浅谈如何进行信息化档案管理

（安达市档案馆，黑龙江 安达 151400）

档案材料具有丰富的类别，其记录了历史，传承了文化，记载了重要信息，具有极高的参考与证明价值。现代社会中，档案信息载体出现变化，档案管理系统也形成了较高的信息化程度，档案管理部门针对工作内容出现的变化，必须积极变革工作方法，消除现有管理缺陷，形成更加科学化的档案管理格局。本文针对如何实施信息化档案管理工作这一问题，研究适用于当前档案管理工作的方法。

一、信息化档案管理现状

（一）档案管理期间没有展开创新工作

档案管理背景环境出现变化之后，档案管理人员必须敏锐地察觉到这种变化，并积极地加以应对，可将各种创新思维运用到档案管理工作中，然而在实际的档案管理部门中，创新工作开展情况不佳，其在面对高度发达的科技信息条件，仍旧运用传统化的管理体系，在获取档案文件之后，仅对其进行登记信息、简单收集、分类整理以及存档入库等处理，并未针对信息化档案，进行必要的创新，也没有为这种形式特殊的档案材料，打造专门的管理模式，阻碍了档案信息化发展，脱离了高速发展的时代与社会，导致日后的应用档案需求难以被实现，相比传统形式的档案，信息化档案在检索查询与利用调档等应用环节中有着极为突出的优势，但是创新改进未进行，导致信息化档案系统建设节奏减慢。

（二）档案管理者信息化素养比较低

档案管理者作为信息化档案管理工作的直接执行者，在工作态度与文化水平上存在的问题也会直接地反映到实际的管理工作中。档案管理者多为中年人或者老年人，缺少年轻力量的加入，文化水平不高，难以快速接受与学会使用新的信息科技，在维护、分析与运用档案信息管理系统时存在问题，因此管理单位需要对当前的档案管理团队进行调整，融入新的力量，提升该项基础管理工作的专业化水平，另外还要为在岗的档案管理人员进行定期的信息技术培训，使其逐步适应信息化的新型管理环境；除此之外，档案管理者在工作态度方面的问题也应被发现与纠正，管理者应将工作重心仍旧摆放到基本的管理工作中，并没有尝试提升信息化档案服务质量，在实际的档案利用与服务过程中，出现了效率低与态度差的问题。

二、完善信息化档案管理系统的方法

（一）采用创新理念应对信息化档案管理工作

档案管理者首先要为创新优化档案管理系统做好知识储备工作，借助各种路径来学习新的档案管理专业知识，除了提升自身在管理信息化档案文件方面的业务水平之外，还需学习档案法相关内容，了解与档案管理相关的政策，以此为基石进行创新，避免出现违规的行为；提升档案整理效率，以此给后续应用档案提供更充足的空间，提升档案信息的实际利用率，以档案服务为切入点进行创新，对先进的互联网技术进行充分应用，将具有开放化、多元化的档案信息服务提供给广大档案应用者，将原来的被动式档案利用服务转变成主动式服务。在档案部门中形成数据库，以此支持档案信息的工作，在数据库中存储大量档案信息，并对其分类，定期更新数据库的内容。管理者需在档案管理实践中充分累积经验，以此探寻信息化档案的创新管理路径。

（二）加强档案管理者的培养

培养档案管理者的最终目的是提升其应对档案管理工作的信息化管理水平，这就给管理者提出了严格的管理要求。

一是档案管理者必须具有较强的计算机应用能力。另外，管理者至少具有全日制大专毕业背景，并且具有耐心、热情、积极的工作态度。二是通过与单位各部门领导沟通协议，制订各阶段需要存档的数据和资料，并及时进行登记、归档入库，避免档案重复、散杂、零乱，制订并完善档案管理制度，严格按照各项规定执行，保证归档工作有序进行。三是培养大数据分析的专业技术人才，能有效避免拥有大量数据却不懂数据分析的情况出现。四是开发档案管理数据平台，每个单位都具有自身的特殊性，这就要求我们必须结合本单位实际及档案建设特点，开发出一套符合我们自己数据的分析管理工具。

（三）提升档案信息应用率

利用信息化进行档案管理，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。虽然这种服务方式可以大大提高档案管理的质量和效率，但是我们也不能忽略网络存在的风险和隐患。一是加强网络安全，不断更新加密技术。通过加密原有信息可以转化成乱码，并以乱码的形式保存下来，这样有效地防止档案信息被破译而造成的损失。二是不断加强防写技术，利用该技术后，可以将档案信息设置到一种“只读”模式，在“只读”模式的情况下，外界想对档案信息进行修改则无法实现。三是主机不能使用U 盘、软盘、移动硬盘等存储工具，避免计算机病毒入侵、泄密等问题。四是加强机密档案资料的安全管理，建立健全机密档案安全管理制度，防止违规操作情况的出现。针对机密档案采取单独管理、重点管理的措施，设置专门管理人员，并定期对机密档案进行核查。

三、结束语

档案在很多行业中都有重要的作用，建设工程中会形成工程档案，医院中有病例档案，同时各个单位也需做好人力档案管理工作，政府部门则需应对民政档案管理事项。各个档案主体同样也需要关注信息化管理条件下的新问题，以安全的方式来完成管理档案的任务，首先列举了一个信息化档案工作实践中发现的问题，总结信息化档案管理的当前情况，而后围绕信息化档案资源，确定了适合当前管理环境的档案管理方法。做好基本的档案管理工作，为日后档案开发利用做好准备工作。