信息技术背景下档案管理工作问题研究

（山东省菏泽市单县招才引智服务中心，山东 菏泽 274300）

前言

如今，在信息技术的持续推动下，档案管理工作进入了全新格局。面对不断加深的发展与变革，档案管理工作必须拓展管理思维，积极吸收信息技术中的优势，通过科学合理的探索与实践，提升档案管理的规范化和科学化水平，从而推动档案管理工作的创新发展。因此，在当前的档案管理工作中，必须要认清困境、理清思路，构建起信息技术背景下档案管理新模式，推动档案管理工作向好发展。

一、信息技术时代档案管理面临的困境

（一）管理模式相对滞后

伴随时代的快速发展，信息技术领域得到广泛应用，使社会发展步伐显著加快。在此背景下，同样为档案管理工作带来了新机遇。然而，当前的档案管理工作仍然以传统管理模式为主导，在信息技术高速发展的当下，难以适应时代的发展和要求，导致档案管理工作效能滞后。同时，受制于档案管理工作体制的影响，相关的管理者欠缺信息化意识，在实践中过于侧重档案的整理与收集，而忽视了信息技术所产生的作用，最终使信息化档案管理模式被边缘化和模糊化[1]。

（二）管理软件缺乏系统性

基于信息技术背景下的档案管理，需要依赖专业化的管理软件来实现。而就目前的现状来看，我国档案管理工作仍然处于关键转型期，大部分信息技术的应用尚在起步与探索阶段，由此也造成档案管理软件不够统一，存在着显著的差异性，无法实现档案信息的交互和传递，使档案管理的实用性受到影响。同时，也使档案管理的技术难度增加，提升了档案管理的成本，难以真正实现技术背景下的统一。

（三）信息专业人才匮乏

档案管理工作本身较为繁杂，在信息技术背景下为改变这一困局，信息技术得到了广泛的开发和应用，但信息技术的融入也需要建立更为专业的管理队伍，从而在根本上提升档案管理的能力，真正发挥出信息技术的优势。然而，由于与信息技术的融合需要一定的过程，更需要专业化的人才，因此基于传统档案管理模式下，信息技术人员不足成为新的痛点。因而，这就需要在档案管理工作中加强培育力度，不断深化人才队伍的建设。

二、信息技术背景下档案管理工作策略

（一）构建完善的信息资源管理体系

伴随信息技术的快速发展，依托新时代的技术优势，可以改变传统模式下的档案管理，提升其现代化的融合能力。因此，为进一步深化档案管理的信息化建设，应当从档案管理的基础入手，建立完善的信息资源管理体系，将信息技术加入到档案管理工作之中，切实实现档案管理的数字化，通过这种全新的档案管理方式，让档案管理工作具备数据采集、录入、查阅、应用及管理优势，大幅提升档案管理工作的效率与准确性[2]。在信息技术的支撑下，档案管理工作将逐步迈向大数据化，在此过程中更需要加强高效便捷运行管理，借助各种管理措施的建立与完善，使档案管理工作得到全方位的提升，规避传统档案管理中可能存在的风险，使各项资料数据得到有效的区分和归类，发挥出信息技术背景下档案管理的优势。同时，对于体系的建立与完善，可以在原有的管理基础上，融合信息技术管理特征，形成信息资源管理数据库管理方式，供信息化档案管理参考与借鉴。

（二）强化档案管理的信息化建设

在全面的网络信息技术发展下，档案管理需要立足于更高的起点和目标，在信息资源管理体系的支撑下，不断加快信息化建设的步伐，将各种先进的信息技术理念及设备投入到实际的应用中，并在大数据等技术中提炼管理优势，最大程度的实现档案管理的科技化、自动化。一方面，应树立信息化建设理念。在档案管理的实践中，应当拓展管理视野，充分认清信息化建设的优势，将各种创新理念应用到实践过程中，通过具体的分析与判断，建立适应于自身实际的档案管理信息化模式。另一方面，要加强管理软件的开发。档案管理软件是实现传统档案管理向数字化管理转变的基础。因此，应当将管理软件开发作为首当其冲的任务，通过与各级档案管理机构的联络与协作，建立具备统一性的软件系统，将文字、图片、视频等档案纳入系统化管理之中，促进档案管理的多元化发展，并在信息共享的优势下实现档案管理质的跃升。

（三）强化专业信息管理人才配置

当前档案管理工作发展进程中，人才配置成为制约其发展的重要因素之一。在信息技术背景下，档案管理信息化发展步伐的加快，使档案管理由传统模式向技术化变革，因而需要大量具备信息操作能力的人员加以保障。一方面，要加强现有人员的培训，立足于档案管理的实际需求，积极加强技术创新与培训创新，将进行的管理技术纳入培训内容，让人员能够进行知识储备和更新，了解专业信息管理的流程与方法。另一方面，要积极吸纳外部专业人才，按照能者上，庸者下的原则，合理选拔与配置岗位，使档案管理始终处于高位运行，确保档案管理工作能够得到高效落实。

结语

综上所述，档案管理在社会中的重要性不言而喻，也日益受到广泛的关注。基于信息技术背景下的档案管理，必须要认清未来的技术发展格局，不断调整自身的管理方法与模式，加强创新技术的开发与应用，通过高效、科学、规范的管理举措，实现管理质量的持续跃升，满足当前及未来的应用需求，切实使档案管理工作得到优化与完善。