新公共管理视角下的高职院校教学秘书工作探究

杜俊创

（许昌电气职业学院，河南许昌 461000）

教学秘书主要进行的是一些教学计划的制定以及一些文件的落实工作。以此来保证正常的教学计划进行以及辅助管理人员对一些事务进行管理，但是目前教学秘书的工作进展程度不容乐观，涉及到的工作比较多、数量多、工作压力大，相关管理人员也不够重视，由此教学秘书工作积极性有所降低。针对现今实际情况，为了加强对于教学秘书的管理，提高其队伍的整体素质。是我们需要研究的问题，本文根据新公共管理理论的一些基础，提出了一些有利于教学秘书开展工作的方法。

1 新公共管理理论

新公共管理理论出现于上世纪70年代。最初受到公共政策和公共管理两个学科的影响。这个理论描述的是一些中小型企业的管理经验。新公共理论的基础是市场经济理论和现代企业的管理理论。创造性的提出了新公共理论以公共服务中出现一些不能提供的服务的现象，公共管理理论的特点是公共适应性以及效能性。公共性是指在与社会中的每一个成员以及提供的一些公共服务中的关系不可分割，公共事务有成员集体进行管理，但是最终服从于公共利益，其被广大民众所监督。效能指的是效率和功能，指的是对于一些公共管理问题能够有效切实的给出解决问题的方法。而适应性指的其内部的管理系统必须与外部的环境相适应，如此做法才能解决其公共管理方面存在的问题。因此，公共管理主要有这几个特点，有一些学者的想法已经比较一致，第一根据其效率和功能性注重其投入与产出的变化及注重其服务效率。管理效果如何是评价中一个非常重要的指标，第二，他们引入了竞争机制。由于竞争是限制市场运作基本方式，能够调动人们的积极性，而提高其工作效率，提高企业投入和产出的比例。第二，他们采用的是激励机制，这也是其重要内容之一，设立激励目标，建立相应的绩效评价体系以及相应的考核制度。这样有助于提高工作人员的工作积极性。第四，有一些高素质的队伍建设，并且定期对员工进行相应的培训，提高其业务能力和管理水平。这种思想观点被广泛的运用到我国的政府管理方式与手段方面，有助于政府组织体制的改革，新公共管理理论也为我国的政府建设中，在进行实践的过程中，提供了很多宝贵的经验，逐渐被人们了解和接受。因为人们广泛利用，因此其被多方借鉴和宣传。在高等院校中公共管理理论就是一个很好的例子。由于实际情况中，高职院校的教学秘书面向范围较广，涉及一些事宜较多，在教学工作中处于基础位置，我们将新公共管理理论用于实际管理工作中能够结合其工作的实际情况，建立相关的制度，也是深化及体制改革的一个重要方向。

2 教学秘书在进行日常的教学管理工作中的工作职能

2.1 常规管理

正常管理是保证其正常教学活动的顺利开展，例如安排平时的正常活动，以及学习中一些老师上课的一些过程。还有组织对一些老师进行培训，年终老师工作量的计算等等，这些正常的工作，都必须按时进行才能保证其教学顺利进行。

2.2 组织协调

教学秘书发挥着各部门之间的协调作用，对于老师的教学时间以及学生的上课时间进行一定的协调，并且对于不同部门事务之间的交叉工作进行一定的协调，开展一系列考试工作，这些事情也需要教学秘书进行相应的对待。

2.3 监督检查

教学秘书要对于教师日常的上课情况以及学生的听课情况进行一定的考察，发现有学生听课存在问题时，要给予一定的指正，保证教学质量。及时对于教学情况进行一定的反馈沟通，无论何时教学秘书工作是需要多方沟通的，例如教学秘书需要对于上级发下来的制度进行一定的宣传，对一些文件进行一定的发送，以及听取老师学生和一些部门的意见反馈给教学的主管部门。

3 高校教学秘书工作现状

3.1 工作繁琐责任不明确，工作积极性不高

教学秘书工作范围光广，处理事项多。他们所接触的对象不仅包括不同层次的学生，各种类型的学生、各种类型的老师。工作内容从学生入学开始招生，对学生注册学籍以及安排学生的课表、到学生期末的测试以及毕业生等各种工作。除此之外，关于教师的上课时间检查，对于老师的一些考核以及职称的评定都离不开教学秘书的工作。但是有些情况，例如某些高职院校工作的职责不明确，存在着乱分配、乱执行的现象，并且其执行效率不高。有些教学秘书有相应的责任，但是没有相应的权利。在政策的执行过程中缺乏自己应有的权利，这使得教学秘书工作繁杂性较高。因此很多人不愿意从事教学秘书这个专业。

3.2 工作反复，存在心里落差，容易降低积极性

由于高校的教学秘书工作有很强的阶段性，每一时期，执行的工作内容相同。在高职院校开设前期，教学秘书主要负责对于新来到学校的学生进行一些学习以及生活方面的指导，以及学生的考试等相关注意事项。在学期进行过程中，组织一些教师、学生的培训。在学期末主要负责学生的考试成绩录入方面。每年都是相同的，每一个季度都是相同的。与其他院校相比较来说，他们的工作没有挑战性，长期以来从事重复性工作，丧失了工作积极性。除此之外，由于近些年大学生不断增多，就业困难。有一些知识水平较高的人群也在从事类似的工作，但是，经过几年之后，其工作积极性明显下降，这是由于心理落差导致的。由此可以看出，教学秘书的工作存在一定的问题。

3.3 工作人员流动性高，整体业务有待提高

高职院校的教学秘书虽然工作较为简单，但是其工作繁琐，有众多的工作量，除此之外，还容易被别人忽视。教学秘书在学校内部主要从事的工作是对于教师以及学生上课的课程进行一定的调配，对于一些文件进行处理，虽然任务量大，但是容易被人忽视。对于学生、老师来说，他们的工作拥有不可缺少的作用。但是这个岗位缺乏一定的工作成就感，由此会对于秘书的工作积极性有所打击，由此造成人员流失。除此以外，由于很多教学秘书虽然学历比较高，但是都没有经过相应的培训。在相应的工作中由于压力比较大事情比较多，会导致教学秘书分散自己的一部分精力，难以抽出时间来对自己工作进行管理反思与提高，更有无法对其教学工作开展细致的研究提高其工作效率，因此大多数秘书的做方法比较单一。没有进行相应的探索。

4 新公共管理理论对高职院校教学秘书工作改进的借鉴意义

4.1 建立激励机制，融入人文关怀

由于高职院校教学秘书工作不受人重视，其工作很少受到人表扬，这会损伤教学秘书工作积极性，缺乏创新性。在这种情况下，高属院校领导要重视其教学秘书工作，建立相应的激励机制，调整好人员和薪资待遇，进行奖惩制度的建立，以此激发其秘书的工作积极性。首先从高职院校的管理者来说，要注意其教学秘书的重要性，明确其工作内容，尊重其劳动效果。在其从事事务方面，要进行合理明确的分工。第二，要给他们一定的权利，由于秘书加工作中需要有一定的权利，如果权利没有，会导致其工作出现一定的障碍。因此给予他们一定的权利，由此能够增强其工作积极性。第三，还要关注他们发展前景，给予他们一些机会，外出培训以及实习提升，自己的综合素质。除此以外，还要注意提升教学秘书的薪资待遇进行一些奖励制度，对有一些突出贡献的人，给予一定的物质奖励，提高工作人员的积极性。

4.2 建立健全管理体制，提高教学秘书的竞争意识

建立健全效率的管理体制，对于一个企业来说是其正常运营发展的基础。与此同时，在对高职院校进行日常管理工作的时候，要有完善的管理体制，这也是院校能否正常以及高效运转的关键所在。所以，其不同的岗位要有其符合实际的工作方法，以此能够提高其工作积极性和竞争意识，提高其工作水平以及工作时效。因此，一方面要建立教学秘书相应的岗位制度，有了其岗位制度，工作可以按照一定的规章制度来执行，有法律法规可以依照。秘书可以对自己需要具备的责任意识有一定更加的明确，能够按照规章制度来执行，另一方面来说要建立科学的评价考核体系，对于其工作效果进行评价。教学秘书也作为教学工作的人，也可以根据学生、教师上课的表现，进行一定的考核方法在其中还要融入一些领导者的观点，这样有利于发现老师教学工作中存在的问题以及对此做出合理的解决措施。

4.3 重视教学秘书队伍建设，加强业务学习的培训

新公共管理理论强调了专业的管理能力和管理水平，运用到高效的管理工作中，要注意一些工作队伍的整体建设，提高工作人员的能力。其专业知识储备知识，从而提高其整体素质。而且工作队伍是否专业与每一位工作人员的关系不可分割，我们可以从两方面来进行去教学秘书素质提高，第一在对于教学秘书的选拔过程中，要严格执行相关的选拔制度，选取一些水平高、工作效率高，知识充分的人员来进入到秘书队伍当中。但是不应该只注重秘书实际的学历，还要注重其实际的能力，以及工作积极性。我们之所以选用严格的人才选聘制度，这也是由于现今的发展趋势所决定。第二，要加强对于秘书人员的培训，开展相应的小组讨论、工作报告，外出学习交流。充实自身的知识，借鉴一些优秀的经验，使秘书有交流学习的机会，由于能够使得秘书针对自身工作存在不足的地方加以反思，以此更能提高其工作水平以及整体的教学秘书水平/

5 结束语

在上文中，我们对新公共管理理论进行一定了介绍，说明了教学秘书平时的日常工作内容，之指出了教学秘书在工作过程中，存在的一些问题，例如积极性不高、薪资待遇不合理以及工作形势单一等等。并提出了一些手段来进行教学秘书工作的改革方法。从上文可以得知新公共管理理念对高职院校的工作内容有一定的借鉴意义。我们可以依照新公共管理人通过健全管理体制，建立相应的竞争和激励机制。以此提高秘书队伍的综合素质，加强其体制机制的改革，从而提高其教学秘书工作管理水平，提高秘书工作积极性，更有利于高职院校的发展。