大数据背景下企业档案管理策略研究

王景玲

【摘要】随着大数据手段的日趋完善，小到分析用户喜好程度，大到决策公司战略部署，企业对大数据分析的依赖程度日渐增强，而其中，档案管理的作用尤为重要。本文着重研究如何将档案管理与大数据分析二者进行有机结合，为企业现代化、科技化改革提供基础保障。

【关键词】大数据;企业档案;策略研究

中国信息技术的不断发展，有助于我国企业建立完善的信息化系统。随之而来影响的便是企业的档案数据管理，传统档案管理方法的局限性导致档案数据信息无法得到充分利用，阻碍企业的战略決策。而随着大数据分析手段的普及，对企业档案信息化管理有着极大的帮助，但在此过程中也存在着一些缺陷与不足，希望本文的探讨能够对企业完善信息化档案管理提供帮助，使企业档案管理工作能够享受到大数据带来的红利。

一、大数据对企业档案管理的影响

（一）难以准确定位查询的纸质化数据库。虽然我国大力推进企业信息化改革，但由于一些企业管理水平有限，受资金限制，还在应用已经不适应时代发展的纸质化数据管理方式，此种方法效率低下，并且随着时间的增加，档案管理部门的负担会越来越重，一次次重新对档案进行分类归整，一次次寻找合适的位置对其进行保存管理，对于档案管理人员来说，是一项巨大的挑战，但相信随着大数据管理的成本日趋廉价，此种形势会迎来可观的改变，仅会有极少数机密或者极其重要的文件进行纸质化管理，以减轻相关档案管理人员的负担。

（二）数字信息化数据库。放眼20年前，怎会想到互联网能够发展到如此地步，大数据技术的到来更加方便了企业档案的管理，能够使档案信息数据化，融入互联网这张大网中，真正做到集中化管理档案数据信息，在保证档案数据安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企业能够轻松精准定位用户推送产品，扩大公司效益，使系统工作效率得到有效增长。日前各个大数据处理服务公司争相推出了各类手机APP、电脑客户端等相关软件，提供相应解决方案，无纸化档案管理真正走进现实中。

（三）电子邮件数据库。企业在运营过程中，各部门之间少不了用邮件进行交流，借助QQ邮箱、163邮箱、飞信、钉邮等相关服务类软件，此种方法便捷高效，并且不占用用户本身资源，在较小规模企业资金不充裕的情况下，大多会采用此种方式，虽然廉价，但安全性及稳定性却没有打折，也是一种不错的选择。

二、档案管理在大数据背景下的改变

随着大数据时代的来临，企业档案数据化管理解决方案也应运而生，能够为企业解决庞大数据信息难以纸质化储存的尴尬境地，为企业档案数据化管理提供了一条新的道路，有着无限的发展潜力。

（一）使管理效率得到质的飞跃。在一些老牌企业中，由于从事档案管理工作的人员年事已高，已经习惯落后的纸质档案，而无法适应新式的信息化手段管理，随着时间的积累，其中的弊端日渐显露出来，因为时间过长，受制于纸张的材料问题，纸张逐渐老化变得一碰就碎，很难或者不敢翻阅查询，其记录意义荡然无存;再者，由于笔墨经过时间的洗礼，会逐渐变淡难以识别，为工作增加了繁重的负担，使整体管理效率更加低下。但是随着大数据技术的应用，使档案数据信息化，以上问题迎刃而解，用技术取代人工作业，能够确保信息更加准确，消除了人工写入纸质档案存在一定误差的现象，并且变得更加容易修改，不用因为某些纸质档案一笔写错导致销毁，同时得益于智能AI技术的发展，能够用机器取代人工，说话便能录入数据，解放相关工作人员的同时，能简化档案管理部门结构，进一步降低企业档案管理成本，不会因找不到年代久远的数据而担忧，只需利用电脑，便可轻松处理数据查找问题。

（二）使档案数据质量得以进一步提升。在纸质化档案时期，时刻提防因地域潮湿、火灾、地震等自然因素而导致资料损毁的问题，为此企业要多付出许多费用，用于日常的档案数据维护，不仅浪费时间，更加浪费人力资源。而随着大数据时代的来临，档案资料信息化，可以将相应数据录入到电脑，然后转存到U盘乃至云端，一份资料多重备份，并且可以对其进行加密处理，既保证了资料的安全，又可以节省人力物力，将原有的资金挪用到更加需要的地方，促进企业良好发展，不用再担心档案信息载体的问题，同时可以节约使用空间，设立更多的工位，使企业效益最大化提升。

三、大数据背景下档案管理的不足

（一）落后的档案运营管理模式。在现阶段的企业档案收录过程中，大部分还停留在人工处理阶段。首先，需要工作人员识别信息类型，并进行相应分类，然后再进行信息录入，最后做归档管理，在此前提下，还要进行相应标注，但由于人员离职，而后新进的工作人员并不熟悉前者的标注习惯，必然导致出现信息查找时间增加乃至信息丢失的问题。现阶段，我国企业大多是多企业融合的产物，所涉及的运营方面极其广泛，设计的内容相当繁琐复杂，这便为相关档案管理人员造成了相当大的负担，人无完人，必有知识欠缺的方面，归档中必定会存在相当多问题，可能因为一个小数点，便会造成数据记录不准确，进而酿成大事故，这不得不引起我们的重视。其次，由于相近领域数据存在一定的相似性，可能会在归档过程中造成相应数据被覆盖的问题，使得保存数据出现差错，其必要的核查尤为重要，此举再次加重了档案管理人员的负担。再次，多类型多结构的问题依然存在于无纸化档案转变的过程中，如果大数据管理技术不进行相应的适应性转变而直接融入传统管理模式中，必然会造成相当严重的后果。

（二）档案管理人员水平落后。现阶段，档案信息化管理依赖于将原有纸质文件数字化，其中相应工作人员必定存在对扫描机器使用经验不足的情况，可能会出现少扫漏扫的问题，进而影响整个数据归档进程。另外，由于传统档案数据管理模式对相关工作人员水平要求比较宽松，不需要掌握相关大数据知识，此时突然引用大数据信息化管理，对人员素质要求较高，此时管理人员学历不足的弊端便显现出来，其不能在较短时间内了解相应运作方式及操作方法，导致数据处理效率降低，不能发挥原有技术的本质作用，造成资源浪费及时间增加，导致企业白费资金引入相应技术，想要系统良好运行，必定要对工作人员进行系统化培训，使企业负担加重，所以现在企业大部分偏向于传统模式，原因是受制于管理人员的素质水平。

四、企业档案管理问题解决方法

（一）提升档案管理人员自身素质。在自身实力允许的前提下，企业应该定期举行大数据技术运用培训班，及时传递各种大数据技术的信息，使相关档案管理人员的素质得以提高，能够更好地运用大数据技术来开展档案管理。同时，在招聘相关员工时，要精挑细选，优先录用相关专业的人员，此标准招录的员工不但可以快速适应岗位，熟练运用软件，还可以帮助企业发现软件的技术漏洞并进行相应的弥补，可谓一举两得。同时企业要制定相应的激励措施，鼓励档案管理人员勇于创新，紧跟时代步伐，只有这样，才能使大数据技术完美融合到档案管理工作中。

（二）優化档案管理部门结构。根据需要保留相应人员，对岗位相近人员实行优胜劣汰制度，保证真正付出人员的待遇，提高员工的归属感，为企业营收创收奠定良好的基础。用信息化手段取代重复性简略性工作，进行模式创新;对提出创新举措的相应人员进行奖励，同时进一步对档案管理步骤进行优化，确保整体完整的情况下使整个过程更加高效快捷，企业及时与档案管理人员沟通，使其明白自身定位，做好自己的本职工作。同时重视数据安全，对机密数据进行加密管理，确保储存档案的电脑不联网，其密钥设计成双人以上才能完整开启的模式，防止竞争公司利用不当手段拉拢档案管理人员，或采用黑客手段，通过攻击服务器的方式来获取数据，对企业造成不可挽回的损失。

（三）优化档案管理模式，建立健全大数据背景下档案管理的准入制度与监管制度。对于企业来说，要响应国家号召，对相应的档案管理部门进行现代化改革，要保持具体问题具体分析的原则不改变，对档案管理模式进行优化创新，开创低消耗高效率的新局面，为推动应用大数据技术进行档案管理的新模式奠定良好基础。再者，需要完善相关的制度体系，确保整个档案录入过程的完整，同时增加相应的监管职位，相应专业人员负责相应专业数据的录入工作，做到责任到人，确保出现问题时能及时找到源头并快速弥补漏洞。有了制度的保障，才能充分改善档案管理效率低下的局面，并且提升企业档案数据的安全性，使得数据被盗取或泄露的风险降到最低。

（四）加大资金投入。在企业能够承担的前提下，继续加大对应用大数据技术管理档案的资金投入力度，引入相关的先进管理设备及人员，配备相应的硬件设施（如数据服务器、语音录入设备等），不仅能使档案管理工作变得更加高效，更能减轻相应档案管理工作人员的负担，使数据的获取变得更加简便。因为前期的投入，必定能使相应技术应用更加完善，能从长远上解决企业档案管理消耗过高的问题。

五、结语

综上所述，企业档案数据信息化管理具有多方面的作用，提高其数据收集力度的同时，又能使其对用户本身需求进行快速准确定位。企业要充分利用大数据技术对档案进行信息化管理，为企业稳定发展打好基础。同时，企业要加大财政投入，鼓励档案管理方进行改革创新，加大对档案信息化管理体系的研究，确保此项工作得以顺利进行。

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