加油站移动支付业务内控问题研究

邓敏

摘要：移动支付已经成为现今加油站收取资金的一个重要手段，其不仅简化了加油站的工作繁琐度还极大地减少了现金存量，降低了现金存取及清点的风险，降低了加油站资金管理费用。但移动支付作为新兴事务也存在一定的内控风险：公司的内控制度建设不及时，修订时间过长;管理者内控意识不到位，对移动支付的内控管理不够重视;实操第一线的油站员工，能力及素质对内控工作的普及和开展存在一定的影响;移动支付的资金收取过程存在多刷或少刷顾客款项、坐支营业款以及违规套现的资金风险;移动支付资金到账过程存在资金不能及时到账、现金周转速度慢等风险。面临以上问题，文章从多个角度出发，对上述问题提供相应的内控对策，建议公司及加油站管理者加快内控制度建设，提高各级管理者内控意识，提升油站员工的业务能力和专业素质，在资金收取过程和资金到账过程中设立各种风险防范措施，降低人为风险和系统风险，降低移动支付操作过程各环節风险。通过种种内控手段来保证加油站的资金运转正常有效，确保内控措施执行到位。

关键词：加油站;移动支付;内部控制

时代的进步与发展，科技手段不断普及，移动支付已经深入日常生活，人们已逐渐习惯且依赖于移动支付。加油站也紧跟科技步伐在站内加设各种移动支付设备，以方便快捷轻松地完成交易过程，加快顾客支付速度，提升顾客支付体验。

一、移动支付业务在加油站推行的重要性及意义

从加油站角度来说，移动支付的推行首先简化了加油站员工的操作流程，在移动支付上线之前，加油站主要以收取现金和刷银行卡为主要收款途径，一个顾客支付款项的过程至少需要四五分钟，遇到网络不顺畅或者设备有故障时速度会更慢。但移动支付上线后，只需要手机扫描二维码，几秒钟即可完成收款操作。所以移动支付的使用既节约了顾客的时间，也简化了油站员工的操作过程，省略了收取现金的时间，减少了收款和找零过程中的差错率。

其次，移动支付的使用极大地减少了加油站的存量现金，2016年年未上线移动支付前加油站的现金占所有支付方式的比重基本在70%左右，从上线移动支付后2019年年底现金占比量已经下降到7%左右，降幅达到63%，现金存量极大地降低。油站员工减少了通过点钞机或手工清点来确定现金数额和真伪的工作量，也不需计算给顾客的找零金额，不需为收银机里没有适量的零钞感到困扰。在营业款清点送银行过程中，减少了员工清点现钞的工作量，特别是减少了零钞清点过程中的繁琐和失误率，降低了加油站去银行存取现金的危险性，降低了银行上门收款的频次和费用。

另外，由于油站现金量的极大降低，在一定程度上减少了抢劫、丢失的资金风险，也降低了油站员工监守自盗的发生几率。

所以，移动支付的使用与推行，是有利于顾客也有利于公司的，具有划时代的重要意义。

二、加油站移动支付业务实施内控过程中存在的问题

随着移动支付手段的兴起，与之相关的一系列内控相关问题也呼之欲出。移动支付是近几年才迅猛出现的一种支付手段，加油站又属于传统行业，因此，很多管理人员的内控管理意识无法及时调整，相应的内控管理制度难以及时建立和修订，油站实操人员的素质也有待提高，在移动支付使用的过程中也存在一定的资金风险。

（一）内控制度跟进不及时

移动支付业务属于新兴业务，从2016年起很多公司才逐渐开始将移动支付作为一个重要的支付手段归入到公司的资金管理体系中。在此之前很多公司基本都是采用现金、银行卡作为主要支付方式进行资金管理，内控制度也主要是在这个范围内进行起草、建立和实施。作为一个规范的公司，一个新的内控制度的建立、或者一个旧制度的重大修订、一个内控流程的调整都需要运营部门、财务部门、IT部门等相关部门组织多次研讨，敲定每一个细节后报公司高管层进行批复，逐步审批后再下发执行。这一系列的操作短则几周长则几个月，跟不上实际业务的发展速度，导致加油站移动支付等新兴业务实操过程缺少内控指引，缺少内控防范意识，难以有效保障公司利益。

（二）管理者内控意识不到位

公司管理者本身对移动支付的内控管理关注不够、重视不足也是移动支付内控管理跟进不及时的一个重要原因。很多管理者还保留在只有现金业务才存在很大资金风险的旧观念里，认为资金已经在线上直接进行了支付，油站人员接触不到现金，因此资金风险已经降低了，无需在这方面浪费更多的精力去管理。这部分管理者对移动支付业务还不够了解，缺少一定的资金风险意识。

而且，由于移动支付是一个需要跨部门协作的业务，需要运营部门、财务部门、IT部门等通力合作才能将移动支付业务流程理顺，保证加油站顺利、有效实施，这对各部门管理者的协作意识和服务意识也是一个很大的考验。

（三）油站人员素质有待提高

加油站属于传统行业，网点数量多，分布不集中，技术含量较低，对学历的要求不高，很多油站员工是初中或高中毕业，员工的流动性也较强。上述这些因素导致加油站行业对员工的培训和整体化管理存在一定困难，油站人员对公司的内控管理制度不了解，流程执行不到位，执行方式不统一。在科技手段不断进步和管理方式逐渐智能化的情况下，油站员工的接受能力受到考验，能力提高空间有限。

（四）资金收取及到账风险

移动支付业务毕竟属于资金支付手段的一种，尽管不同于现金支付方式的直观、简单，但仍有其安全、高效的独特优势，必将在以后的工作中占据越来越大的比重，但移动支付作为资金支付方式的一种，仍然存在一定的资金风险。

1. 资金收取过程中的风险

移动支付毕竟是一种线上支付方式，油站员工在收取过程中无法看到实际现金到账，只能通过手机客户端的付款成功界面或者设备端的付款成功提示来确定顾客已经支付成功，在这个过程中，如果系统或者网络出现问题，顾客支付款项未真正到达油站端，那就存在漏刷顾客款项的风险，或者顾客已支付成功，但未收到相关提示，油站员工也无法判断是否支付成功，这时一般要求顾客重新付款，一旦两笔都是支付成功状态，就存在多刷顾客款项风险。

对于多刷顾客的款项，油站需要退还给顾客。但如果通过公司端给予顾客原路退还款项，操作时间长，申请流程繁琐，到账时间长，不如现金退还直接明了，顾客一般不愿接受，产生顾客纠纷。如果移动支付款项通过油站当日营业现金直接进行退还，就涉及一个现金坐支的违规操作风险。

另外，从油站员工角度来说，在急需现金的时候，也可以通过更改报表的支付方式，来直接套取收银机营业现金，这属于典型的套取现金风险。

2. 资金到账过程中的风险

目前移动支付业务都是与第三方支付平台合作。顾客通过移动支付方式支付的款项，并未直接到达公司账户，而是暂存在第三方支付平台，第三方支付平台在规定时间内将该日资金扣除手续费后转到公司账户。目前转款时间基本都是N+1、D+1到账，个别第三方支付平台时间较长，N+3、D+3等。在这个资金转移过程中，顾客支付的交易款实际并未第一时间被加油站所掌握，加油站只能通过第三方提供的对账平台看到具体的资金流水明细，但这部分款项是否能及时准确转入公司账户存在不确定性。而且，到账时间愈长，资金風险愈大。N+1或N+3到账的，遇到节假日会顺延，这样一旦遇到春节、国庆等大假期，到账时间会延长至少7天甚至更久，这种情况下，资金到账风险就相当大了。另外，由于移动支付资金到账时间问题，公司或加油站现金周转速度会受到影响，在以营业收入为主的加油站行业，移动支付占比越大，能够及时调用的现金量就越少，在一定程度上会对油站的日常资金使用产生影响。

三、完善加油站移动支付业务内控的对策建议

移动支付给人们带来了生活便利，也给原有工作方式带来了巨大的冲击，需要不断摸索向前，将移动支付在实际业务过程中暴露出来的问题，逐渐剖析清晰。面对上文所述移动支付的种种资金风险，应该从加强内控制度建设、提高管理者意识、提高员工素质、增强资金管控力度等方面入手进行改善和提高。

（一）加快内控制度建设速度

加油站内控制度建设应遵守国家有关法律法规及政策要求，汲取同行业宝贵经验，吸收过往资金管理经验，贴合加油站实际业务，与自身发展相结合，构建符合自身发展现状的内控管理制度，并根据业务需要及时完善及修订。

公司高管层对内控工作的重视程度决定了内控制度是否能得到及时建立和贯彻，尤其新兴业务出现的时候，要自上而下进行重视，自上而下推行内控制度的建立和修订，以确保内控制度能够得到有效实施，得到及时执行，不与实际业务脱离太久。

针对移动支付业务及油站业务特殊性，设立一套贴合实际的内控制度，通过制度的建立及内控检查的完善，确保事前制度先行、事中执行到位、事后合规纠偏。

（二）提高各级管理者内控意识

加油站内控制度的实施和执行，与公司中层管理者与油站基层管理者的重视程度息息相关，尤其是油站基层管理者的内控意识。只有领导者意识到内控工作的重要性，才能更深入地关注和督促油站实际内控工作的执行。在油站内控工作实际执行过程中，有些内控环节的漏洞是从员工具体执行过程中发现的，所以内控问题的反馈也是自下而上进行的，领导者对内控工作的态度决定了员工在面对内控问题时是不是积极反馈处理的。

因此，高层管理者应该重视对中层管理者及基层管理者的内控意识的灌输，做好管理者的内控培训工作，提高风险防患意识，并组织中基层管理者学习国内外先进内控管理理念，了解内控风险案例，将内控风险意识深入日常工作中。

（三）提升油站员工的业务能力和专业素质

考虑到油站员工的基本素质及能力，对员工的内控培训应该在进行内控理念灌输的前提下，对油站员工的工作职能进行细化，规范各环节业务流程，并着重进行具体内控环节的实操培训。通过培训，不断提升油站员工的业务能力和专业素质，让员工对内控各环节熟练掌握，将内控的实操工作变成日常工作中的一部分。同时，加大对加油站内控工作的检查力度，既能发现内控工作存在的疏漏，还能起到敲山震虎的作用，减少油站员工在资金收取过程中的违规操作风险。

另外，公司或加油站应建立员工反馈机制及奖惩制度。建立一条员工反馈通道，让员工在内控执行过程中发现问题能够找到出路及时进行反馈。设立奖优罚劣措施，对积极反馈问题的员工给予一定的奖励，对消极应对的员工应找出问题所在，进行有效疏导，使其能够积极投入到油站的内控工作中去。对于从中违规谋取私利的员工应按照符合国家法律法规的公司制度给予一定的惩戒。通过这种方式，激发员工参与管理的积极性，确保各项内控制度及管理措施落实到位。

（四）合理规划资金管控方式，增强管控力度

针对移动支付所面临的资金收取风险和资金到账风险，公司或加油站管理者应该区分是人为风险还是系统风险。

人为风险。说明内控流程还有不完善和疏漏的地方，就要在内控环节上找原因，并加以调整和改进，降低类似风险的发生几率。例如，对于多刷或漏刷顾客款项的情况，可以安排油站专人通过第三方支付平台的对账后台，查找交易数据，确定该笔交易实际到账情况。目前，微信、支付宝等第三方支付平台基本都能支持五分钟内的资金到账查询。对于确实多刷顾客款项需要现金退款的，建议油站留存备用现金作为应付各种突发事件，在发生现金退款时从中支取，以免发生直接坐支营业款的情况。对于违规套现，可以安排内控检查人员通过系统间数据的交叉复核、监控查询，确定是否有修改支付方式违规套现情况。

系统风险。就要在信息化系统建设上加大技术投入，现在的加油站基本都配备加油零售POS系统、便利店商品零售管理系统、电子会员系统等，通过各系统间的无缝衔接起到一定的内控制约作用，并利用系统进行流程优化，减少人为操作引起的资金风险。企业内部系统要不断完善，尽量减少手工操作，增加系统数据提取的能力，有效排除人为因素的干扰，将人为修改数据的可能性降到最低。通过信息化系统的建设，可以防范油站资金内控管理环节出现流失、挪用等情况，保障资金安全性。

公司或加油站应该选择口碑好的第三方移动支付平台进行合作，在合作谈判阶段应该就资金到账时间尽量争取对公司有利的条款，尽量缩短资金到账时间，减少资金在账外滞留时间。正式使用后，安排专人及时复核移动支付资金到账情况，发现资金异常第一时间报告上级，尽量将资金未达风险降到最低。

四、结语

移动支付作为一股时代洪流已经深入到人们的生活和工作中，移动支付在油站的广泛应用不仅能给顾客带来极大的便利，也将油站的管理从旧有的手工纸质管理上升到线上系统管理，油站的财务工作以及内控工作得到很大提升与强化。应该积极应对，发挥其优势，用制度规避其劣势，主动适应新的工作方式，这不仅是一种管理需要，也是一种管理理念的提升。

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（作者单位：中化道达尔燃油有限公司）