大数据背景下机关事业单位档案管理服务水平提升途径

文/刘青山（山东省济宁市汶上县广播电视台）

我国机关事业单位档案管理工作中普遍存在“轻利用，重保管”的现象，档案管理部门没能充分发挥出档案管理潜力，使档案管理工作流于表面仍有较大的提升空间。大数据背景下，机关事业单位要对信息网络技术多加利用，提升档案管理服务水平及工作效率，对传统的档案管理模式进行改革与创新，使档案管理服务更趋多元化，推进档案标准化管理工作的有序开展[1]。

一、大数据背景下提升机关事业单位档案管理服务的必要性

机关事业单位运行和发展中会产生多类档案,且档案总量较大,传统的人工档案管理模式管理效果较差,降低了整个系统的运行质量。利用网络信息技术与计算机可以快速地进行信息的录入、处理、储存与查找，完成海量数据信息的储存与处理，为档案管理工作提供了巨大的便利[2]。首先，我们可以在大数据技术的支持下，把档案信息的所有内容录入计算机，借助计算机对不同的档案信息进行高速处理，在此基础上对更有价值的数据和信息进行挖掘，为各部门提供更加优良的数据支持。其次，在竞争日益激烈的现代社会，机关事业单位提升自身工作效率及服务水平是非常有必要的，在此背景下，档案管理部门应该进一步提升自身服务水平，跟上机关单位的进步步伐。在档案信息管理中应用大数据技术，有利于进一步推动单位信息化发展，体现出单位服务工作的先进性，同时提升单位核心竞争力。第三，在档案管理工作中应用大数据技术，可以使传统、落后的档案管理模式发生根本性的变化，有利于工作人员责任感的增强及档案管理工作的创新，打破传统档案管理的瓶颈，提升工作效率。

二、机关事业单位档案管理工作中存在的不足

（一）档案开发水平有待提高

从目前的情况来看，单位的档案管理工作存在着开发动力不足的问题，大数据时代，大多数机关单位都应建立起以信息技术为依托的信息数据库，但其中存在资源信息不全面、资源种类过少等问题。在此背景之下，深入开发档案信息的工作难以开展，无法挖掘出档案信息背后更深、更高的数据信息价值，不利于档案服务质量的提升。机关事业档案管理服务水平迟迟得不到提升，对整个机关单位的发展造成了较大的影响。如果档案部门无法做到充分利用档案信息提炼更多有价值的数据，那么势必会影响机关单位管理工作的发展进程，不利于单位各项工作的稳定开展。

（二）档案管理信息化水平有待提高

网络信息时代，社会各个领域的办公都越来越大数据化，并取得了显著的成效。由于档案管理工作的特殊性，在大数据环境下受到了较大的影响，急需快速向数据化办公转型。从目前的实际情况来看，大部分事业机关单位存在档案管理工作数据化水平不高的问题。由于数据信息技术尚未在档案管理工作中得到充分应用，所以档案管理工作模式比较单一，不能提供更全面、更有价值的信息，未能充分发挥出档案管理工作的职能与潜能。

部分单位在档案管理工作中引入大数据技术之后，在一定程度上促进了档案管理工作的发展，但毕竟数据化档案管理工作方式在我国开展时间较短、经验不足，需要完善的环节还有很多。部分档案管理工作者尚未意识到数据化的办公方式在档案管理工作中的重要性，所以缺乏对大数据技术的应用，导致档案管理工作进展不理想，滞后于其他单位。

（三）档案管理机制尚需完善

事业机关单位的档案管理工作开启以来，相关工作人员积累了很多宝贵的经验，也取得过可喜的成就，但是在数据时代背景下，档案管理工作仍旧存在很多问题，存在较为明显的滞后性。要想使档案管理工作进一步发挥其应有的作用与价值，就要进一步完善档案管理机制。从当前来看，大部分事业机关单位都缺乏完善的档案管理机制，导致部分档案管理工作权责不清，部分工作无法落实和开展。例如，档案管理工作存在制度不完善、工作流程不完善等情况，使档案管理工作出现无制度可依、无流程可循的情况，不利于工作效率及服务水平的提升。

部分机关事业单位工作理念较为先进，在档案管理工作中引入了大数据技术，但是却存在工作人员网络信息能力不足的问题，且缺乏完善的权责划分，导致责任推诿现象的出现，档案管理工作标准化迟迟难以落实。

三、大数据背景下提升机关事业的单位档案管理服务水平的途经

（一）对管理模式进行全面创新

面对大数据网络环境，机关事业单位应从自身实际情况及实际需求出发，在档案管理工作中引入大数据技术，对档案管理部门的工作模式进行彻底的改革和创新，以求突破传统的工作模式的瓶颈，以全新的工作模式来提升档案工作的整体效率及服务水平。大数据背景下，应对档案信息的完整性进行强化，对内容繁琐复杂的档案信息进行科学地分类管理，对文件信息进行大规模查找和补充，以期完成简洁、清晰、明了型档案数据库的建立。另外，档案管理部门的负责人还应根据单位实际需求以及数据技术的特点，制定出标准的工作流程，例如制定相对固定的档案信息收集录入方法，对不同内容、不同类型的档案信息进行科学分类管理，并对重点数据信息进行重点标注，对于疑点数据信息进行详细的备注说明，使档案管理工作更有条理、更有效率。另外各个机关单位之间应该定期就大数据式档案管理工作进行交流和探讨，相互之间取长补短，争取做到掌握数据化档案管理的模式和方法，使档案管理模式的构建更加适合本单位的实际情况。

（二）提升档案数据化服务水平

为了使机关事业单位的档案管理工作的服务水平在大数据背景下得以进一步提升，相关部门应当尽快实现档案管理数据化建设，在档案管理工作中充分运用数据技术，使档案信息得到最大程度的挖掘利用。传统的纸质档案管理方式已经明显不能满足单位发展的需求，所以我们要摒弃这种落后于时代的工作方式，充分借助信息网络技术、大数据技术及计算机技术等先进高效的现代化技术，来开展档案信息管理工作。面对庞大的档案数据信息，我们能够利用大数据技术快速地进行档案信息的录入、储存、标注、查找、深度挖掘加工等工作，并能快速实现档案信息的查找、传播与打印等功能，为有档案信息需求的部门提供更高效、更精确的服务。另外，在档案管理工作中还应当引入大数据挖掘技术、大数据分析技术、大数据整合技术等，并充分对以上数据技术进行应用，对单位中各领域、各层面的历史档案信息进行分析、挖掘和整合。从历史档案信息中进一步挖掘出有更大价值的信息，为事业机关单位打下坚实的数据基础，便于需求者及决策者能够及时从档案管理部门获得全面、正确、有价值的信息，有利于各部门之间合作效率的提升。

（三）增强档案管理人员的服务意识

当前国家对事业单位档案管理提出了更高的要求,档案管理应当完善档案的运转效率,提高档案管理的整体质量水平[3]。机关单位档案管理人员是档案管理工作的主体，也是决定档案管理工作服务水平的关键，只有档案管理人员拥有过硬的专业知识、工作能力以及超前的服务意识，才能使档案管理工作进一步效率化、准确化、服务化。档案管理工作的创新，需要从服务内容、服务范围、服务方式等方面入手。机关事业单位所涉及的工作内容是比较复杂的，涵盖面较广，且事务繁琐，所以相关的档案管理工作也比较复杂，相关工作人员应该重视档案管理服务，提升自身服务意识及工作能力，通过不断学习和进修，提升自身能力，更好地完成本职工作，提升服务水平及办事效率。

四、结语

大数据时代给人们的生活和工作带来了极大的便利，在机关事业单位档案管理中应用大数据技术，能够提升工作效率和服务水平，所以相关单位要重视并充分利用大数据技术。