档案管理基础工作在现代档案管理中的价值研究

文/秦卫华（山东省单县殡仪馆）

档案是十分重要的信息资源，在社会发展的过程中发挥着十分重要的作用，同时也为管理工作、业务活动提供了丰富的信息支持，可以使单位更好地适应新时代的发展要求。为了发挥档案的作用，必须采取有效的管理措施。在科技不断发展的今天，大数据、云存储等技术的应用愈加广泛。在档案管理工作中，可以应用各种先进的管理技术，加强管理基础工作，为现代档案管理效果的提升奠定良好的基础。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的价值

档案管理工作的服务性质十分明显，虽然工作无法直接产生物质回报，但从社会发展的角度分析，该工作对推动社会进步有很大的帮助，可以为各项工作提供依据和支持。档案管理基础工作具有很强的系统性，其与各类管理工作之间存在着十分密切的关系。通过提供社档案信息的方式，可以为社会实践提供服务，这也是档案管理不同于其他工作的特点之一[1]。档案管理工作落实的过程中，应该遵循国家档案管理的要求，保障档案的完整性与安全性，同时也要为档案的利用提供便利。各级各类档案应该在不同的机构中进行集中管理，并且制定详细的法律规范进行约束。一方面，要在数量上保障完整和齐全。另一方面，要从质量上进行维护和管理，不能出现分散、丢失、随意堆砌等情况。应该做好档案的保护工作，保障档案本身不会遭受破坏，还要预防盗窃、丢失等情况，为档案利用提供更多便利。档案中积累了大量的信息和资料，也是历史发展的重要见证，可以反映单位的发展过程，不能随意篡改。对于国家来说，档案管理系统是文献信息系统中不可或缺的组成部分。对于单位来说，档案管理系统可以为单位的发展、进步提供更多资料信息，有助于单位的持续进步和发展。尤其在现代档案管理工作中，基础工作发挥着十分重要的作用，可以在保障档案安全、完整的同时，使档案的利用更加便捷。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中的应用

（一）完善管理体系，明确管理责任

在现代档案管理过程中，要采用标准化、规范化的管理方式，通过全面的基础工作来提升档案管理的现代化水平。首先，应该建立完善的管理体系，明确各个部门和各个人员的职责，确保档案管理工作可以严格依照法律规范和单位规定落实，杜绝违规、违法等行为[2]。其次，要做好档案的分级、分类工作，根据档案的内容、类型进行划分，为档案调用工作提供便利。在日常管理中，应该加强档案管理工作，组建专业的管理团队，明确具体的管理工作内容，并且促进各个部门之间的协调配合，使管理基础工作可以顺利落实。

（二）创新管理方式，应用信息技术

为了提升档案管理基础工作的落实效率，应该创新管理方式，积极应用现代信息技术。一方面，要构建完善的信息管理系统，在数字档案管理系统构建的过程中，应该确保系统的完善性和先进性，不仅要应用现代化的硬件设施，还要加强软件的开发升级。此外，要保障操作人员掌握先进的信息技术，可以熟练应用信息管理软件，并且做好档案的实时更新工作。在系统构建的过程中，应该重视各个子系统之间的关联系，确保档案信息可以在第一时间导入或转换，实现全生命周期管理。另一方面，加强云技术的应用，实现档案管理的共享。可以将云计算应用在档案管理中，通过网络平台进行档案信息的共享，促进各个部门之间的合作交流，构建“互联网+档案管理”的模式，在保障管理效率的同时，可以拓展档案资料的利用渠道、共享方式。

（三）建设数字资源，科学管理规划

在落实档案管理工作的过程中，应该重视数字化建设。在硬件方面，要完善计算机设备、多媒体设备等硬件设施，将传统的纸质档案转化为电子档案，采用立体展示平台，为用户提供视觉、听觉等多种感官体验，使资源更具有代入感，促进服务质量的提升。用户可以随时随地登录网络进行查询，提高档案利用的便利性[3]。虽然现代管理模式提升了档案管理的效率，但同时也增加了安全隐患。所以，在信息化、数字化技术应用的同时，还要加强管理基础工作。首先，要做好档案资料的分类、整理、鉴别、保密等工作，严格遵守《档案法》的规定，保障档案资料的安全性、完整性。尤其针对机密档案，必须采取有效的保密措施。其次，要加强综合档案室的建设，引进更多高新技术、先进软件，创建安全、完善的数据信息库，通过局域网进行共享和传播，促进档案管理质效的提升，同时保障档案的安全完整。

三、结语

综上所述，在新时代一定要做好档案管理工作，现代档案管理普遍采用信息化、数字化等先进技术，这些技术可以提升档案管理的质效，但也会带来一些安全隐患。对此，应该加强档案管理基础工作，从基础入手，促进管理工作质量的全面提升，使档案管理更加有效，保障档案的完整与安全。