数字化环境下档案信息资源管理问题的探讨

赵华萍

摘要：现如今，档案信息管理已经逐步实现了现代化以及数字化，尤其是数字化档案信息资源管理，更是取得了相对良好的成效。但是，由于数字化档案信息资源管理属于一种较为新型的管理办法。所以，在管理期间，受到的影响因素也相对较多，管理问题出现频繁，阻碍了管理效率以及质量的提升。基于此，本文对数字环境下档案信息资源管理问题进行了分析，并在明确成因的基础上，制定了相应的解决措施，以期可以为相关人员提供借鉴。

关键词：数字化环境下;档案信息资源管理;问题;对策

当前，我国正处于信息高速发展的时期，在各个领域中，纷纷强化了对信息技术的利用。因此，针对档案信息管理工作而言，也应该主动迎合时代发展需求，积极提升档案管理自动化水平，有效地对办公效率进行提高，以便档案信息资源的作用以及价值能够得到充分发挥。同时，随着数字化技术应用的不断普及，数字化管理也成为当前一种较为新型的管理办法。故而，在档案信息资源管理过程中，需要积极借助数字化技术，科学转变传统管理观念，制定合理管理办法，确保能够不断地对档案信息资源管理效率进行提升。

一、数字化环境下档案信息资源管理优点分析

基于数字环境下，有效地进行档案信息资源管理，其具备了以往管理所不具备的优势，不仅可以实现信息资源管理的智能化，也可以让资源管理呈现出虚拟化特点，有利于管理效率的提升。

第一，信息管理数字化。在具体的档案信息资源管理过程中，依靠数字化技术，可以通过利用其所涵盖的存储技术，科学管理档案信息资源，安全系数较高，可视化也非常强，人们在对档案信息质资源进行查询和利用期间，只要借助计算机，就能够随时随地进行浏览，提升了信息资源管理的便利性。

第二，资源管理虚拟化。将数字化与档案信息资源管理相结合，也可以凭借网络互联来对虚拟资源进行构建，让档案信息资源能够有效地进行共享，保证信息资源可以得到充分的利用。

第三，信息资源管理智能化。将数字化技术融合到档案信息资源管理工作中，可以让使用人员借助超文体以及多媒体技术来实现智能化检索的目的，整个检索过程速度相对较快，效率也非常高，涉及的范围十分广泛。同时，通过利用电子加密技术，能够对档案信息资源进行加密管理，不断对信息资源管理的安全性以及可靠性进行提升。同时，借助数字化技术，也可以为相关人员提供便利，其能够在任何时间以及地点来查找档案信息，很大程度上节省了人力以及物力等资源。

二、数字化环境下档案信息资源管理问题的探讨

现阶段，针对档案信息资源管理工作，其已经逐渐由传统的纸质档案朝着电子档案方向转变，尤其是数字化档案信息，更是渐渐成为档案信息中较为重要的门类。简而言之，基于数字环境下的档案信息资源管理，其对以往管理方式以及理念进行了改变，对于管理的要求也越来越高。所以，档案信息资源管理工作在开展过程中，无论其功能还是效率都得到了很大转变。但是，从目前档案管理工作来看，数字化档案信息资源管理的成效虽然明显，然而在管理观念以及手段层面，其还受到了很大制约，问题较为突出。

（一）对数字化档案信息资源管理重视程度相对较低

通常情况下，针对档案管理工作来说，其是一项较为基础的工作，需要长期的开展。并且，在开展档案管理过程中，管理对象大多是纸质档案，而数字化档案信息则是随着计算机技术而逐渐演变出来的，再加上数字化档案信息出现的时间相对较短，正处于高速发展阶段[1]。因此，档案信息资源管理工作在进行阶段，仍然会受到传统观念以及模式的干扰，很多管理人员在工作期间，经常会将纸质档案管理放在首位，而针对数字化档案信息资源管理，则并没有给予太多的关注。所以，这一情况的存在，也使得数字化档案信息资源管理工作的开展受到了很大阻碍，效率以及水平一直不能得到有效提升[2]。

（二）纸质档案与数字化档案不能有效衔接

数字化环境下，档案信息资源管理工作在开展过程中，其也发生了很大转变，信息的数量不断增多，并且远远超过了纸质档案。所以，为了可以有效地對数字化档案以及纸质档案进行管理，将二者的效益能够发挥到最大，在具体的档案管理工作进行期间，应该将纸质档案与数字化档案实行“双轨制”管理。但是，综合现阶段数字化档案信息资源管理水平来看，“双轨制”管理的推行仍然受到很大影响，不能够真正的落实，快速实施，取得的效果也远远达不到预期标准[3]。

（三）数字化档案信息资源管理安全系数不高

近年来，互联网技术的高速发展，为了可以将数字化档案信息资源的作用和价值最大限度地发挥出来，需要科学地对互联网进行利用，从中调取所需要的数字化档案。对于这种方法而言，虽然能够获得较多的益处，也可以让数字档案信息资源得到共享，不断的对资源的利用率进行提升。但是，针对一些加密的数字化档案信息，则并不能制定安全保护办法，从而使得在对档案信息资源进行管理阶段，经常有黑客入侵，肆意的窃取信息等，致使信息资源的安全系数大大降低，面临的安全威胁不断增多，不利于档案管理工作的有序开展[4]。

（四）管理人员水平以及素质亟待提升

从整体角度来分析，档案管理人员的水平以及素质与档案安全有着非常紧密的关联。从宏观的角度分析，如果档案信息资源管理人员的能力较差，技术水平以及素养都比较低，那么在实际的档案信息资源管理过程中，则不能深刻了解自身工作的重要性，不具备辨别安全隐患的能力，从而影响了档案管理效率的提升。同时，在管理过程中，部分人员还经常缺乏责任意识以及职业操守，无法严格依照规章制度执行，也不能切实对自身职责进行履行，最终导致档案信息资源管理工作的开展受到了很大影响[5]。

三、数字化环境下档案信息资源管理问题的解决路径分析

鉴于数字环境下档案信息资源管理存在的各类问题，为了能够从根源解决，不断地对管理效率以及水平进行提升，在具体的管理阶段，应该深入地对问题进行分析，然后在充分结合具体现状的基础上，科学的制定档案信息资源管理办法。

（一）强化对数字化档案信息资源管理的重视

在档案管理工作开展过程中，数字化档案信息资源发挥着非常大的作用和价值，对档案管理质量的提升有很大益处。因此，为了能够进一步对管理水平以及效率进行增强，管理人员应该给予数字化档案信息资源一定的重视，能够采取概念贯穿以及理念灌输的手段，从根本上对数字档案信息资源的价值进行明确。同时，在管理期间，应该建立完善的信息资源管理数据库，可以依托于数字化环境下，有效地开展管理工作[6]。一般而言，由于数字化信息资源的规模相对较大，并且涵盖了非常多的种类。故而，在管理阶段，需要对数据库进行完善，不断的优化，以便管理工作的开展可以处于相对顺利的状态。

（二）正确处理传统与数字化之间的关系

在具体的档案信息资源管理工作开展过程中，应该正确的将数字化进程中录入与检索、保密与开放等问题进行解决，能够明确资源权属与资源共享之间的关联，了解纸质档案与电子档案之间的联系。通常情况下，针对纸质档案来说，其信息内容往往复制在纸质载体上，信息真实性辨别较为容易。但是，由于受到形式的限制，纸质档案信息的密度相对较小，不能够大量的进行存储。而借入电子档案，其信息内容可以依托于光电信号等来进行交互，合理地附在光盘以及磁盘上，不需要借助载体就可以读取[7]。然而，利用这样的手段，虽然储量较大，也能够对空间进行节约，但在信号转换期间，因为受到存储介质稳定性以及操作性等因素的干扰，致使档案信息资源经常会出现丢失或者删改的情况，并且不容易察觉。故而，为了能够不断的对电子档案真实性进行提升，应该积极的实行“双轨制”，有效地对电子档案进行保存，进而让纸质档案与电子档案合理结合。

（三）全面提升数字化档案信息资源管理的安全性

为规避现阶段档案信息资源管理存在的安全问题，不断对管理效率及水平进行提升，应该强化对信息资源安全的防控，保证档案信息不会出现泄密的情况。在管理期间，相关人员应该积极地对信息加密手段进行利用，定期升级数字化档案信息资源管理系统。同时，为了可以更好的应对网络黑客窃取资源的情况进行防止，需要不断强化对硬件网络设施的优化，借助较为先进的数学算法以及加密方法，严格地对档案信息资源进行管理，加大保护力度。

（四）不断对管理人员的水平以及素养进行提高

在档案信息资源管理期间，管理人员与管理的质量以及效率有着非常紧密的关联。因此，为了能够让管理工作的开展更加顺利，还应该不断的对管理人员的素质以及水平进行提升。在工作中，应该强化对档案信息管理人员的培训，让其能够具备掌握信息技术应用能力。并且，鼓励以及引导管理人员积极的学习与档案信息相关的计算机应用基础，能够熟练的掌握数字化以及网络技术，主动对管理理念进行革新，以便可以将更多先进的技术以及方法融入档案信息资源管理中，让管理工作可以更好的適应当前数字化发展需求。

四、结语

综合而言，在档案信息资源管理中，实现数字化，可以促进电子档案的推广以及发展，也能够提升管理效率。所以，为了能够有效规避现阶段档案信息资源管理中存在的各类问题，在今后的工作期间，应该强化对数字化技术的应用。

参考文献

[1]陈建平.高校数字化档案信息资源管理的困境与突破[J].办公室业务，2018，17（14）：54+98.

[2]张健敏.数字环境下的档案建设及其信息服务[J].办公室业务，2019（13）：144–145.

[3]汤光华，李会香.浅析信息化环境下数字化档案建设中的问题[J].办公室业务，2018（17）：172.

[4]项耿政.浅析档案信息化的信息资源管理问题[J].科技创新导报，2019，16（07）：186+188.

[5]黄维军.网络环境下档案信息资源的开发利用[J].办公室业务，2017（01）：30.

[6]高萍.网络环境下图书与档案信息资源的融合[J].数字化用户，2017，023（049）：133–134.

[7]程文芳.数字化环境下档案信息资源管理的问题及对策[J].兰台世界，2017，22（15）：94–96.