城乡居民养老保险档案管理的信息化建设探寻

李媛华（福建省沙县城乡居民社会养老保险中心）

■引言

在信息化、互联网时代下，信息技术、大数据技术、互联网技术在城乡居民养老保险档案管理中应用已经成为必然发展趋势。城乡居民养老保险经办机构要根据宏观政策的指导，积极推进档案管理信息化建设，实现对参保人员信息的动态管理，根据参保人员的身份证号建立起对应的养老保险档案号，利用电子化档案记录下参保人员每次养老保险业务信息的变动情况，以实现对养老保险业务的全过程管控，全面提升城乡居民养老保险经办机构的工作能力。

■城乡居民养老保险档案管理信息化建设的必要性

（一）促进养老保险事业发展的必然选择

城乡居民养老保险档案管理工作是养老保险事业发展的重要基础，而在档案管理中积极推进信息化建设，有助于促使养老保险事业步入现代化、信息化的发展轨道。从当前情况来看，受我国城乡人口增长、城市化进程加快等因素的影响，参保人员跨城乡流动日益频繁，使得养老保险档案信息经常会在不同部门、不同区域进行转移，对城乡居民养老保险经办机构的档案管理工作带来了严峻考验。为解决上述问题，有必要在养老保险档案管理中推进信息化建设，进一步提升档案信息收集、整理、传输的工作效率，使其满足养老保险事业在新时期下的发展需要，提高档案管理水平[1]。

（二）提高养老保险档案服务质量的必然选择

随着城乡居民参保意识的增强和参保人数的增多，人们对养老保险档案服务要求也随之提升。传统的养老保险档案管理以“死档案”管理为主，重档案收集归档、轻档案开发利用，阻碍着养老保险档案服务工作的开展。而加快养老保险档案信息化建设，能够以信息技术为支撑，灵活运用档案信息开展多种档案服务，拓展档案服务的深度和广度，提高档案使用率。同时，养老保险档案信息化建设还能够切实发挥出档案“纪录一生、保障一生、服务一生”的作用，使档案能够为参保人提供各个阶段的档案服务，从而更好的履行养老保险档案工作的职责。

■城乡居民养老保险档案管理的信息化建设路径

（一）完善档案信息化管理规章制度

城乡居民养老保险档案管理信息化建设要以完善的规章制度作为保障，推进信息化建设有序开展。具体建议如下；首先，完善工作流程。城乡居民养老保险经办机构要将档案管理信息化建设纳入到重点工作日程中，规范档案收集、整理、规范、入库、查阅的一系列工程流程，为档案信息化建设奠定基础。其次，明确档案信息化管理范围。在信息化建设中，要根据国家以及各省下发的关于城乡居民社会养老保险业务档案管理规定、实施办法、总体要求等，推进业务档案电子化管理，将经办业务管理类、征缴类、待遇类、稽核类、统计报表类档案都纳入到电子化管理范围内[2]。再次，实施纸质与电子档案并行管理。在养老保险档案管理信息化背景下，档案收集主要来源于传统纸质档案信息和系统中形成的养老保险档案信息。城乡居民养老保险经办机构要保证档案信息的原始性、完整性和安全性，一方面将传统工作模式下形成的纸质档案进行电子化扫描处理，生成电子档案，做好电子档案的归档工作。另一方面将电子化档案进行双重备份，将其打印成纸质档案进行物理存档，并做好电子化档案的电子化归档工作。

（二）建设档案管理信息系统

信息化时代下，城乡居民养老保险档案管理应建立起功能完善的信息系统，实现对养老保险档案的高效管理。档案管理信息系统可作为城乡居民养老保险管理系统的子系统，该子系统要与养老保险系统中的保险金缴纳、养老金发放、信息查询等子系统进行对接，以快速获取相关资料，做好电子档案归档工作。在档案管理系统中。养老保险档案管理信息系统要根据业务档案流程进行建设，使系统涵盖参保登记管理、养老保险管理、关系转移、待遇发放管理等方面，并针对各个管理大类细分小项，以保证养老保险档案的完整性，提高养老保险档案的查询与利用效率。同时，养老保险档案管理信息系统要具备档案自动化整理、自动化归档的功能，能够根据业务进度及时归档电子化的业务材料，做到电子化档案日清月结。此外，养老保险档案管理信息系统要保证实现“三个一体化”，即实现养老保险业务办理与养老保险档案管理一体化，实现纸质养老保险档案与电子养老保险档案一体化，实现养老保险档案管理与养老保险档案服务一体化，在“三个一体化”的支撑下，助推城乡居民养老保养档案工作高效开展。

（三）开展档案信息化服务

养老保险档案管理信息化建设要统一管理养老保险数据，建立起档案信息化标准，按照上级统一部署，推进档案信息在网络平台上的共享。城乡居民养老保险档案管理信息化建设要发挥出档案服务作用，转变过去只管不用的状态，提高档案利用价值和服务水平。在信息化建设中，应构建起集区、乡镇、村各级于一体的养老保险档案服务网络，实现档案信息资源共享，提高养老保险业务办理效率。同时，档案管理信息化建设还要将“死档案”转变为“活信息”，将档案信息作为档案服务创新的突破口，为参保人提供信息化的档案查询服务，让参保人登录到相关网站、手机应用软件就能够查询到自己的养老保险档案基本信息，从而提高城乡居民养老保险档案服务水平。此外，城乡居民养老保险档案管理门户网站还要拓展服务项目，为居民提供线上业务咨询服务，并征求居民对养老保险档案管理的建议，进一步完善养老保险档案工作[3]。

（四）加强档案信息安全管理

在开放的信息化环境下，对养老保险档案信息的安全性、完整性构成了一定程度威胁，为消除安全隐患，城乡居民养老保险经办机构应将档案信息安全建设作为信息化建设的重要内容，确保安全管理技术措施能够保障档案管理信息化系统的稳定运行。档案信息安全管理措施如下：首先，引入先进的安全防范技术。养老保险档案信息管理系统可采用安全密钥技术、电子证书数据签名技术、身份校验技术等，对登录系统的人员进行身份验证，只有通过验证的人员才能在系统中进行操作。其次，实施分类安全管理。养老保险经办机构要针对不同权限的人员实施不同的安全管理措施，如对权限较高的管理人员，要采用多重身份认证方式，包括密码验证、指纹认证、视网膜验证等认证方式，在验证通过后，管理人员可进行档案信息修改、转移等操作。对普通的信息浏览者，只需让浏览者进行密码验证，仅开放信息只读权限，不能进行其他高级别操作。

■结论

总而言之，养老保险档案管理信息化建设是促进养老保险事业发展，提高养老保险档案服务质量的必然选择。城乡居民养老保险经办机构要投入充足的资源加快养老保险档案信息化建设，完善档案信息化管理规章制度，扩展档案管理系统功能，借助信息化系统开展高效率、高质量的档案服务。城乡居民养老保险经办机构还要顺应档案管理信息化的发展，建设一支精通信息技术和档案系统操作的档案工作队伍，提高档案工作队伍的信息素养和工作能力，从而促进城乡居民养老保险事业可持续发展。