餐饮企业的采购环节内部控制制度研究

张化军

摘 要 随着社会的不断发展，人们的生活水平不断提高，尤其是在饮食方面，人们的追求正从“吃得饱”慢慢变成了“吃得好”。而作为传统服务行业之一，餐饮业日渐成为了消费市场中的重要参与者。尤其是一些餐饮企业，顺应时代发展，谋得了一份出路。为了规范餐饮行业，使其健康发展，需要加强餐饮企业的内部管理。本文以采购环节为切入点，分析当下餐饮企业的采购流程、常见的风险以及风险的控制措施，希望能够对餐饮企业的健康发展有所帮助。

关键词 餐饮企业 内部控制 采购

近年来，我国居民的生活水平有了显著提升，从解决温饱逐步向全民小康跨越。餐饮行业也慢慢转型，特别是最近几年，餐饮企业如雨后春笋般大量涌入市场，使得餐饮行业的内部竞争非常激烈。企业为了在竞争中立足，并且获得长远发展，必须加强企业管理，尤其是内部管理控制。采购环节作为餐饮企业内部管理的重要一部分，其内部控制落实情况直接影响企业的运营状况。因此，采购环节的内部控制工作非常重要，需不断更新完善，才能使企业在市场中获得一席之地。

一、內部控制制度

内部控制制度由管理层等人员设计并执行，有一套成熟的流程，能够有效保证财务报告数据的真实性，大大提升企业经营效率，保证企业运营中各项工作严格遵守法律。餐饮企业的采购环节业务量众多，工作量非常大，流程烦琐，涉及资金流动，并且容易出现管理疏忽。因此针对采购环节的上述特点，企业根据实际情况，对业务流程以规定的方式制定了相关的政策，并且要求工作人员严格遵守，互相监督，使采购环节的工作规范、标准、有据可循。值得注意的是，在制定采购环节的内部控制目标时，需要综合考虑企业的总目标。具体来说，采购人员在采购时，要根据厨房和客户的需求制定采购计划，以满足正常的营业需求;同时尽可能控制进货价格，使其处在一个合理的范围内。

二、餐饮企业的采购流程

（一）请购

餐饮企业与其他的企业不同，其原材料在新鲜度、质量安全等方面要求非常高，常见的原材料多为蔬菜、调味品、蛋肉类、饮料等。出于新鲜度、安全、口感等诸多方面的考虑，餐饮企业几乎每天都需要采购，而且采购的类别众多。由于市场价格浮动较大，加上采购活动频繁，所以采购环节工作人员的工作强度非常大。采购环节的工作人员不能有所松懈，要根据厨房的物资需求合理采购，科学制定采购计划，也可根据以往的采购经验，提前制定一部分采购计划。随后，将采购计划交由管理部门审批，审批通过后才可采购，不得擅自采购。

（二）订货

订货环节是采购环节中影响因素最多的一个环节，因为很难做到对采购时的价格控制。造成这种情况的原因主要有两方面：一方面，有些采购人员的职业素养不高，贪图小利。有些供货商正是抓住了采购人员这样的心理，以利益诱惑，获得长期合作或者哄抬成本获取更大利润。采购人员收取回扣后会内部操作，将这部分钱算在采购成本中，无形中增加企业的运营成本。另一方面，受市场客观因素影响，餐饮行业采购的物品与其他行业不同，大多是一些新鲜的蔬果蛋肉等，这些物品的市场价格浮动非常大，受季节、气候、地区、节日等影响都非常大，因此其价格很难控制。采购人员在采购时，在保证供应充足的前提下，可适当增加采购次数，将每次的采购量都控制在一个合理的范围内，这样原材料的储存量将大大降低，采购所占用的成本也能大大降低，有效节约企业成本。同时，这样也能保证原材料的新鲜和安全，对企业的口碑大有裨益。

（三）验收

即使其他环节的工作完成得再出色，如果在验收环节松懈了，那么最终的后果同样严重。餐饮行业的生产成果是供食客吃的，原材料有腐败、污染甚至储存不当造成食材本身具有毒性等，都是非常严重的质量问题。餐饮企业一旦出现了质量问题，会直接威胁企业的生存。因此为了保证整个采购过程的工作不白费，要对采购进行严格的验收。餐饮企业应安排验收人员进行验收，并要求持有货物明细单。对于采购物品的数量、大小、价格、品质、交货时间都要仔细查验，确保其与合同规定一致。验收完毕后，按照流程要求填写验收资料，随后将相关资料交由会计部门审核，确保无误后付款。

（四）付款

经验收人员对采购物品进行验收后，财务部门的工作人员应该仔细核对请购单、发票、货单。对于免税的农产品，如蔬菜蛋肉等，以及可抵扣进项税额的副食品，如米面油之类，财务人员要及时进行减税，为企业节省运营成本，避免不必要的花销。同时，财务人员应针对企业的实际情况，考虑资金占比、赊销限度，和供货商及时沟通，为企业争取到资金上的最大缓冲时间。付款环节虽然是采购环节的最后一个环节，但是其重要性不言而喻。其虽然没有实际参与到采购中，但是在幕后为采购提供了重要的支持，是采购工作有序开展的重要保证。

三、采购环节的风险

餐饮企业的采购业务环节较多，各个环节均有可能出现风险，都需要及时把控。餐饮企业内岗位、人员众多，工作人员的工作素养难以把控，难免出现一些工作人员利用职务之便，收取回扣，甚至弄虚作假，给企业带来巨大的损失。同时，一些工作人员因为工作经验不足，预判能力不行，工作未严格按照标准开展，造成采购计划不合理，也会给公司带来不必要的风险。因此，在制定请购单后，需要相关工作人员进行严格审批，避免不必要支出。

在验收时，要严格按照相关流程，不能懈怠。一些采购人员为了牟取私利，可能会低价购买一些质量不佳的原材料，却以合同价格上报，从中谋取差价。如果验收人员没有严格按照标准进行验收，只是简单走过场，就会给居心不良的采购人员提供可乘之机。餐饮行业最忌讳的便是原材料问题，一旦出现问题就是大问题，甚至直接威胁企业的生存。财务部门同样是风险的高发部门，有些会计在账目上标记已付款，供应商却未收到相关款项，会计私自挪用资金，双方账目便会出现纰漏。

四、控制风险的措施

（一）各个部门各司其职

企业内部工作混乱、存在工作漏洞，在很大程度上和企业内部分工不明确有关。只要做到企业内部各部门各司其职、权责明确，就能有效防止工作人员为了一己私利与他人勾结，非法牟取公司利益。尤其是厨房工作人员不能参与采购事宜，会计不能参与供应商合作环节。同时，各个部门各司其职，也能够大大提高工作效率，避免出现问题时互相推诿。