加强电子文件管理推动机关档案信息化建设

王文韬

【摘  要】随着我国经济的不断发展，我国对网络信息建设愈来愈重视，网络线上办公成为当前机关的日常业务工作。而档案是各个机关单位在进行自身的发展和领导建设过程中出现的相关文件，良好的管理能够充分发挥档案自身的指导优势，直接影响着各个机关单位的整体发展，是单位未来发展、建设的根本动力。基于此，相关管理人员应该引起重视，充分意识到档案管理的重要意义，与时俱进，利用当前的技术优势和环境优势不断在电子文件的基础上进行完善，促进机关档案信息化建设。对此，本文首先叙述机关单位电子文件的形成模式以及对档案信息化管理的影响，随后简要说明机关档案信息化管理面临的问题，最后详细阐释优化机关档案信息化管理的相关对策，以此来供相关专业人士交流思考。

【关键词】电子文件管理;机关档案;信息化建设

引言

计算机信息技术作为当前时代影响最为深远的科学技术，其所带来的技术效果充分作用于我们的社会生活之中，并对各行各业、各类人群带来巨大的影响效果。在这样的发展环境之下，我国机关单位也逐渐利用网络信息技术开展日常办公。而办公过程中就存在数量巨大的电子文件，而由于机关工作具有特殊性，档案文件管理对机关发展十分重要。因此，如何在现代网络环境之下合理管理电子文件，促进机关档案的信息化发展成为机关档案管理工作的核心内容，值得相关工作人员引起重视。

1.机关单位电子文件的形成模式以及对档案信息化管理的影响

1.1机关单位的电子文件形成模式

伴随着我国社会的飞速发展，传统的文件传输形式已经逐渐被淘汰，取而代之的是以数字化形式而出现的文件类型。而机关单位作为以文本资料内容为核心的工作单位，也在工作之中融入信息网络技术，从而机关单位的工作内容容易涉及较多的电子文件信息。而这些电子文件的形成，主要分为两大类型。首先，第一个类型是单位对传统档案信息的数字化管理。由于我国信息技术的不断发展，传统文本纸张档案管理的弊端愈来愈突出。对此，一些单位为提高档案信息管理的质量，对传统纸张文本进行信息数字化处理，通过扫描进行数据光盘刻录，以此来方便单位的数据应用和处理。其次，第二个类型是自动形成的电子文件数据。该类文件是数量最多、内容最为复杂的文本类型，也是机关文件管理的核心内容。该类电子文件主要是在我国信息技术的飞速发展背景下出现的，由于信息技术的成熟运用，我国的大部分机关单位都积极利用信息技术进行电脑信息化办公。而在这样的办公模式之下，各机关单位就会存在一些数据文本记录以及图片、视频等信息。这些文件对于机关单位的发展有着重要意义和影响，值得相关工作人员积极重视和关注。

1.2机关单位电子文件对档案信息化管理的影响

电子文件承载着当前运用成熟的信息技术优势，是对传统档案管理的完善和优化，十分符合当前的现代化社会需求，对于我国现代档案管理有着积极作用。这样的数字化文件档案，不需要大量的空间进行摆放，不需要进行修饰装订。但是，由于我国数字化档案管理的经验不够，也没有相关的政策、指南进行规范和引导，还是有很大的漏洞和管理缺陷。对此，相关单位应该引起重视，积极根据现实管理情况进行改革工作，努力跟上现代化管理步伐，提高管理质量和效率。

2.机关档案信息化管理面临的问题

2.1管理设备和技术应用效果不佳

随着我国信息化技术的不断深入，我国对于档案信息管理的要求愈来愈高。而传统的档案管理方式不能够达到当前的工作要求和效率，难以保证实际的档案管理质量的提高。对此，针对档案管理工作应该积极进行创新，正确认识到当前电子文件的必要性，努力跟上时代的发展需要，不断提高档案管理的信息化程度。但是，在实际的管理过程中，部分机关单位自身的管理设备和管理技术应用都较为滞后，有的单位知道当前的信息化需求，也购置了一些信息化产品辅助工作。然而，这只停留在对档案的储存、导入工作之上，其他工作还是依靠人工进行。没有充分地将信息技术和信息设备应用到实际的文书档案管理工作之中，不能够满足当前社会的文书档案管理信息化需要。

2.2相关管理人员素质还需提高

电子文件当前随着信息技术的成熟运用，其使用频率和价值优势都愈来愈突出。但是，在实际的档案管理工作中，相关工作人员的档案管理素质却不够高，大部分事业单位的档案管理人员都是兼职状态，大都是其他岗位的工作人员，只是在存放相关资料的时候作为临时员工。而机关单位都是将文书档案管理看成是简单的文件资料收集，虽然知道其实际具有一定的利用价值，但是没有设立专门的工作人员进行信息化管理。其次，还有的单位虽然设立了文书档案管理人员，但是单位领导对于该项工作还是不够重视，较为忽视这一岗位带来的价值和意义，这也使得实际的档案管理信息化工作很难开展。最后，我国对于档案管理人才的培养也有很大的漏洞，从数量和质量上都难以满足当前的社会需求，极不利于后期的档案信息化管理体制的建成。

3.优化机关档案信息化管理的相关对策

3.1保证档案管理工作的整体性

在网络环境下，档案管理工作借助网络信息技术，可以大大提高工作效率和工作质量。而在这样的环境中进行档案管理工作，其工作量相较于传统工作模式来说，提升数十倍。对此，如果工作人员不具备一定的信息化意识和应用能力，就会导致录入的档案管理信息不完整。加之，網络环境下，档案管理信息具有较强的联系性，信息内容存在着环环相扣的特点。如果一部分的档案管理工作存在漏洞，就会导致后期的整体档案管理出现安全隐患，极不利于档案信息的应用和管理。

3.2完善档案管理网络化的安全控制

随着档案管理网络信息化的不断发展，其管理工作在效率提高的同时，安全风险也在不断提高。对此，相关管理工作人员应该引起重视，积极落实软硬件相结合的工作模式，使得档案管理工作能够在更好的平台上体现更大的价值。其次，为保证档案信息得到更好的应用和管理，还需要工作人员保证信息资源的传输安全和管理安全，设置相应的网络“防火墙”，并同有关部门联合，共同打击网络信息犯罪行为，确保档案管理工作可持续发展。

3.3加强重视力度

单位领导的重视，是进行一切工作落实的基础，只有领导层方面得到重视，才能够通过相关的规范来约束实际工作情况，构建完善的档案信息化管理工作体制，提高工作效率和工作质量。对此，相关领导应该积极制定相应的规章制度，将《档案法》牢牢深入到实际的档案管理工作之中，通过良好的引导促进单位档案管理质量的提高。其次，还应该积极进行宣传活动，让工作人员能够意识到文书档案管理的重要意义。这样会更大程度地让单位员工意识到档案管理的延伸影响和实际价值，利于工作人员提高工作责任心和热情。

4.结束语

综上所述，随着网络技术的不断发展，机关单位的电子文件信息数量愈来愈多。对此，相关机关单位应该引起重视，积极在网络环境下实现档案管理工作的创新，对电子文件进行完善管理。并且需要保证档案管理的安全性，促进档案管理工作在安全、稳定的环境下持续发展，提升档案管理的社会服务水平和信息化质量。

参考文献

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