大数据时代社保档案管理电子化研究

文/白珊（山东省邹城市社会保险事业中心）

一、大数据时代社保档案管理电子化的现实意义

一方面，推动社保档案管理电子化进程，有利于全面发挥社保档案的价值。社保档案作为社保业务中所形成的信息资料，具有重要的凭证价值、参考价值、决策价值。由于信息技术本身就具有价值性、技术性，所以对纸质型社保档案进行电子化处理就是提升社保档案资源价值的过程[1]。这一工作使得社保档案资源存储更为便捷和高效，使得档案共享和信息资源整合成为了可能。另一方面，推动社保档案管理电子化进程，能够节约存储成本，加快档案利用步伐。从社保档案本身性质来看，各项社保业务的开展都离不开信息资源。以公众为例，通过查阅相关社保档案，能够科学、详细地了解自身社保情况。为此，将信息技术应用到社保档案工作中，能够便于相关主体存储档案、检索档案、传输档案、开发利用档案，进而满足不同主体对社保档案的基本需求。

二、大数据时代社保档案管理电子化的基本路径

（一）理顺社保档案电子化管理机制，确保规范性

大数据时代，推动社保档案与信息技术的融合，不能单纯着眼于技术应用本身，更应当注重社保档案的规范性，形成以档案管理部门为龙头，各个工作部门为节点的协同统一、上下联动的电子化档案管理模式。首先，档案人员都应当树立档案规范化意识、电子化意识，有意识地应用大数据技术对有价值的信息资源进行整合，形成社保档案数据库[2]。例如，对于线下产生的纸质文件，要予以电子化扫描后入库，对于线上产生的电子文件，可以直接加工成既定的格式后直接入库，其次，要明确社保档案电子化管理的各项内容和分工，形成领导层、数据加工层、资源利用层和技术层协调运行层的管理体制，提升社保档案电子化管理质量和效率。最后，要健全绩效考核和责任落实机制，将电子化档案管理纳入绩效考核体系和责任落实体制中，制定工作任务分解表，明晰责任人员和目标任务，采取“以评促建”的方式推动社保档案管理规范化建设，避免出现“片面强调信息技术利用，忽视社保档案规范化”等问题。

（二）综合应用多种信息技术，真正加快社保档案电子化进程

首先，要从档案管理系统的优化入手。单位内部要通过技术手段来打通社保业务系统、社保档案管理系统之间的数据传输壁垒更新壁垒，集中力量开展电子化社保档案建设工作，节约单位人力、物力和财力投入的同时，又能实现信息资源的互通有无，提升整体工作效能。其次，要从大数据技术应用的角度入手，依托大数据技术在信息检索、信息挖掘领域的技术优势，对社保信息进行统计和挖掘，实现全文检索，提升档案查全率和查准率。通过这种检索并最终形成统计报告，可以更好地为相关工作的开展提供依据和凭证，全面发挥社保档案资源的价值。最后，要探索应用人工智能技术、自动算法技术，对线上终端的社保档案工作领域进行优化，探索“自动化”工作模式，建立自动化工作模型，减轻档案人员工作压力。

（三）探索建立社保档案资源共享体系，全面发挥社保档案价值

一方面，单位要立足当前、着眼长远，加强与社保业务关联单位的联动以及上级部门的沟通联系，共同构建社保档案信息资源共享系统。单位建立社保档案电子化目录，提升检索效率和质量的同时，将社保档案上传至云存储终端，为社保档案共享互联奠定良好的基础[3]。另一方面，在社保资源共享的过程中，必须牢牢关注社保档案的安全以及质量。对于社保档案信息产生单位要严格落实责任，以防错误信息和虚假信息上传到共享终端。例如，可以按照谁产生、谁负责的原则来加快档案信息资源共享体系建设，确保社保档案资源的规范性、稳定性和原始性。又如，可以将数字加密技术、区块链技术应用到社保档案资源共享工作中，防止不法分子利用共享系统漏洞侵入社保档案管理系统当中，避免档案资源被篡改和遗失，注重实效性、质量性的同时也提升安全性。

三、结束语

随着电子化档案管理理念和技术进入到我国，电子化档案管理建设步伐不断加快，为我国档案事业注入了新的活力。具体到社保档案管理电子化领域，该项工作具有多元性、阶段性、艰巨性、全局性以及复杂性的特征，是一项与时俱进的工作。为此，就必须要立足于数字化信息技术的特性，对社保档案工作机制、工作模式以及工作内容予以全面优化。具体而言，一是要理顺社保档案电子化管理机制，确保规范性；二是要综合应用多种信息技术，真正加快社保档案电子化进程；三是要探索建立社保档案资源共享体系，全面发挥社保档案价值。除此之外，各个单位仍然需要结合工作性质和实际状况，综合性地对社保档案电子化管理模式进行探索，走出一条适合自身发展的路径。