673-1069（2020）11-0001-02

1 大数据背景下中小企业人事档案信息化管理的现状

在大数据背景下，信息科技迅猛发展，中小企业也卷入时代的洪流，在迈向信息化的进程中中小企业人事档案信息化管理水平参差不齐，暴露出各种问题。大部分中小企业缺乏对这一方面的重视，导致人事档案信息化管理的工作质量和效率低下，无法展现与大数据结合的优势。中小企业人事档案信息化管理进程缓慢和信息环境十分薄弱，这更是阻碍人事档案信息化管理工作的可持续发展。

2 当前中小企业人事档案信息化管理存在的问题

2.1 信息化管理意识薄弱，重视程度不足

纵观中小企业的人事档案工作，大部分中小企业人事档案信息化管理经验相对匮乏并且不受领导管理层的器重，无法做到真正的识人、知人、用人，使得人事档案管理步伐落后于企业的发展速度，也未满足企业的发展要求。源于中小企业领导管理层的信息化管理意识淡薄，直接导致：企业的人事档案工作停留在最初阶段，仅仅是查阅、传递、不丢失、不泄露等;人事档案信息化的基础电子设备设施贫乏和信息化平台建设不足，档案管理人才团队建设落后;档案工作者的积极主动性不够，缺乏热情，管理观念陈旧，缺乏时代创新性;中小企业无法从中受益，更不能在海量的人事档案信息资料中进行有效整理和提取，难以挖掘有深度和有用的信息。

2.2 信息化管理存在模式问题、制度弊端

现代大部分中小企业人事档案管理模式与制度依然存有漏洞。一是模式问题。人事档案信息化管理工作仍处于手工或半手工半信息化整理阶段，手工操作对于信息记录以及后续处理都存在一定难度，工作时间、精力、强度均具有压力，始终没有与电子信息化手段结合。而半手工半信息化整理阶段，前者占比依旧比后者大，传统人事档案管理模式与现代人事档案信息化管理模式衔接问题突出，未将管理制度与工作方法等完全融合，不能体现出信息化优势。二是制度弊端。人事档案信息化管理制度体系不健全，中小企业所制定的工作规章制度和责任体系落后于档案信息化管理标准，人事档案的记录、管理、移交与更新等方面都没有完善的要求，在执行和落实时就存在严重弊端。

2.3 档案管理人员的专业化水平有待提高

从事人事档案信息化管理的人员存在专业素养低下和缺乏创新两方面问题。一是专业素养低下，由于中小企业对人事档案信息化管理重视不足，所以招聘人才要求低，缺乏一定的专业知识和从业经验，面对信息化的数字系统，中小企业的设备投入及技术使用培训不足，致使档案管理人员专业素养不足以支撑档案信息化管理要求。若是招聘人才专业知识过硬，但同样由于重视不足迫使档案管理人员身兼数职，导致工作重心偏移和业务上无法精进。二是缺乏创新，由于档案管理人员专业素养不高和专业基础知识不扎实，实际信息化操作少就难有创新思维去创新新思路、新方法、新技术。

2.4 信息化基础环境薄弱

如今正处于4G向5G迈进的信息化时代，而大多数中小企业的人事档案信息化仍处于表面阶段。一是由于档案管理人员的水平低以及人工操作比重大，使得人事档案资料的记录、筛选以及审核都可能出现纰漏，使得档案资料缺乏准确性、完整性及客观性;二是人事档案资源具备隐蔽性，因此，人事档案信息的运用始终是最初级的，难以实现共享功能和无法合理配置资源、挖掘员工潜能，不利于人才流动和信息交流，大量的人事档案信息资源被动落后不能最大限度地利用;三是由于人事档案信息化建设起步晚又开展速度迅猛，许多中小企业档案信息化平台建设滞后，电子设备投入不足以及软硬件设备配置不齐，无法有效操纵大数据、云储存等功能;四是信息化安全性有待提升，当前数据安全是重心，信息的丢失、泄露都会产生不可估量的损失。

3 大数据背景下中小企业人事档案信息化管理的对策

3.1 增强信息化管理意识，提高重视程度

中小企業是由领导管理层进行工作规划和指导，通常领导管理层的人事档案信息化管理意识直接决定和间接影响企业今后人事档案的信息化程度。只有提升领导管理层对人事档案信息化管理的重视程度，才能加大人力、物力和财力的投入，从而提出宏观上人事档案信息化管理战略规划和微观上人事档案信息化管理工作指导。当领导管理层的信息化意识与时俱进，能够转化管理观念和方法，才能提高人事档案信息化管理效率和顺利开展人事档案信息化管理工作。

3.2 优化信息化管理模式，健全信息化管理制度

在大数据背景下，面对人事档案信息化存在的模式和制度问题，要结合中小企业自身情况进行优化和完善。在模式方面，根据中小企业的实际状况，将手工纸质操作通过信息技术手段进行图文数字化处理，全面实现人事档案信息化，建立起符合模式的统一标准，从而提升人事档案资料的精准性和效率性。在制度方面，根据中小企业自身人事档案信息化管理运营的情况，建立由人事档案管理部门牵头、各部门联动的组织体系，结合国家相应的法律制度健全人事档案信息化管理制度，也可结合大数据选用合适的APP进行制度管理，真正实现人事档案工作“于法有据”。

3.3 提高档案管理人员的专业化水平，积极创新

大数据技术的普及和成熟，对于中小企业从事人事档案信息化管理的工作人员有更高的要求，亟需创建一支高水平、强能力的专业化档案人才队伍。建立人才队伍有以下几点要求：一是提高档案人员的政治素养和保密安全意识，能够保证人事档案信息的隐私安全;二是确保档案工作人员的专业化能力，选拔具备优秀专业知识和能力的人才，保证业务水平和工作能力，为公司开展完善、准确、高效的人事档案工作;三是保障员工热爱本职工作以及有高度的责任心和行动力，对所管理的档案内容清晰，在人事档案信息化管理的初步阶段实现创新发展。

3.4 营造良好的信息化基础环境

要想建设完善的人事档案信息化管理系统，营造良好的信息化基础环境是关键环节。一是充分施展大数据、云计算在人事档案信息化管理中的功用，建立健全人事档案数据库，通过电子信息加工技术对搜集的信息进行处理，实现图文数据化，提高工作效率，减少人工纰漏，保证信息资料的客观性、准确性及完整性。二是在利用人事档案资源时，结合人事信息重要性来权衡利弊，对于可以公开的信息实现合理的资源共享，充分发挥档案信息资源的价值。三是构建并完善人事档案信息化平台，将档案资料与互联网结合起来，提供更方便的检索和阅读方式，信息资源要及时更新保持时效性。同时，引入先进的电子信息设备和卓越的技术，并定期检修维护设备，注重电子设备的软硬件配置，做好备份以避免意外，常规调试及时升级保证系统高效运转。四是建立相应的安全机制，对档案信息进行拷贝，设置信息恢复功能以及保存好纸质资料，确保文件储存安全。做好计算机的安全防护工作，避免资料泄露和黑客入侵等。对于档案人员进行安全机制培训，增强其档案安全意识，营造良好健康的信息环境。

4 结语

综上所述，许多中小企业仍存在人事档案信息化管理的短板，因此，中小企业必须适应时代的发展和经济的要求补全短板，加强对人事档案信息化管理的重视，建立健全人事档案信息化管理的模式制度，培养优秀专业的人才，共创良好的信息环境。

【参考文献】

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