基于大环境分析社保档案管理存在的问题及应对策略

（山东省菏泽市单县社会保险事业服务中心，山东 菏泽 274300）

档案部门如何实现治理体系和治理能力现代化是目前社会保险事业服务中心档案部门所重点关注的问题，我国《档案法》中明确规定：“要采用先进的技术，实现档案管理的现代化”[1]。随着科技发展的今天，先进技术设备的出现，为档案管理的发展指明了方向。

一、社会保险事业服务中心档案部门档案管理现状

随着信息化措施的不断推广，档案管理的工作目标更加明确，也更能体现出档案管理这个职位的高要求。纵观我国目前社会保险事业服务中心档案管理现状，管理思维落后，改革的重点就是应改善落后的管理思路，紧跟时代的潮流，建立新型顺应时代发展需求的档案管理理念，完善管理措施。社会保险事业服务中心档案部门档案管理中主要存在以下问题：

（一）档案管理重要性认识不足

目前，许多档案工作人员没有完全理解档案管理工作的本质，对档案管理工作依然存在较大的误解。对各类重要档案未给予足够的重视，常出现无法及时补充归纳材料等情况，导致档案材料缺失。对于档案部门内档案管理人员来说，相关专业知识较为缺乏，受到时间和专业知识的限制，工作重心缺失，导致无法及时的进行存档。而缺乏对档案管理工作重要性的认识和宣传，易使得工作人员无法对档案中缺乏的材料进行及时补充和更新。

（二）档案管理力度缺乏

档案管理力度缺乏是档案管理工作中最为严重的问题之一，部分工作人员相关知识欠缺，在工作中极易出现档案缺乏真实性和准确性的问题，因此无法及时的进行归档和补充。

（三）档案管理手段落后

人工查找及查阅人事信息仍是社会保险事业服务中心档案部门中档案管理工作中的常见方式，档案的存贮柜依然是铁皮柜。

（四）档案交接工作手续不完善

档案部门进行转型后，未将工作重心放在提高档案管理质量上来，因此导致目前档案部门在在工作中仍然存在交接制度落后的问题，尤其是工作调动或离岗时，各种风险事件开始显露，交接工作问题较大。

二、社会保险事业服务中心档案管理信息化体系建设措施

加快档案部门的信息化建设，对于提高社会保险事业服务中心档案部门档案管理质量来说意义重大。目前很多档案部门已意识到信息化运用的价值所在，也开始尝试将现有的模式进行转变[2]。但从整体情况来看，档案管理目前并没有真正实现全过程的信息化。故提出以下几点措施以供参考：

（一）健全档案管理制度

档案管理制度在制定时应符合档案部门自身的现状，基于实际特点以及管理需求出发，建立科学的管理制度。在通过应用档案信息化手段收集信息时，也应在日常工作中大力推广档案信息化，需要建立科学合理的档案管理相关制度，为公众提供实时性和精确度更高的档案信息,辅助政府和档案部门的各项工作、决策,但是需要特别注意的一点就是在具体工作应进一步加大对于管理力度及信息安全性的重视。

（二）创新档案管理模式

档案部门推进全方位的档案管理的关键就在于落实于创新管理模式。创新方式不仅应在制度上得以体现，同时也应落实于档案内容，划分各个档案类型，同时编制新型档案体系。相较传统模式来说，信息化档案管理的优势还体现在实效性等方面，提升工作效率的同时还能减少档案管理成本的消耗。

（三）严格遵循相关程序

档案交接工作应遵循程序进行严格的交接，包括交接时间地点及员工职务等，并且需要用书面的形式进行记录，如在移交文件上进行签字，全面清理所保管的档案，并及时收回和整理借出的档案和借据，做好分类工作并及时归档。

（四）加大档案管理硬件投入

在档案管理的工作中，为继续加快对档案信息化的建设进程，要认识和加大对档案管理所需软硬件基础设施的配套建设。为实施档案网络化的管理，可建立专门的管理档案的数据库，同时利用计算机技术，存储管理档案的信息资料等。此外，为提高档案管理工作的效率和质量，档案部门应加大对于设备、资金的投入，不近应购置工作设备，同时应购置档案管理所需的设备等，同时配备中央空调、抽湿机，或配备档案管理专业的灭火器等。

（五）提高档案管理人员专业水平

对于社会保险事业服务中心来说，加大对于档案管理重要性的宣传是提高档案利用价值的另一主要途径，可通过多渠道提高工作人员的工作能力及重视程度，作为档案管理人员来说，必须具备专业的技术知识，掌握计算机、软件的使用等。如开设专门的咨询服务窗口、定期组织学习与培训等，使得在此过程中档案管理人员能够提升自己的专业技能和职业素养。

三、结束语

档案是一种现代化的信息资源，逐渐受到全社会的关注及重视。随着科技化、信息化的广泛深入，已逐渐成为档案管理工作趋势之一，如何实现档案部门治理体系及能力现代化，深受各大学者的关注及探究。近年来社会保险事业服务中心档案管理工作已加快了前进脚步，逐渐实现了改革，对档案管理行业来说无疑是一大重要突破[3]。但现当下档案管理工作并未发展成熟，仍存在较多问题，需要在后续工作中进一步完善和发展。