如何正确理解和防控通信运营商采购中的保密事项

兰森仁

（中国电信股份有限公司龙岩分公司，福建 龙岩 364000）

0 引 言

保密工作是采购管理的重点之一。在当前反腐高压及国家对国有企业监管力度不断加大的情况下，采购中的保密事项似乎形成一种极端。部分采购项目具体实施经办人及采购项目需求部门经办人“草木皆兵”，有的采购项目实施经办人甚至把自己该享有的权利和自身应履行的义务统统委托给招标（比选）代理机构或评标（评选）委员会执行。

1 一起采购项目泄密案例引发的震荡与讨论

通信运营商某地市级公司一项通信物资通过比选进行采购，评审结果Mis系统网上会签审批阶段，采购需求部门2名经办人员向比选委托代理机构项目经办人索要中选人的参选文件资料，然后采购需求部门2名经办人员将中选人参选文件相关资料告知未中选的参选人。未中选的参选人在中选人公示期间多次向通信运营商省级公司纪检监察部门举报中选人业绩造假，后由通信运营商省级公司纪检监察部门牵头组织进行彻查，除采购需求部门2名经办人泄密外，评审过程中5位评审专家中的一位评审专家在中选人业绩的打分上出现失误，最后采购需求部门2名泄密经办人及在采购项目执行过程包括比选文件编写、评审标准及评分方法设定、评审专家抽取等关键环节中的采购项目具体实施经办人共计3人受到“诫勉谈话”的组织处理，另5位评审专家则被处“禁止半年内不得参加项目评标（评审）”的处罚。泄密事件在该省级通信运营商地市分公司专业采购部门间引发讨论。有一种普遍且主流观点认为，采购项目执行过程只要项目一经委托，一切均由招标（比选）委托代理机构去操作执行，招标（比选）委托代理机构也不要直接或间接告诉采购项目经办人任何与项目有关信息包括保密事项等，只要把评审结果交给采购项目经办人就可以，否则一旦与保密事项有关或不经意间发生泄密，往往会引来不必要的麻烦。然而，现实采购实践中，采购项目具体实施经办人及采购项目需求部门既要保密，又要保持与采购项目需求部门、投标（比选）委托代理机构持续的沟通，以及跟进采购项目执行过程的每一个关键环节，出现质疑或异议时又要与潜在投标（参选）人、投标（比选）人或其利害关系人进行沟通、解释。

2 如何正确理解和防控通信运营商采购中的保密事项

保密事项贯穿整个项目采购流程。保证采购项目顺利推进，不仅需要采购人、招标（比选）委托代理机构项目经办人参透法律法规规章的规定，而且要做到保持必要沟通和严格保密。

2.1 做到既不跨越任何行为边界，又谨记“四个不字”

2.1.1 做到不跨越任何行为边界

通信运营商招标或比选采购工作程序严谨规范，责任重大，且每一道程序都有严格的行为边界。采购从业人员应严格执行这些行为边界及程序规范，不是自己岗位职责范围内的事务不参与，做到不跨越，不踩红线。例如：在抽取评标（评审）专家环节，要确保采购项目经办人、委托代理机构、监督人三方均在场的情形下操作，并在抽取结束后提醒招标（比选）委托代理机构经办人应马上清除因复制拷贝或截图等需要而留存在电脑终端上与评标（评审）专家抽取有关的任何留痕的信息，以免采购项目经办人或无关人员使用该台电脑终端时接触到上述评标（评审）专家抽取过程的保密信息；采购项目具体实施经办人应严格执行与评标（评审）专家相隔离的原则，除非评标（评选）委员会邀请采购项目经办人进入评标室接受咨询和解释，否则不要轻易走进评标室，也不宜在评标室的外围来回走动，并尽量把自己的活动轨迹控制在摄像头的监控范围内等。

2.1.2 谨记“四个不”

第一，不闻不问，即不该问的保密事项绝对不问，不该看的保密事项绝对不看，不该记录的保密事项绝对不记录。例如：不向招标（比选）委托代理机构打听已购买招标（比选）文件的潜在投标（参选）人的名称、数量以及可能影响“三公”竞争原则与招标（比选）工作有关的其他信息，不打听评标（评审）专家成员信息等。第二，不谈不传，即不该说的保密事项绝对不说不谈，不在私人通信包括固定电话、移动设备通话中及邮件往来涉及保密事项。例如，采购项目经办人一经评标（评选）委员会邀请进入评标室接受咨询和解释，就已无意或间接知悉评标（评审）专家成员信息、评标（评审）专家成员协商事项、评标（评选）委员会决议等相关保密事项。面对这些无意或间接知悉的保密事项，要做到不谈不传。

2.2 制定及细化涉密主要风险点和应对措施清单，并为保密事项责任人划定红线，要求严守保密事项

借鉴通信运营商制定《招投标负面清单》的思维管控模式，制定《涉密主要风险点及应对措施清单》，并采用签订保密承诺书方式，把包括招标（比选）委托代理机构项目组成员、采购项目具体实施人员、采购项目需求部门经办人、评标（评审）委员会专家成员等在内所有人员定为保密事项责任人，为其划定红线，要求严守保密事项[1]。

（1）在制定及细化涉密主要风险点时，可以把保密事项先分成法定保密事项、推定保密事项、约定保密事项等3类[2]，每一类再与采购项目准备、发标、投标、开标、评标和档案整理6大环节执行流程进行精准匹配，梳理细化出若干小项相对应的涉密主要风险点，并制定出对应保密措施、对应涉密事项责任人、对应解密时限等关键三要素，以此规范从业人员的权利和义务，实现工作流程、岗位职责和法律法规的匹配以及保密风险防控100%全覆盖。

（2）把以往忽视的环节及涉及人员纳入《涉密主要风险点及应对措施清单》的防控范围。以往过多关注委托代理机构项目组成员、采购项目具体实施经办人、评标（评审）专家等相关人员的保密责任工作，而在实践操作中的一些环节也不容忽视。例如：仍采用纸质招标或比选的项目，部分招标（比选）委托代理机构采用微信线上报名及线上购买投标（比选）文件的方式，该报名及购买投标（比选）文件用的微信号注册人及招标（比选）委托代理机构内有权限查询到或接触到投标（参选）保证金缴交记录的相关财务人员、开具招标（比选）文件工本费发票财务人员也应列为保密责任人；采购项目需求部门经办人在参与投标（比选）文件的澄清说明或补充说明的讨论及会签、评审结果Mis系统网上会签等流程中，也会直接获悉保密事项信息，因此采购项目需求部门经办人也应列为保密责任人。

2.3 把握重点，有必要对泄密高发的两类保密事项采取更严格且更具针对性的防范措施

评标（评审）过程的信息如评标（评审）专家发表的个人评审意见、个人打分情况、否决比选或否决投标的细节信息等，以及评标（评审）结束后应予保密的投标（参选）文件信息泄露，成为近年来泄密高发的两类保密事项。

（1）委托代理机构应更加重视和加强评标过程的保密工作，包括：对唱价及评标现场实施全程录音、录像监控，并在评标阶段严格控制评标专家的外出；评标期间及时收缴评标专家通信工具，确有紧急沟通事项的必须使用评标现场配置的录音电话；加强评标现场纸质文件的管理，对评标过程中评标人员用于评标使用的记录本、草稿及产生的废纸，评标结束后应立即统一组织回收和销毁；评标工作结束后，委托代理机构工作人员应再次重申评审工作纪律，告知评标（评审）专家不得向投标（参选）人或相关的人员透露有关此次评标（评审）的任何情况或细节[3]。

（2）对评标（评审）结束后的资料保管也应引起委托代理机构高度重视。评标结束后，因为评标结果已“顺利出炉”，采购工作可谓告一段落，此时大家的思想比较放松，保密工作往往被忽略，因此对评标（评审）结束后的资料保管也应引起委托代理机构的高度重视。一是中标（中选）结果通知书发出前，除了采购项目具体实施经办人、委托代理机构具体项目经办人以外的其他任何个人不得调阅、复制、过问相关投标（参选）文件资料。二是招标（比选）人与中标（中选）人的合同签订后，招标或比选工作已完成，此时除将中标（中选）人投标（参选）文件及评标（评审）全过程资料按要求移交给招标（比选）人归档外，其余涉及未中标（中选）人所有投标（参选）文件也应由委托代理机构妥善进行归档保管，切忌随意堆放，更不能随意处置，即使后续要处理也应在达到保密规定时限后才能进行集中且碎纸化处理，决不能按废品作价销售[4]。因为这些投标（参选）文件一般都会涉及企业的商业秘密和技术秘密，包括人员资质证书、财务年表、成功案例以及技术专利等。

2.4 建立相应的泄密应急预案，以备不时之需

所谓百密必有一疏，采购保密管控工作做得再细也并不意味着不再有泄密的可能。因此，一套完备的保密防控措施必须涵盖相应泄密应急预案及补救措施。泄密应急预案及补救措施应针对泄密的事项作分类决定。例如：属于评标专家信息泄露的，若时间允许的前提下应重新抽取专家，时间不允许情况下可先行发布评标（评审）时间变更公告延迟评标（评审）时间再重新抽取专家；中标候选人或中选人公示期间发生评标（评审）相关保密事项信息泄露且影响中标候选人或中选候选人排名顺序的，如属非依法必招的项目，应及时向通信运营商采购专业上级主管部门报告，如属依法必招的项目，则应及时向招投标监管部门报告，并在征得采购人上级专业主管部门或招投标监管部门同意后重新组织原评标（评选）委员会进行复核；其余事项的应急方案应坚持“不遮掩、不狡辩、不自作主张”的“三不”原则。

2.5 加快电子招投标系统的推广和运用，减少人为泄密的可能

电子招投标系统公开透明，可以最大限度地规避招投标或比选过程中招标（比选）人与潜在投标（参选）人、投标（参选）人之间的利益关系，落实阳光采购，同时信息充分公开，也有利于更多潜在投标（参选）人参与竞争。以中国电信所属省级公司、地市分公司采购为例，目前大多还处于纸质招标或比选阶段，对此有必要加快电子招投标系统在通信运营商采购项目中的推广和运用，减少人为泄密的可能。

3 结 论

在招标或比选过程中需要同时做好保密工作、沟通工作以及采购执行过程中每一个关键环节的跟进工作，如果对保密事项的理解及防控措施做得不到位，就会破坏“公开、公平、公正”的竞争环境。因此，针对采购中保密事项需采取必要的防范措施及监督机制，才能确保采购质量，使得供应链上的交易市场得以健康发展。