探讨在大数据背景下我国档案管理的要求和发展方向

梁毅勇

摘 要：伴随当今社会已经进入大数据时代，同时也暴露出档案管理中存在的一些问题。本文论述了大数据背景下的档案管理存在的问题和未来的发展机遇，并指出档案管理是大数据时代档案管理的重要组成部分，在提高档案安全管理意识的需要的同时，还需要做好系统建设、设备建设和网络平台建设等，以使得文案管理在数据化档案管理中更加准确化和精确化。

关键词：档案管理 大数据时代

大数据是基于海量数据处理和云计算检索而产生的数据，它具有回顾性和统计学分析的特点，而且具有良好的预测性。大数据时代的档案管理工作既有机遇也有挑战，更需要档案管理严密、准确。

一、大数据时代档案管理工作面临的机遇与挑战

（一）大数据时代档案管理的机遇

大数据技术增强了文件管理的分发能力，解决了文件管理业务的“膨胀”问题，随着电子文档的广泛应用，数据文件管理工作比传统的文件管理更加便捷，具体体现为大数据云计算技术根据具体需求进行合理的计算与调整，实现资源的快速匹配，保证了文件管理的效率与有序性，避免了胀库的问题。

（二）大数据时代对档案管理工作的挑战

首先是文件的安全性。有了海量数据的支持，人们在调用和保存文件时就更加方便了，同时也给非法分子有了可乘之机。尤其是机密文件遭到黑客攻击的现象屡见不鲜，给国家和社会造成了巨大的损失。其次是文档管理技术的挑战。大数据还没有安全可靠的管理软件，所以需要专业的技术人员在大数据环境下维护和管理文件管理软件。最后是对档案管理员的挑战。由于信息技术的发展前景十分广泛，特别是随着大数据时代的到来，传统的文档管理模式已经不能适应时代的发展。应用于大数据的文件管理员要根据用户的需求，运用数据统计、数据挖掘、排序分析等工具，快速发现相关信息，满足用户需求;文件管理员要熟悉企业的业务，以技术为中心，以服务为目的，积极探索新时代文件管理业务的新途径。

二、大数据背景下档案工作存在的问题及对策

档案安全意识和法制意识不强。人们对数据化档案管理的重要性还是没有太多的认知，及其原因还是对档案的安全认识不足。在大数据时代，人们认为档案安全工作不是工作重点，而是日常业务工作。无论我们做不做，怎样做都不会影响档案工作的整体水平。保密工作是实现档案事业发展的重要保证。

没有文件管理的制度化管理程序，档案收集不规范，文件收集是文件保管的前提。当前，档案收集工作主要采取分散收集的方式，没有形成统一、系统、有序的收集方式，收集体系不健全;立卷过程中，不完全按卷内文件目录顺序排列，卷内数据泄露现象较为普遍;档案利用不规范，对借阅的文件，内松外紧，即督促借阅者，使其工作放松。借档如不及时归档，极易造成遗漏和损失。

三、关于做好大数据时代档案管理工作的几点建议

加强档案管理和安全意识，加强领导和档案工作者对档案数字化工作的重视。对于一些员工的认识问题除了加强学习指导外，还邀请有经验的专业技术人员定期进行交流和讲座，提高对数据时代文件管理数字化的认识。在大数据时代，数据安全是文件管理的重点;大数据时代，必须重视文件的安全管理;在信息时代，文件的安全不仅体现在文件本身的安全性上，也体现在文件数据的安全性上。现在成熟的电子软件有大大小小的漏洞，为确保档案安全，应要求档案管理员加强技术能力建设，增强安全意识，提高档案管理的安全性 。

增强档案工作者的整体工作效率，高效地进行档案工作，离不开档案工作人员的综合素质。以大数据为背景，任用文件人员需要高标准和严格要求，不仅需要文件意识，文件的法制意识也需要，具备计算机网络知识，具备数据统计、数据挖掘、矩阵分析等相关技术提供使用者更有效的资讯。

档案的科学化、规范化管理和配套设施建设是一项系统工程。档案管理和配套设施建设是档案管理科学化、规范化的重要保障，加强档案管理与配套设施建设是按照法律法规、档案管理软件、高清晰度扫描仪、光盘录像机、数码相机、檔案管理服务器等各项操作规范及业务规定，制定员工岗位职责，及时归档，完善档案管理规范等措施为科学管理档案建立良好的条件。

在文件管理信息资源共享网络平台上，完善文件管理技术，必须顺应时代发展步伐。为此，应不断完善和维护现有的文件操作网络资源共享平台，尽可能迅速更新当日的信息，并不断将网络平台的信息作为疫苗进行补丁同时，防止恶性网络病毒给文件业务带来重大损失 。与此同时不断提升资源共享平台的层次，将网络技术应用于文件信息业务，为文件工作的顺利开展提供充分的条件，从而使文件资源的安全和更有效的管理有利于进行，并且通过统一备份，可以实现全国所有文件的统一管理共享。

四、结语

近年来伴随着互联网技术的迅猛壮大，我国的信息时代逐步迈向大数据化时代，所谓的大数据就是一种崭新的运用计算机输入所需的数据并进行管理的方法，也是数据积累快速增长的结果。数据化管理作为文件管理中最具代表性的原素，我国对大数据档案管理还处于最初的不成熟阶段，因此在大数据下实际运用于档案管理的操作中必定会遇到各种各样以前从未遇到的困难及挫折，但是只要慢慢熟悉和沉浸在大数据的档案管理中，就会在这海量的信息海洋里不断吸收其中丰富的精神食粮。