民办高校教学秘书执行力提升策略探究

胡静雪

（吉林师范大学博达学院，吉林四平136000）

民办高校教学秘书是活跃在民办高校基层的一支教学管理队伍，其执行力水平关系着民办高校教学管理水平和教育教学水平的高低。而目前民办高校教学秘书普通存在着执行力欠缺的现状，主要表现在教学秘书不能够迅速通过行动将教学管理领导者的教育管理规范与目标及其方针政策进行有效落实，导致执行过程变长，结果滞后，甚至使结果失去意义。因此有必要对民办高校教学秘书执行力欠缺的原因进行分析，从而探究提高民办高校教学秘书执行力的必然性和方法策略。

1 民办高校教学秘书执行力欠缺的原因

1.1 民办高校教学秘书队伍不稳定

民办高校教学秘书队伍不稳定性是执行力欠缺的重要原因之一。教学秘书岗位人员流动性大，究其根源，主要是由教学秘书自我认同感低和社会认同感低造成的。

1.1.1 自我认同感低

教学秘书的自我认同感来源于对教学秘书岗位本身的认识和从事教学秘书获得的成就感。从事教学秘书工作虽被称为“教师”，却无上课之实，很多教学秘书认为在教学秘书岗位工作并不能充分发挥自己的人生价值和施展才能。同时不能对自己从事的教学秘书工作在教学管理工作和教师教学中，甚至是学校的发展建设中所起的重要作用有充分的认识，自身没有正视这份工作；忙碌是教学秘书工作的常态，紧张是教学秘书工作的心态，在繁忙的教学管理工作中又得时刻绷紧神经，稍微出点儿差错就可能酿成教学事故，受到上级领导的批评，甚至是淹没已有的工作业绩。在这份既没功劳也没苦劳的工作中，教学秘书得不到精神的愉悦，成就感全无，使工作热情备受打击。自我认同感低使教学秘书的执行力缺少内驱力。

1.1.2 社会认同感低

教学秘书的社会认同感来源于社会舆论环境和潜在的校园层级。民办高校虽为高等院校，是我们国家教育事业的重要组成部分，但既不在国家行政编制之内，又不是事业单位。教学秘书岗位又是在高校中特有的一个工作岗位，并不被大众所熟知。即使对教学秘书略有了解的人又觉得，在民办高校的辅助教学的行政岗位工作，不要求像教师岗位那样需要很强的专业技能，应该是上不了台面讲不了课的人，社会舆论对教学秘书不利；在民办高校内部，同为管理岗位的辅导员似乎具有与生俱来的优势，并普遍认为辅导员更有发展前途。教学秘书似乎工作在最底层，做教学管理工作，却只是“传声筒”，没有话语权。教学秘书处理事情涉及的方面多，专业性不强，常常扮演着“勤杂工”的角色，得不到学生与其他教师平等的尊重。社会认同感低使教学秘书的执行力缺少外驱力。

自我认同感低和社会认同感低使很多人将教学秘书工作当成踏板，或积极转到教师岗，或努力转到公办院校，导致民办高校教学秘书队伍不稳定，缺少内驱力和外驱力，教学秘书的执行力大大降低。

1.2 民办高校教学秘书工作繁杂

1.2.1 一岗多责，身兼多职

几乎所有民办高校没有教学秘书只做教学管理工作的，同时还兼任科研秘书、信息员、档案管理员、考勤员，负责办公室具体工作，甚至是党务工作等等，可谓一岗多责，身兼多职。面对如此繁杂的工作，教学秘书必须得捋清头绪，做到样样兼顾，这必然会分散放在教学秘书工作上的精力，无力全身心发挥教学秘书的执行力。

1.2.2 一院多师，来源广泛

一般具有一定规模的民办高校，教学秘书所在的学院教师数量较多。民高校由其性质决定的，外聘很多教师，而教师的来源又比较广泛，有周边公立大学在职和退休人员，有公司企业讲师，有政府机关事业单位专业技术人员，也有社会人员，这给教学秘书在编排课表、下发通知、回收检查材料时带来了一定困难，增加了教学秘书的管理工作难度，也使教学秘书的部分执行力受阻。

1.3 教学秘书工作能力有待加强

教学秘书具备了相关工作能力，才有执行力。教学秘书工作的涉及面广，业务庞杂，需具备一定的沟通协调能力、组织策划能力、公文写作能力、处理紧急事务能力等等多方面能力。无论是学习业务知识还是具备相关能力都不是一朝一夕的事情。教学秘书的工作具有阶段性、连续性和周期反复性，只有通过至少一年的学习实践，才能掌握全部的基本工作内容和工作流程，又需要通过一年时间来加以强化。加之前面叙述的民办高校的教学秘书具有流动性强的特点，总有一批教学秘书处在不断熟悉业务的、掌握能力的阶段，也就是处在学习如何产生执行力的初级阶段，这与持续产生较强的执行力还有一定差距。

目前，在民办高校从事教学管理工作的教学秘书很少是专门学习管理学的，进入秘书岗位工作需要自学管理学、尤其是高等教学管理学等相关方面的知识，还要学习现代化办公的基础知识，如办公软件的操作技巧、各种教学管理平台的操作及使用等等，甚至还要学习与所在院系课程相关的知识，才能更好地与教师和学生沟通。教学秘书本身业务繁忙，需要学习的内容又较多，所以普遍存在着学习能力不足的情况。同时民办高校教学秘书外出学习培训的机会非常少，学校可能更倾向于把外出学习培训的机会留给任课教师，导致教学秘书的眼界不够宽阔，工作缺乏创新和突破，这在一定程度上也影响着执行力的发挥。

由工作能力不强、学习能力不足产生的人际关系不和谐，情绪紧张，消极自卑等心理问题，都影响了教学秘书执行力的发挥。

1.4 民办高校教学秘书评职、晋升之路艰难

民办高校教学秘书多为初级职称，中级职称所占比例较少，副高级职称更是少之又少，这主要是由于教学秘书科研能力较薄弱，评职困难。尤其在科研立项方面，自己立项困难，而能参与的与自己研究方向相关的又较少。即使参与到其他方向的项目中，又没有实质性的研究，排名往往靠后，对评职作用不大。

民办高校教学秘书的晋升之路也很艰难，往往工作了4-5年，还是普通科员。学校相关领导并没有重视对优秀教学秘书的提拔和任用以及职位晋升的设计，教学秘书晋升空间有限，教学秘书往往自身不明确自己的发展空间在哪里，甚至工作年限较长的教学秘书感觉自己已经达到了上限。

民办高校教学秘书评职、晋升之路艰难带来的是薪资水平一直得不到升高，在无利益驱动的情况下，教学秘书的执行力较难以得到有效发挥。

2 提升民办高校教学秘书执行力的必要性

2.1 提升民办高校教学秘书执行力是民办高校在新形势下谋求发展的必然要求

在国家相关政策引导和扶持下，民办高等经历了快速发展期，一些民办高校如雨春笋般出现，并在逐步的发展中具备了一定规模。在全面建设小康社会的背景下，高等教育市场化进程又使民办高校面临着前所未有的机遇和挑战。保证生源是民办高校发展的生命线，只有提高核心竞争力才能使民办高校在激烈的高等教育市场化中站稳脚跟。民办高校无论通过采用先进办学理念还是打造品牌专业品牌特色，无论是加强学科建设还是树立科学的运行管理机制，民办高校提高核心竞争力的最终目标都是提高教学质量和教学管理水平。而教学秘书作为在其中发挥重要作用的教学管理者，提高其执行力水平，是学校提高核心竞争力的途径和方式，也是民办高校在新形势下谋求发展的必然要求。

2.2 提升民办高校教学秘书执行力是民办教学秘书提高工作效率的必然要求

民办高校教学秘书在高等学校教学管理工作中扮演着重要的角色。教学秘书几乎从事了民办高校教学管理中全部工作，包括计划管理、课程管理、教师管理、教室管理、教材管理、教学档案管理、考务管理、成绩管理、实践教学管理、教学系统管理等，民办高校因其体制的特殊性，决定了民办高校教学秘书的工作与公办高校相比更具时效性、准确性、繁琐性、复杂性和综合性，也对教学秘书的工作提出了更高的要求。只有提高工作效率，才能使民办高校教学秘书更好地完成教学管理工作任务，而究其本质，是要提升教学秘书的执行力，使其成为提高工作效率的强大助推器。

3 提升民办高校教学秘书执行力的策略

3.1 提升教学秘书的工作能力

提升教学秘书的工作能力是提升教学秘书执行力的重点。工作能力是产生执行力的基础。对于教学秘书而言，学习是提升工作能力的手段，教学秘书应学习三面的内容：1.业务知识的学习。业务知识是教学秘书在工作中运用的知识，包括业务操作流程、高校管理工作的法律法规和理论知识、办公自动化操作、公文写作常识等等；2.相关专业知识的学习。很多教学秘书所学专业与工作所在学院的专业并无关系，这就需要教学秘书了解工作涉及专业课程的基本知识，能够第一时间明白领导下达一些与专业课程相关指令时的意图，能够在教学计划录入、编排课表、审核试卷、检查教学材料等工作中顺畅高效；3.心理学知识的学习。教学秘书工作精神压力较大，教学秘书需掌握一定的心理学知识，具备一定的自我调节能力，协调好各方面关系，在繁杂的工作中克服急躁情绪，遇到突发情况保持冷静，变工作压力为动力，保持心情愉快地开展工作。同时掌握一定的心理学知识也在处理一些与学生相关的问题上变得游刃有余。

教学秘书学习的途径也是多样的：1.外出培训学习。民办高校应该适当给予教学秘书一些外出培训的机会，开拓眼界，把先进的工作方法引进来，刺激教学秘书的成长，给教学秘书工作带来新的思考；2.校际交流学习。民办高校应定期派教学秘书到兄弟院校参观学习，因为兄弟院校的经验方法更直观，更具有参考价值和启发性；3.利用网络资源学习。在信息技术与课堂教学高度融合的今天，一般民办院校都有合作的网络学习平台，供学生学习，教学秘书也可利用网络学习平台，使知识的学习更具灵活性，这样既熟悉了学生的操作平台学习的流程，也丰富了自己的知识储备。

通过多种方式学习教学秘书工作知识，既使学习具有丰富性，改善知识结构，又有利于教学秘书工作能力的增强，为提升教学秘书的执行力奠定坚实基础。

3.2 制定教学秘书的职业生涯规划

制定教学秘书的职业生涯规划就是在已准备承担教学秘书工作的基础之上，确定其最佳的教学秘书职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。

民办高校人事部门应该为教学秘书制定科学合理的教学秘书职业生涯规划，这份教学秘书职业生涯规划既是一份职位晋升的时间表，也是一份路线图，使教学秘书一入职，就对自己即将从事的工作和未来的发展方向有明确的认识，找准自己的角色定位，并在工作当中厚积薄发。明确的职业生涯规划会激发教学秘书的工作热情和积极性，从而最大程度的促进执行力水平的提升。

制定教学秘书的职业生涯规划也可以使教学秘书提升职业认同感和职业声望以及职业影响力，打破舆论的禁锢，为提升教学秘书执行力水平带来外驱力。

3.3 形成教学秘书的归属感

美国著名心理学家马斯洛提出的“需要层次理论”认为“归属和爱的需要”是人的重要心理需要，只有满足了这一需要，人们才有可能“自我实现”。教学获得归属感，会促使其产生内心自我约束力和强烈的责任感，调动教学秘书自身的内部驱动力而形成自我激励，最终产生增强执行力的效应。教学秘书只有在思想上、心理上、感情上对学校产生认同感、公平感、安全感、价值感、工作使命感和成就感，这些感觉最终才能内化为教学秘书的归属感。而教学秘书归属感的获得更多地需要学校领导层面的支持。

首先，树立教学秘书的正确地位。学校应在教学秘书评职、晋升和工资待遇方面，享有与教师和其他行政岗位人员同等的机会和水平，确保教学秘书在学校中的平等地位；其次，完善教学秘书的考核制度。学校应该在充分肯定教学秘书工作重要性的基础之上，设计一套针对教学秘书实际工作情况的科学合理的考核制度，改变教学秘书工作业绩的“隐蔽性”，做到既有奖励又有督促，充分调动教学秘书工作的积极性；第三，减轻教学秘书工作负担。学校应明确教学秘书的工作职责，对教学秘书的工作角色进行准确定位，将不属于教学秘书职责范围内的工作进行适当分流，尤其应该将本属于教师自己应该完成的工作还给教师本人去做，而不是一味地强加到教学秘书身上，做应该做的服务工作，而不是无底线无原则的代劳，让教学秘书将更多精力用在自己的本职工作中，从而发挥更大作用。

教学秘书形成归属感的过程，是将提升教学秘书执行力的外在动力逐步转化为内在动力的过程，因而一旦具备了归属感，也就具备了提升执行力的内驱力，使教学秘书的执行力在“自我实现”的进程中一同得到提升。

3.4 适当开展教学秘书团队活动

教学秘书的工作犹如一根皮筋，因具有周期性和重复性，工作内容枯燥，容易产生倦怠情绪，使精神松弛；但又因对问题和错误有较低的容忍性，导致压力过大，使精神紧张。因此有必要适当开展一些由教学秘书参加的团队活动，可以是与工作相关的，也可以是与工作没有关系的，比如教学秘书茶话会、野外拓展训练、厨艺展示和品尝等活动，以此丰富教学秘书的精神文化生活，增进教学秘书间的沟通和协作，使教学秘书在集体活动中放松心情，陶冶情操，营造融洽、活跃、团结和奋进的氛围，激发教学秘书的工作热情和团队精神，召唤使命，鼓舞斗志，坚定与学校共同发展、共同成长的信心。因此适当开展教学秘书团队活动，可以使教学秘书的工作状态维持在一个既不松弛又不紧张的状态，而保持这种状态可以使教学秘书的执行力得到最有效的发挥。

上述即为对民办高校教学秘书执行力提升策略的粗浅探究。民办高等教育在经历了近四十年的发展，在国家教育政策的扶持下即将进入一个前所未有的关键发展时期。在这种情况之下，民办高校只有通过提高办学质量和效益来改善社会声誉，才能在激烈的竞争中站稳脚跟，实现可持续发展。教学秘书作为基层教学管理人员，教学管理工作的落实者，其执行力状况直接影响到民办高校的教学管理水平。采取策略提升民办高校教学秘书执行力必将对民办高校的发展起到相当重要的促进作用。