OA办公自动化系统在企业中的应用

吴晖霞

摘 要：随着信息技术的飞速发展，办公自动化系统的发展有了很大的提高，企业办公管理系统应用的知识也越来越高。办公自动化系统已广泛应用于企业，可以提高整个企业的效率和可控性，有助于规范和改善现有的企业管理。降低办公成本，改善管理执行，提高管理竞争力。本文介绍了办公自动化系统从设计到应用的全过程，体现了办公自动化系统在企业中的作用。

关键词：OA系统;办公自动化;应用

1引言

20世纪80年代初，随着计算机技术和计算机局域网技术的发展，办公自动化系统逐渐兴起。办公自动化系统在企业中的应用不仅解决了传统办公模式的低效问题，而且实现了快速，全面的信息采集和处理，为内部管理和重大决策提供了科学依据。随着科学技术的不断进步，办公自动化系统的功能和内涵得到了进一步的发展和完善，为未来的信息社会提供了一个高效，快速，智能的办公环境。

2 OA办公自动化系统总体设计方案

2.1方案整体设计思路

办公系统是LotusDomino系统支持平台，提供系统安全服务和协作工作平台数据库服务。系统使用B/S（浏览器/服务器）结构。为了方便公司用户和管理人员使用维护系统，支持公司总部，下属单位和个人用户建立多级定制门户，并及时有效地发布信息还有助于获取您需要的信息。

2.2办公自动化系统建设的特点

2.2.1完全采用浏览器的访问形式

浏览器/服务器架构逐渐成为当前信息化建设的默认标准，这将降低系统使用和维护成本，满足大多数人的使用习惯，并有效支持远程办公和移动办公。

2.2.2根据需求灵活多变的系统部署能力

系统架构使用基于多服务器和多应用程序架构的公平桌面系统框架。在此框架中，每个服务器和应用程序节点是相互关联的，而不是独立的，并且它们可以通过框架的底部进行通信和同步。

2.2.3灵活的多级系统管理

由于集团人员众多，组织复杂，调整相对频繁，系统需要适应企业管理的特点。系统不能限制注册用户的数量。系统支持下级单位经理的管理权限下放，实现企业内部的层级管理。

2.2.4框架加组件的体系架构

办公系统的构建使用硬件和软件（操作系统，数据库等）。系统平台开发了一个开放，易于扩展的应用系统框架。它包括用于特定应用程序的通用功能和统一用户界面，并提供标准接口和灵活的配置功能。用户可以开发自己的模块，并且可以轻松地将模块添加到整个框架中。通过简单的配置和部署，它可以适应您自己的系统，易于扩展，并确保原始系统的可重用性。

3 OA办公自动化在A企业中的应用分析

由于缺乏员工的知识和经验，以及现有知识和经验的共享，公司无法迅速改进;沟通渠道不明确，沟通速度和效率降低，任务分配不明确，导致协作不足。员工之间缺乏反馈和领导。为了加强员工之间的沟通，共享各种资源，简化审批流程，企业通过电子邮件，短信，在线联系等方式建立了知识共享和办公协作平台。

3.1 A公司办公自动化现状

该公司成立于2005年6月，位于中国苏州高新区。主要从事液晶模块信号检测系统的开发和生产，涉及检测，设备，产品，智能和通讯五大领域。目前，公司办公室管理的缺点主要体现在以下几个方面：一是在工作安排和监督方面，主要基于会议沟通，面对面安排，电话员工安排和报告等，严重浪费工作。缩短时间，降低监管效率。二是在审批工作中，手工交付工作报告，沟通，员工报告和文件仍然是主要方法，可能导致不合时宜和不完整的审批，内部沟通不到位。三是在文档管理领域，数据存储在各个职能部门中。当需要来自其他部门的信息时，必须由其他部门阅读，这会浪费时间搜索纸质文档。同时，当人们频繁移动时，也会导致数据丢失或存储不完整。四是远程办公，电子邮件和电话交互的成本仍然很高。公司采用办公自动化系统，主要用于内部公共信息发布，电子邮件发送，部分报告，报告等，对提高办公效率起到一定的作用。但是，从协调的角度来看，办公自动化系统还没有得到充分利用。无法实现办公自动化，符合信息控制和控制系统建设的要求。

3.2 OA办公自动化系统在A公司的应用策略分析

A公司应充分利用办公自动化系统的功能，实现协同办公和移动办公。这些包括：

（1）合作工作。通过办公自动化系统的协同工作功能，建立相应的工作流程，同时启动和管理协同事务。具体项目包括：个人设置，文件起草，代理事宜，提醒等。（2）文件管理。该功能主要包括官方文件的起草，分发和审批，以满足官方文件发布，接收和文件管理的需要。（3）文件管理包括监督和统计。使用此功能，您可以创建新邮件，收件箱，发件箱，草稿，垃圾邮件箱，并快速找到所需的邮件。（4）办公自动化系统可用于建立开放的信息发布和通信平台。通过公司的规章制度，可以发布电子公告，新闻信息，知识档案等信息，有利于及時了解公司情况。实现及时交流，促进公司发展。（5）准备工作计划。办公自动化系统可以填写工作计划，让部门和员工参与工作计划。工作计划的类型包括每周计划，月度计划和年度计划，这些计划可以实现工作计划的整体管理。

3.3 OA办公自动化系统运用效果分析

首先，该系统的广泛使用继续加强各部门雇员之间的联系。该系列办公界面易于使用，可以有效地为员工提供信息。在该系统的支持下，所有员工都可以参与办公流程，了解企业各方面的发展，学习规章制度。它有助于管理者指导员工的日常行为，充分调动他们的积极性，为公司的发展做出贡献，提高公司的自动化水平。有效管理合同和文件，促进人力资源部门的有效整合，促进跨部门沟通。大大节省人力和物力。

总之，办公自动化系统不仅可以实现企业各部门之间的信息交流，还可以进一步提高信息收集和组织的效率，合理化办公，促进企业管理部门的发展，提高水平。科学技术。全面管理，减少工作量，提高工作效率。但是，办公自动化系统的全面实施并非一步到位。它需要一个漫长而复杂的过程，这需要公司总结实践经验，改进相关系统，并最终实现办公自动化。

参考文献：

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