英国漏报 近1.6万新冠确诊病例背后是 “坑人”的 Excel吗

史亚娟

继8月份生物学家被Excel逼到不得不给27个人类基因重新命名之后（只因这些基因代码，总被Excel误读为日期），又个一项目被 Excel“坑”了一把。

据英媒报道，10月5日英国公共卫生部公开承认：由于“技术故障”，他们遗漏登记了9月25日-10月2日的15841个新冠病毒确诊病例，而因同样原因遗漏的密切接触者至少47000名！

而这个“技术故障”，竟又是Excel闯的祸：Excel行数“爆表”！

此次英国公共卫生部统计时使用的是旧版Excel文件格式——XLS，每个模板最多只能容纳1400例病例，当每个模板的汇总数据达到这个数字时，多余的病例信息就会直接被软件删除。

就这样，在疫情防控这样重要的公共管理活动里，管理部门导入的确诊病例数据和“密接”数据，都因“行数不够”自动删除了！

这起责任事故曝光后，许多学者指责英国公共卫生部：“对于新冠肺炎确诊病例统计这样重大的项目，怎么可以用Excel这种如此底层的数据分析软件呢？”

剑桥大学计算机实验室通信系统教授 Jon Crowcroft 甚至直言：“Excel的作用，顶多是让小公司糊弄一下少量的数据，看看大致情况……而要完成一项严肃任务，最好把‘老古董系统换成更专业的工具。

尽管在各种管理场景中被Excel“坑”过的案例不在少数，但并没有影响它在企业中的存在感。作为一款专业的数据处理工具，Excel有着直观的操作界面，出色的计算功能以及便捷的图表工具，是企业日常管理中使用频率最高的软件之一。

看似“过气”的底层办公软件，真的像数据专家说的那样一无是处吗？如何辩证看待数字化办公软件在企业管理中的正反两方面的价值？

这次公共管理事故

怪不到Excel头上

英国新冠病毒检测的流程是，由商业公司雇用实验室进行检测，检测结果以CSV（逗号分隔值，Comma-Separated Values）文件格式发送给英国公共卫生部，卫生部再将数据输入 Excel表格，随后这些表格就会被发送到多个政府部门共享的系统。

快侠科技创始人、清华大学品牌营销中心主任孙巍认为：英国公共卫生部把疫情监测任务交给外部商业机构来做，商业机构获取数据后再提交给它，这个过程势必存在一个数据如何正确传递的问题。

“也就是说，要实现数据的正确传递，必先通过一个标准的数据格式——CSV。企业办公中用到最多的就是微软office系统，而office有两个文件格式：Word是DOCX，Excel就是CSV。CSV以纯文本形式存储表格数据，更适应计算机批量处理的要求。”孙巍解释，“不管是企业微信还是钉钉，或美国的谷歌，要想实现批量化数据的自动化上传，必须使用CSV格式，因为它对所有人共享。若使用其他文件格式，不仅数据批量化上传无法实现，软件都无法正常识别。”

“所以英国公共卫生部使用Excel作为数据统计工具，理论上是没问题的。”孙巍说，“那BUG出在哪儿呢？除了外媒报道的‘实际统计行数超出Excel行数上限外，也可能是商业公司提供的CSV文件标签结构，与英国公共卫生部疫情监管平臺（中央系统）的数据标签结构不一致所致。只有两者的数据标签结构匹配起来，才能得出一一对应的结果。”

杭州明威投资管理有限公司创始合伙人汪俊认为：这次事故很大一部分原因是工具使用不当造成的，纯属人为失误，跟“Excel过不过时”没有必然关系。

“这次事故是怪不到Excel头上的，工具只是手段，问题的核心在于工具背后的人怎样有效使用它，以及能不能在使用过程中建立一套质量审核机制，进而避免类似情况的再次发生。”汪俊继续说，“同时，这次出现的问题也不是重新开发一个新系统就能解决的，任何新系统在投入使用后的很长一段时间内，都会发生这样或那样的失误，这是正常的，只有使用中不断磨合的系统，才能逐渐完善。”

暴露西方国家管理软件

服务领域的短板

事件发生后，错误被手动修复——由于英国公共卫生部新的统计系统还在开发中，当下的解决办法只能是：手动把统计表拆分成更多的 Excel 表格，以扩大总的数据统计上限。

但英国数据分析领域的“学院派”对此并不买账。

英国谢菲尔德大学搜索和分析教授 Paul Clough 教授的评论是：“这是个糟糕的补救工作，并未从根本上解决问题——现在的问题是缺乏一个稳固的数据管理系统。”“我们生活在一个大数据的世界，人工智能和机器学习正在影响我们生活的方方面面……但英国公共卫生部却还在用Excel 作为处理大量敏感信息的媒介。这就是问题。”Paul Clough如是说。

堂堂一个英国政府管理机构，却执着于一个被部分专家视为“过气”的底层软件，难免让人心生好奇。

复旦大学管理学院教授刘杰认为：Excel推向市场已经快30年，职场人用得都比较熟。尤其是欧美国家用Excel的时间更久，突然让他们更换工具，要改变很多习惯，他们或许从内心就是抗拒的。

“我认为不是Excel够不够先进的问题，而是中西方对于办公软件的使用习惯和文化不同。”孙巍解释，“在中国，Excel主要用于个人办公，在西方则广泛应用于各机构管理中。西方国家移动互联网不如中国发达，缺少提供专业服务的高科技企业，他们只能倾向于信赖微软的办公体系。”

“或许有人问：‘英国公共卫生部难道没有自己的疫情监测管理平台？我相信是有的，只是碍于数据隐私顾虑，才不得不把疫情数据监测外包给第三方。所以，英国政府部门一线员工使用Excel是没问题的，只是来自底层各端口的统计数据，最终要汇总到大的数据管理平台上，这个平台是政府管理职能的一部分。”孙巍说。

汪俊表示：即便到了大数据时代，Excel也是有价值的，企业管理中的大部分工作，都可以用Excel完成，没必要再去开发一套系统。因为从IT的角度，若现有的软件还能相对简单地解决多数问题，那就没必要花大量成本去开发替代品。

当然，若是面对疫情排查这样重要且复杂的管理项目，还是用更专业的软件为好。英国政府这次正是吃了一大教训。

使用办公软件，最不能

缺少的是质量管控意识

窥一斑而知全豹。企业管理中底层软件处理上的“坑”还有很多，中国企业要善于从这次事件中汲取经验教训——办公软件应用中一定要建立多层级质量控制体系，这与工业企业做好质量管控是一样的道理。

对此汪俊表示赞同。在他看来，办公软件的数据出错，尽管不可能避免，但如果能在信息发布前就建立交叉审核机制，就可以大幅降低数据出错的概率。

“也就是说，在完成一批信息统计任务后，企业内各部门最好都参与数据的交叉审查。除了直属上级对下级的数据统计要把好关以外，平级之间也要交叉审查。同时，建立‘事后追责机制，一旦发生事故，第一时间追查事故的原因和相关责任人。”

除此之外，质量管控的成效，也不是与工具的先进性成正比的。

汪俊表示：管理者需要辩证看待数字化办公软件在企业管理中的价值——工具无所谓好坏，不能寄希望于工具解决所有的问题，每个办公软件都各有长处，也各有短板。企业管理中使用什么工具不是最主要的，也无所谓前沿和过时，哪个工具用起来适合企业的现状和未来需求就用哪个。

“更何况，管理者要想在质量管控环节提高成效，并不是工具越先进，品质就越高。就像很多制造企业，不是说机床或设备越先进，最后生产产品的品质就越高。有些制造业企业采用的设备尽管很先进，但往往因为太过于相信机器的先进性，而在物料采购、供应链审核等关键环节疏忽懈怠，导致质量管理过程中的漏洞百出。相反，有些企业尽管用的设备不是很先进，但因为狠抓质量管控，员工敬业度又高，质量管理的成效反而要更高。”汪俊进一步举例道。

一个重要提醒：现在就要为

将来排除“数据断层”隐患

孙巍强调：这次事件给广大企业提了一个醒：在选择一款办公软件之前，要首先明确有朝一日软件弃用时，会不会出现数据“断层”。这点很关键。

什么是“数据断层”？

孙巍做了一个通俗的解释：比如企业采用一款新软件，两三年后就不用了，但平台上的数据很可能就导不出来了，或数据导出后的格式和标签，不能在新应用中打开和浏览。而商家的“猫腻”就在这儿，它們不会永远给企业免费，它们深知平台上的数据对企业最有价值，所以企业就不敢轻易更换平台，只能付费继续使用下去，最终和平台形成一种“捆绑”关系。

所以，对企业而言，选对一个平台至关重要。为什么微软这种古老软件一直没有退出市场？就是因为微软的各项应用都非常成熟。比如制作一个表格，很多时候需要和过去5年或10年的数据做关联，只需要微软系统中存储数据的格式相一致，数据就可以实现互通。

另外，数据的核心，其实是“表格式管理“，所有的CRM软件和其他办公协同软件，最终都要形成Excel表格的形式。

“更直白地说，表格格式中最底层的应用，就是和微软系统进行捆绑，况且很多电脑系统本身就是微软的，所有云端操作也都是在微软系统里“跑”的。这意味着，即便最后上“云”了，底层的很多数据格式，也依然是CSV文本格式……这些都是没毛病的，微软早已垄断市场，再搞出一个‘新表格的可能性不大。”孙巍这样向《中外管理》阐释。

责任编辑：李靖