信息技术在燃气企业档案管理中的应用

袁佳凤

【摘要】信息技术的发展对社会生活中的很多行业和部门都产生了影响，推动各行各业进行改革和创新，传统的工作流程和方式都被信息技术改变了，一些行业中甚至出现了颠覆性的变化。在档案管理领域，信息技术的发展也对档案的管理工作产生了很大的推动作用，提高了档案管理的质量和效率，起到了正面的、积极的效果。在本文中，笔者将结合自己在工作中的实际经验和技巧，谈谈信息技术在燃气企业档案管理中的应用。

【关键词】信息技术  燃气企业  档案管理

引言：信息技术的发展为近十年来人们的生活和工作带来了十分显著的变化，它为人们的生活提供了便利，为社会生活中的各行各业带来了革新。现在，信息技术几乎涵盖了社会生活中的所有行业，档案管理领域也是其中之一。现代化的档案管理随着社会发展的脚步标准越来越高，程序越来越严格，传统的档案管理制度和方式已经不满足现代化档案管理的需要。当今信息化的档案管理手段采取了更科学合理的方式来进行档案管理，这极大的加强了档案管理的效率，还可以方便的实现档案馆藏资源的共享，为企业的宣传和发展提供了支持。

一、燃气企业档案管理运用信息技术手段的重要性

燃气企业对档案管理的要求属于比较高的类型，它要求档案的保存具有真实性、可用性还需要取用具有效率性。建立信息化的档案管理工作，也就是建立一个档案管理平台，将所有档案进行电子化与数字化，能够使档案的管理相比傳统方式更具效率性。档案文件的写入和提取都能在短时间内完成，档案工作的正确性据此也会有所提高。企业使用档案时也会注重实用性，也就是能否在短时间内快速的提取到自己需要检索的信息。燃气企业的档案从量上说时十分巨大的，传统的档案管理工作应对如此巨量的档案捉襟见肘，即使能够最终取用到自己所检索的信息，但是所耗费的人力物力及时间成本是巨大的。现代化运用信息技术的档案管理工作具有轻松定位、方便取用的特点，甚至能够将相关信息一同呈现在档案检索人的面前，节约了时间提高了效率。另外，现代化的档案管理平台还能够轻松实现资源共享，实现企业上下级之间的对接，实现档案管理的自动化，为企业决策提供必要的支持。

二、信息技术在燃气企业档案管理中的应用

信息技术在燃气企业档案管理中的具体应用分为两个方面，一方面是档案管理电子平台的建立，另一方面是组织一个具备电子化档案管理经验和能力的人才队伍。

（一）建立档案管理电子平台

燃气企业可以通过招投标的方式聘请有能力建设档案管理电子信息平台的企业为自己创立这个平台。在建立完成之后，要注意将该平台连接OA办公平台，完成档案管理和OA管理的对接。之后要注意将档案管理电子信息平台与GIS系统进行连接，这两步的连接能够将燃气公司现有的经营、人事管理和档案管理全部电子化，实现一部到位的效果，最终实现了燃气企业档案管理工作全面的信息化、高效化与资源共享。

（二）建立档案管理人才队伍

档案管理工作的更新换代要求档案管理人员知识的技能的更新换代，这就需要一群具备专业信息技术化档案管理知识的人才从事配套的管理工作。这一部分人员可以从社会上进行聘请，也可以对原有的档案管理人员进行技能培训。一些和档案管理进行对接的部门人员，也可以进行相关的培训工作，培养成为懂得档案管理的业务人员。在社会聘请方面，不仅可以考虑全职人员，也考虑聘期相关的档案管理团队，以劳务派遣的方式降低企业的用人成本，更高效的进行档案管理的工作。

在档案管理工作实际运行之中，要注意保持各人员之间的协调和稳定性，这有助保持档案管理工作的保密性，而保密性也是档案管理工作的一个重要的特征和要求。

三、信息技术在燃气企业档案管理中的优势

信息技术的使用可以强化对档案管理的监控和检查。一旦形成了档案材料的数字化，那么在整个档案管理的流程中，燃气企业的相关部门领导可以随时在流程化的档案管理工作之间进行检查和监控，以达到档案管理的制度化和专业化，避免出现各种问题。除此之外，信息技术在燃气企业档案管理中的优势还在于集成化的档案管理。比如对特定档案的标记和记录，这样档案管理人员就能更方便的进行档案的寻找和提供，综合提高了档案管理的效率。在归档时，档案管理系统也可以做到自动化归档流程，不用档案管理人员进行手动归档，可以在流程中设定档案管理人员手动确认环节，这样既保证了效率，减轻了档案管理人员的工作，又能让准确性得到保障。电子化的档案系统还能够实现备份、自动编制、资源一键共享等功能，减少人为因素的干涉，降低了档案丢失和篡改的风险性。

电子化的档案管理系统具有很多优势，可以将管理流程固定，减少了很多人力成本。流程的固定也能增加效率，不论是整理还是记档工作都会变得程序化，降低了档案管理的难度和错误率。总之，信息技术在燃气企业档案管理中的优势体现在人力成本、安全性、减少认为干涉性、提高效率等档案管理工作中的方方面面。

四、结束语

档案管理工作不仅是企业管理中的重要组成部分，也是燃气企业需要重点关注和改革的部分。传统的档案管理方式已经不适合目前燃气企业的档案管理需求，需要企业运用信息技术的手段对档案管理工作进行革新。这种革新不仅是必要的，而且是必须的，它将保证燃气企业的档案管理工作的实用性和效率性。电子化的档案管理具备很多传统档案管理所不具备的优势，它能够将档案管理的工作流程化、程序化，减少其中的人为干涉因素，降低档案被改写、篡改和丢失的可能性，提高档案管理的安全性。同时流程化的档案管理工作也能够减少人力成本，降低档案管理的难度。最重要的，一个电子化的信息平台能够提升档案管理的效率，满足企业的需求。

参考文献：

[1]盛霞.燃气企业档案管理信息平台的建设与应用探讨[J].中国管理信息化，2016，19（20）：175-176.

[2]王锁兰.浅谈信息环境下构建燃气企业档案管理体系[J].城市燃气，2015（12）：41-43.