高校人事档案管理面临的新问题与改革路径研究

梁作华

摘 要 在新形势的影响下，高等院校应当把握机会紧跟社会发展的脚步进行优化调整，从而推动院校的稳定发展。通过对我国高等院校进行研究发现，在发展过程中人事档案管理方面存在着许多缺陷和不足，因此，高等院校必须通过改革和优化人事档案管理解决人事档案管理方面的缺陷来适应社会的变化，从而提高高等院校工作人员档案管理的质量和效率，优化高等院校资源的分配，促进高等院校的发展。

关键词 高等院校 人事档案 新问题 改革方法

中图分类号：G647文献标识码：A

0引言

高等院校的档案包含的内容较为广泛，如校内的教师以及教学资源、高等院校制度的建立过程、高等院校内部的信息资源等等，因此对于高等院校来说档案管理工作具有重要的价值。然而，高等院校人事档案管理与其他档案管理之間的差别在于高等院校人事档案管理对管理人员的专业要求较高，在此基础上，各个高等院校必须更加重视人事档案的管理，并分析管理方面的缺陷和不足之处，可以采取有指向性的改革和优化措施，以提高高等院校人事档案管理的效率。

1高等院校人事档案管理工作的价值

1.1人事档案包含个人信息

对于高等院校来说，人事档案管理有助于工作人员的甄选、管理、调动。在人事档案中包含着大量的校内工作人员以及学生的家庭资料、政治资料、学习和工作经历、社会关系、学历等，且内容非常详细。在工作学习过程中都需要这些资料作为支持，同时这些资料也能够证明个人的身份，并详细的记录个人的学习和工作经历从而满足工作学习中对于个人信息的需求。例如高等院校在对教师工作人员申报职称时就需要使用到教师的人事档案，从而为这些行为提供证明。

1.2与人事关系的变更相关联

高等院校的人事档案管理可能会直接影响到人事关系的变化，人事关系在进行变动的过程中需要人事档案资料提供支持。如果高等院校教师选择其他的工作，那么在办理辞职时需要将档案转到新入职的单位中。人才的流动需要人事档案的传递作为支持，并且人事档案也是人才获取福利待遇的证明。例如在进行人事关系的变动过程中工作单位会根据人事档案中的相关信息如年龄、工作时间等作为依据，来为人才提供相应的工资福利待遇。因此，高等院校人才的流动和基本利益直接受到工作人员档案管理的影响，如果在此期间，档案资料残缺或者存在丢失的问题，那么就会导致教师无法在高等院校中明确自身的福利待遇。

1.3有利于科学进行人力资源信息的预测

高等院校需要利用人事档案来管理其内部的人力资源，在此过程中有关工作人员可以通过管理人事档案来管理学校现有的工作人员，从而对人力资源的培养工作进行优化调整，使其培养工作能够顺应教育的发展情况。除此之外，通过对人事档案进行分析研究能够全方位的了解校内人力资源的构成，并以此为依据对校内人才需求进行预测，有利于提升预测结果的精准度，从而推动高等院校人才培养和引进工作实施。

2高等院校人事档案管理中的缺陷

2.1存在人员和档案相分离的情况

事实上，高等院校在人力资源管理过程中对于人事档案的应用较少，高等院校的人事档案管理工作主要包括对教师、学生等个人基本信息以及工作成绩等进行记录。虽然人事档案在高等院校的人力资源管理中不起作用，但它们受到社会竞争的严重影响，导致高等院校的人事频繁变动，从而导致高等院校在人事档案管理过程中存在人员与档案相分离的情况。这主要是由于高等院校中的工作人员在进行人事变更期间无法及时的将档案转到新的工作地点，经常有教师在工作发生变动的情况下，已经在新单位开始了工作但是人事档案仍然在高等院校里保存。正是由于这种情况的存在导致高等院校无法及时的对所有工作人员的人事档案进行储存，这就造成高等院校的人事档案管理不够规范。

2.2各方面管理不集中

通过分析高等院校人事档案管理工作可知高等院校在此方面的人员配置不合理，需要管理工作的专业能力和综合素养并不合格，此外许多高等院校也没有落实档案条例中对于管理工作人员下要求。目前，高等院校中人员的数量日益增加且人员的流动性也逐渐增强，在某种程度上有助于改进人事档案的管理，因此，高等院校只有通过加强专业技能和对负责档案管理的人员进行综合培训才能提高人事档案管理的质量。然而，现实情况是高等院校人事档案管理工作人员即使是面对大量的管理工作内容依旧是采用了传统的管理档案工作方法，这就直接导致高等院校的人事档案管理工作的质量和效率明显下降，一些从事档案管理工作的人员往往需要花费大量的精力和时间对高等院校人事档案进行装订、录入等基础工作，不仅日常工作量没有减少，而且人事档案管理质量也下降了。并且由于人事档案管理人员缺乏专业技能，一些高等院校的人事档案管理由其他教师负责执行，因此人事档案管理工作无法实现规范操作。而且，我国许多高等院校都会采用分散的管理方法，这种管理方法即存在优势也存在劣势，优势在于利用这种方法上下级能够有效的调配人事档案资料，劣势是工作人员档案资料无法实现综合的使用，从而降低了它们的使用能力。分散的管理方法也使得人事档案的传递浪费大量的时间，甚至一些部门会存在推诿的情况。

2.3无法发挥档案信息资源的价值

我国一些高等院校在进行人事档案的管理工作过程中依旧使用纸质存档和手动操作的方式。事实上，在数据库中录入纸质的档案会花费大量的时间，另外在填写人事档案内容时由于个人写字习惯的原因导致一些字迹难以辨别，从而导致在录入档案信息时准确率下降，并且也会应当到档案信息与各部门之间的工作整合。

3高等院校人事档案管理改革对策

3.1建立健全人事档案管理工作内容

高等院校人事档案管理与其他人事档案管理之间的区别在于高等院校更严格，在管理过程中需要严格符合高等院校档案管理机制。比如说，高等院校在进行人事档案管理期间，校内工作人员想要入档或者调档，那么就必须提供之前工作的离职证明，即使之前的工作单位已经不存在了也需要在高等院校就职前提供相应的离职证明资料。正是由于高等院校的人事档案管理方法导致人员在进行转档工作时可能会遇到各种各样的困难，从而导致转档工作需要花费大量的时间和精力。因此，针对这种情况高等院校应当建立健全人事档案的管理流程和内容，在制定其具体内容时需要充分的考虑到转移档案过程中可能遇到的困难，从而优化和完善档案管理的内容。如果人员在高等院校办理就职时无法提供离职证明材料，那么可以提供相关信息凭证来证明已经从上个工作单位中离职。需要特别注意的是在对这类情况进行处理过程中，高等院校需要和人员签订责任厘清协议，从而避免了管理期间可能产生的风险。

3.2创新人事档案管理方法

高等院校在进行管理人事档案期间大多采用纸质的管理储备方式，然而受到科学技术不断发展的影响，许多高等院校在人事档案管理工作中开始使用将管理与现代信息技术进行有效的结合，这使得高等院校可以充分发挥其工作人员个人档案的作用，并帮助其提高服务使用的效率。因此这就需要高等院校在管理期间培养信息化人才，提高管理人员对于人事档案管理的正确认识，并为工作人员配置先进的设备，建立健全高等院校人事檔案数据库，通过培训帮助管理工作人员掌握系统的具体操作。另外，高等院校也可以利用信息化技术对人事档案的内容进行录入，这不仅能够提高录入工作的准确度，同时也能够提高转档的速度。

高等院校可以将教师发表的论文以及研究成果整理到个人人事档案中，并在人事档案管理系统中隐去教师的重要的个人信息，将教师的研究成果和业绩在系统中展示出来，这有利于学生根据教师的档案信息选择符合自己学习需求的导师，此外，还可以为教学能力的评估过程中提供信息支持，从而实现科学的评估。采用开放式人事档案管理系统，使高等院校能够充分发挥其作用和价值，从而提高了在高等院校发展中使用人事档案的效率。

3.3加大对于档案管理的重视

高等院校在发展期间应更加重视工作人员和部门的人事档案管理，高等院校应提高管理人员特别是档案管理人员对人事档案管理的认识和重视力度，这将利于高等院校顺利的实施改革措施。此外，通过这种方式也能够使管理工作得到校内其他部门资源的支持共同推动校内的建设与发展，从而充分发挥人事档案的基础作用。其次，高等院校也需要提高部门在校内的高度。在实践中，人事档案管理在高等院校工作人员的工作中起着关键的作用，这些工作人员的工作必须与高等院校的人事档案相结合。因此这就需要高等院校强调该部门在发展过程中的重要地位，并加强该部门与财务等部门之间的联系。在开展其他管理任务期间，高等院校也需要对管理档案的工作方面给予一定的帮助和支持，从而使它们能够更好地理解其具体的管理职能，从而促进各部门之间的资源融合。

3.4提高档案管理队伍的水平

和其他档案管理工作之间的差异在于人事档案管理工作需要工作人员具备专业知识和综合技能，那么这就需要相关管理工作人员掌握档案管理的内容和方法，并且明确高等院校对于人事的需求，从而满足高等院校的要求。此外，高等院校还应加强对档案管理人员的培训，使他们能够掌握档案管理方法和先进的专业技能，并且加强高等院校内部工作人员的沟通和交流，从而帮助高等院校内其他部门工作人员简单地掌握档案管理工作的内容，加强高等院校内工作人员对于工作职责和内容的理解，从而推动校内工作人员能力的进一步提升。

4结束语

综上所述，人事档案管理在高等院校发展中起着重要的作用，因此高等院校必须了解人事档案管理的价值，查明高等院校内部人事档案管理的缺陷和不足，并以合理的方式优化人事档案管理工作内容，这有助于提高高等院校人事档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1] 苏晓丽.高校干部人事档案管理工作中存在问题与改革路径[J].科技资讯，2018，16（31）：235-236.

[2] 王月琛.论高职院校学生档案管理面临的问题与改革路径[J].文艺生活·文海艺苑，2018（03）：197-198.

[3] 刘迎，宋志英.浅析高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].人力资源管理，2018（02）：200-201.

[4] 李逦.试论高校人事档案管理工作改进路径[J].湖南铁路科技职业技术学院学报，2019（01）：36-37.