实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施

余乐

摘 要：高效的办公室行政工作能够促进企业效益的提升，包括社会以及经济效益。所以，为了提升办公室行政管理的水平，就需要运用精细化管理理念，促进管理工作的改革，提升企业的竞争力。本文通过分析办公室行政管理精细化的必要性，进而提出了精细化管理的思路和措施，以提升办公室行政管理精细化的水平。

关键词：企业办公室;行政管理;精细化;思路与措施

办公室行政管理在企业运营发展中发挥着重要作用，具有统筹协调和内联外通的作用，对于企业运营管理效果的提升具有积极影响。当前企业发展中的复杂性日益提升，对办公室行政管理也提出了更高的要求，这就需要对管理模式进行创新。精细化管理是一种有效的管理模式，可以解决传统粗放管理中的问题和不足，所以，在办公室行政管理中就要有效的运用该模式，促进其服务功能的发挥，提升工作的水平。

一、企业办公室行政管理精细化的必要性

当前新的技术手段以及服务需求对办公室管理提出了新的要求，这就要求管理工作要顺应时代发展要求。以往的管理模式显然无法满足当前工作发展的需要，这主要体现在：首先，以往的管理模式以及观念无法满足当前发展需要，工作任务不能只限制在日常事务型工作以及维持单位正常运转上;其次，管理规章制度无法满足当前要求，应进一步进行优化和调整;再次，岗位职责体系不够完善，并未清楚的规定工作职责，导致员工的责任落实程度存在差异，无法有效的量化考核，不利于办公室行政工作的效率提升;最后，办公室行政工作人员的素质水平差异较大，有一些员工的工作效率不高，信息技术操作能力较弱，并未积极的更新管理理念和方式，导致管理工作的效率和效果受到消极影响。

二、企业办公室行政管理精细化的思路

（一）加强企业内部宣传，促进精细化管理工作的顺利开展

要想让企业更好的运营发展，就需要强化企业内各部门之间的联系和沟通，加强合作，及时的发现问题，协同对问题进行解决。办公室行政管理精细化的落实，除了要靠行政部门之外，还需要其他部门的配合以及帮助。企业内各部门需要认真的完成自己的任务，让各环节能够有序的开展，提升管理的效率和效果。例如，在对文件资料进行处理时，文件的整理、派发、保存、手续办理等需要其他部门之间的合作，让精细化管理工作有序的开展。办公室行政管理部门要坚持对工作的流程进行优化，对工作内容进行健全，科学合理的配置各项资源，基于行政管理成本的控制，提升工作的经济效益，进而提升工作的效率和质量。

（二）完善规章制度

为了促进办公室行政管理精细化的顺利开展，就需要对管理的规章制度进行优化和完善，依据企业的经营管理情况，结合员工的情况，科学合理的制定行政管理制度，为精细化管理工作的开展提供依据和指导，提升工作的水平。员工在工作中应该严格的按照规章制度，规范自己的行为，企业要加强监督工作，对办公人员对工作内容以及方法实施监督，定期考核他们的专业知识。员工在流程化管理工作的过程中，要全面了解工作要求以及内容，认真完成工作，全面执行责任制管理制度，相关人员要合理的制定工作规则以及标准，对工作质量、时间和流程进行明确的说明，提升工作的规范性和有效性。除此之外，还要定期对管理人员对工作质量以及效果进行检查，制定合理的獎惩机制，调动员工的工作热情，提升他们的责任感，让员工树立上进心，不断的学习和提升自己的业务能力。

三、企业办公室行政管理精细化的有效策略

（一）优化办公室行政精细化管理模式

在办公室行政管理中运用精细化管理模式，能够促进企业管理效率和效果的提升，企业要结合具体的经营情况，对精细化管理的模式以及制度进行优化和健全，为工作的开展提供保证。以往办公室行政管理制度中存在较多的不足，比如，复杂性较强、较为散乱、不够规范、领导能够直接做决定，导致员工并未参与到行政管理中，集权式工作影响了员工的工作热情，这会限制企业的发展[2]。现代办公室行政管理精细化，要对管理制度进行优化和完善，合理的对工作步骤进行调整，在保证管理工作效果的前提下，对工作的进展以及效果进行监督，对员工的行为实施规范。为了调动员工的工作积极性，应制定合理的奖惩机制，对于表现优秀的员工，提供相应的奖励，对于工作不作为的员工，则要进行相应的惩罚，提升他们的责任感。

（二）构建有效的办公室规范化精细化管理的考评体系

要提升办公室行政管理的精细化以及规范化水平，就需要对所有岗位、责任以及态度进行精细化，所有人员都要清楚自己的职责，树立正确的工作态度，认真、积极的完成自己的工作。只是单一的要求事事做到精细化还不够，还需要具备量化型的奖惩考评体系，让员工的工作质量分出好、差，先进和落后，这样才能调动员工的积极性，提升他们的责任意识，让精细化有序的开展，避免出现表面精细化问题。因此，需要结合每个岗位的情况，清楚的规定职责内容和标准，以此作为办公室人员的考评依据，让他们能够提升工作的效率和效果，提升办公室人员的工作积极性，促进精细化管理的有效落实。

（三）注重培养提升行政工作者的综合能力

办公室行政工作较为琐碎，虽然看起来简单，但是却要求工作人员具备较强的耐心以及细心，还要求部门间的有效沟通与协作，要提升管理工作的效果，就要清楚规定各员工的责任，将责任落实到个人，促进办公室内人员良好协作关系的形成。员工除了要完成自己的职责，还要结合工作需要，强化和其他人员的沟通和配合。员工应该坚持提升自己的整体水平，加强自身业务能力，树立积极向上的学习和工作态度，让办公室行政工作能够有序开展。只有提升员工的整体素质，才能更好的接受新的工作内容，积极的应对挑战，提升管理工作的质量。

四、结语

综上所述，当前市场竞争不断加剧，企业要想实现更好的发展，就需要提升对办公室行政管理工作的重视程度，利用精细化的管理模式，提升管理工作的效率和质量，提升企业的整体收益。另外，员工也要坚持学习新的知识，改变思维方式，提升自身的业务能力以及职业素养，树立较强的责任意识，规范的开展行政管理工作，提升工作的有效性。

参考文献：

[1]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察，2017（32）：77-78.

[2]张同.提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J].中外企业家，2017（32）：68-69.