信息化背景下退役军人档案管理模式的创新研究

纪利杰

摘要：本文简要分析常规档案管理模式下存在的不足之处，以及此项工作开展期间需要秉承的原则，包括集中统一与实事求是两项。进一步分析实现信息化管理的价值，切实强化此项管理的完整性、有序性及高效性。着重研究此种管理模式的创新之处，从管理系统、数据库、管理机制、宣传活动、基础设施、技术培训及信息筛查等八个方面入手。旨在提高档案工作在信息化管理模式下的实际效用，以提高退役军人的档案服务质量。

关键词：信息化;退役军人;档案管理;技术培训

引言：

近年来，退役军人总量呈持续上升的趋势，不断增加相关档案管理的工作量，管理难度随之提升，此外退役后的安置问题也急需处理。就整体情况而言，国内在人员安置方面的工作已经得到有效完善，并切实落实出台的有关政策及社会福利补贴等。但仍存在遗漏的情况，导致退役后的生活缺少必要保障。

一、退役军人档案管理的不足

主体混乱是此项管理工作的主要问题，无序的管理形式，导致档案信息的利用效率低下，退役军人在查阅资料时通常需到多个部门询问，甚至出现档案无处可寻的严重情况。此外，退役军人中的部分来自于偏远地区，退役后会选择回到家乡或从事其他工作，而且长期不与相关部门联系进行资料补充或更改，由此可能会出现无法找到档案的问题。另外，档案资料转递期间也可能出现保管不利等情况。导致档案材料不完整或缺失等问题，无法为退役军人提供基本的档案管理服务。军人原本为特殊群众，退役后回归到普通群众中，国内对于退役军人有多项政策，为保障其今后的基本生活，因而，其档案信息较为重要，是其在服役过程中的证明。而实际上，对于相关政策及管理等相关方面的内容宣传效率低下，造成军人本身对于档案缺少认识及应有的重视度，未能及时办理有关手续，无法享有支持政策。

二、退伍军人档案管理工作原则

（一）集中统一

对于退伍军人的档案管理，有关部门应当采取集中统一的管理模式，设定具体的管理目标，使得管理者能够清楚地认识自己，准确衡量自身的业务水平及能力，保证基本的管理能力。因而，为保证此项工作的开展效率，应实现集中式管理，保证管理程序的有序性。同时，有关部门应当将档案材料放在统一的管理部门，不仅方便管理，及时进行补充、整理等，还有利于提高档案的利用效率。

（二）实事求是

档案资料的实际价值和其本身的可靠性及真实性有极大的关联性。因而，基层管理者需秉承实事求是的原则，认真对待每个环节。按照既定标准完成档案分类，并主动核实内容的真实性，避免档案资料出现虚假数据，保障资料的质量及参考价值。对于档案的完整性，需要工作者检查是否存在不全的情况，一旦发现异常，需立即汇报，查明原因。

三、开展信息化档案管理的价值

（一）提高管理的有序性

在实现信息化管理之前，此类档案管理实际上较为混乱，接收及保存的部门数量及类型较多，在实际管理期间难以有效避免出现失误，导致档案管理推进速度缓慢。在调取退役军人信息时需要耗费大量的时间，造成服务质量低下。而在信息化背景下，准确设置访问权限后，会提高后续档案管理的有序性。

（二）保证档案的完整性

军人退役后在工作方面基本都会有所变动，存在由于部分因素導致其未能与档案管理处及时沟通，由此使得档案信息不完整。再加上部分一线档案管理者有出现纰漏的可能，由此引发一系列的问题。另外，纸质档案材料不利于长期保存，难免会有所疏漏，导致信息不完整。而实现信息化管理，使得档案资料及时更新，并通过备份恢复等手段，保证数据的安全性，降低遗失的概率[1]。

（三）提升管理工作效率

通过信息化管理，可对保存的档案内容进行细化整理及分析，最终建立信息库，为军人退役后可从事的岗位做科学分析，做到事前处理。另外，通过在信息库内进行筛查，可快速找出符合岗位需要的军人，以提高办事效率。同时，对于跨区域管理，也可直接借助网络交流，为退役军人安排至合适的岗位，由此提高办事效率，进而优化档案管理服务质量。

四、基于信息化时代退役军人档案管理模式的创新

（一）建立健全的管理系统

自我党十九大以来，在此方面设置专门的事务部，主要负责有关于退役军人的管理内容，致力于维护其权益。此外，开发出专门的管理系统，系统内涉及到基本的档案信息、就业资料及保险等数据，建立相应的管理平台，以保证管理的全面性。借此，提高档案管理的信息化程度，改善原本管理无序的问题，并能及时且准确发布各类有关信息，为军人退役就业提供基本保障。如就业培训、社会福利等服务项目。同时，通过构建专项的管理平台，形成电子档案，有效避免纸质材料在转移过程中发生遗失或不完整的问题，提升档案数据的安全性。

（二）注重档案数据库建设

与档案管理相关的负责人及工作者本身需充分意识到此项工作侧重要性，细致开展工作，主动学习有关的法律条文，以及时更新自身的法律知识，借助现代信息技术开展具体的管理工作，严格根据既定规章制度办事。另外，需完整补充档案信息，保证数据的准确性及全面性，做到精细化管理，详略得当。积极训练自身的业务能力，提高各项工作行为的熟练度，以便提高档案调阅等工作的效率。此外，工作者需全面掌握负责的管理内容，掌握兵种与军人的基本条件，以为军人退役后从事职业或自主创业提供参考数据。在工作期间需保证严谨的态度，降低出现纰漏的概率，保证数据的完整性。

（三）明确实际的管理机制

从制度的角度考量，基于信息化时代下，若想保证档案管理的有序性，应当配备明确的管理机制，并保证制度调整的合理灵活性，根据具体情况，及时补充调整，使管理机制始终符合实际的管理需要。此外，需合理分配工作权责，制定标准化的管理程序。例如，在管理系统上设定访问权限，获取上级批准后方可调取特定的档案数据，若需对现有档案内容实施修改、增删等操作，均应安排专门的工作者完成，一旦发生问题，可及时找到负责人，进行追责及补救，以降低损失。

（四）优化档案的基本分类

基于信息化管理，在构建专门的档案数据库时，需充分运用信息技术，以获取更为完整的数据内容，可以帮助相关人员发现档案资料内的潜在价值。对于优化资料分类，需采取统一编号的方式，并提高对档案筛选及审核两个环节的重视度，确保文件入档前经过全面审核，以保证档案内容的可靠性。

（五）强化管理的宣传工作

档案信息直接关乎军人的切身利益，通过提高对此项管理工作的力度，有利于强化军人本身对于档案的重视度，并基本掌握有关的管理规定，避免其在实际办理相关手续时，无清晰的认识，导致手续办理效率低。此外，各级相关管理部门在对应的管理平台上需积极开展线有关的宣传活动，包括对退役军人的安置及扶持项目，保证国家出台的政策得到有效落实。特别是偏远地区，信息获取途径缺失，导致军人对有关政策的了解不足，因而，需主动开展宣传活动，以为其提供必要的档案服务[2]。

（六）优化基础设施的建设

基础设施是保证档案管理工作有效开展的基石，基于全体工作者的深刻认识，由思想带动行为，提高工作的认真度，积极优化基础设施，保证管理工作的有序实施。基础设施的具体内容主要有三个部分，首先，硬件配置，避免工作人员在开展档案管理工作期间，计算机硬件出现故障，导致管理行为不得不暂停，影响工作的进度。其次，软件的先进性，档案信息会随着时间的推移持续增加，且逐渐复杂化，因而，应用的软件系统应随之升级，保证数据库的容量及兼容性，提高数据统计及分析的效率与准确度。最后，保证机房的安全，对此，需在机房设置门禁卡，限制出入的人员，避免外部人员进入，提高档案信息的保密风险，最大限度地控制信息外漏的可能。

（七）加强信息化技术培训

对退役军人的档案管理属于人事工作的范畴，因而，能借鉴现有的人事管理工作开展模式和应用的计算机管理程序。在信息化管理模式下，会涉及到多项现代技术，为保证工作开展的高效性，避免出现重大失误，档案管理人员需拥有提升个人能力及素质的意识，持续学习先进的知识，以扩充自身的知识储备。既要完全掌握有关的法律规定，又需了解此类管理工作开展的重难点，熟练使用计算机档案管理系统，以强化管理工作的开展质量。相关部门需定期组织档案管理人员开展系统化、专业化的培训，使其清楚地掌握該项管理工作的新标准，着重强化其业务能力。目前，部分管理工作者的思想意识仍停留在“原地”，具体实施的工作行为也较为落后，难以有效发挥信息技术的作用，甚至出现信息系统过度闲置的情况，造成档案管理办事效率未能得到有效提升。因此，需以技术为切入点，聘用专业人士进行培训，强化工作人员的实操能力，进而提升其工作水平。

（八）做好信息的筛查分类

通过构建档案数据库，整合零散的数据信息，持续补充及完善，使得相关工作者为退役军人进行细度分析时，提供真实完整的参考数据。另外，应当提高审核筛选的力度，在信息录入数据库前，需对内容加以审核，保证数据的真实性，基于此，保证数据分类的准确性。档案管理者登录管理系统后，需根据既定的划分标准完成分类，如区域、时间等，之后做好编号。纸质档案的留存资料在整理期间，需和管理系统的编号及分类相同，确保管理工作开展的有序性，便于档案后续的查阅管理。通常情况下，工作者需先利用管理系统查找具体的档案信息，若对具体的内容存有疑问，需调取对应的纸质档案进行比对，避免出现差[3]。

结束语：

信息化时代下，常规的档案管理方式已然无法满足档案资料的管理需求，因此转变管理模式逐渐成为应当重视的问题。退役军人档案数据直接关乎到其就业安置及政策享有程度等方面的问题，强化此方面的管理能力，创新是其发展的必然方向，各级管理人员需不断提高档案管理的信息化程度，以为退役军人提供高质量的档案服务。

参考文献：

[1]唐赢.信息化背景下退役军人档案管理模式的创新[J].现代经济信息，2019，（23）：81.

[2]武生萍.试析信息化背景下退役军人档案管理模式的创新[J].人力资源，2019，（12）：72.

[3]曹守志.基于信息化背景下退役军人档案管理模式分析[J].国际公关，2019，（04）：135.